Особенности информационного обеспечения бухгалтерского учета

Информационное обеспечение имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой [5].

Согласно Закону о бухгалтерском учете все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, построенными на основе Унифицированной системы документации (УСД), единых нормативных документов Министерства финансов РФ и Федеральной службы госстатистики.

Бухгалтерский документ является полным и достоверным свидетельством о совершении хозяйственной операции и имеет юридическую силу.

В бухгалтерском учете действуют следующие виды документов.

· Типовые межотраслевые, единые для всех организаций. Формы первичных документов по учету: сельскохозяйственной продукции и сырья; труда и его оплаты; основных средств и нематериальных активов, материалов, по расчетно-финансовым операциям и др. Эти документы обязательны к применению во всех предприятиях и организациях (например, платежное поручение, счет-фактура).

· Типовые отраслевые, составленные на базе типовых, но учитывающие специфику отрасли; их доля постоянно уменьшается, так как ориентир сделан на типовые межотраслевые формы.

· Индивидуальные, определяющиеся учетной политикой и допускающиеся к употреблению Министерством финансов РФ; учитывают специфику конкретного предприятия и составляются на месте. Индивидуальные документы обязательно должны включать следующие реквизиты: наименование документа, код формы, дату, наименование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения.

· Единая документация для малого предприятия, утвержденная Министерством финансов РФ.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам: назначению, содержанию хозяйственных операций, объему отраженных операций, способу использования, числу учитываемых позиций, месту составления, способу заполнения.

Например, материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами.

Современные технологии обеспечивают автоматическое формирование первичных учетных документов персональным компьютером.

Бухгалтерская отчетность - система данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйственной деятельности; имеет определенный состав форм отчетности, показателей и алгоритмов. Бухгалтерская отчетность делится на внешнюю и внутреннюю, составление которых, обеспечивается машинными программами[3, c. 309]..

Внешняя бухгалтерская (финансовая) отчетность устанавливается Министерством финансов РФ (бухгалтерский баланс — форма 1, отчет о прибылях и убытках — форма 2, приложения к ним); ее состав единый для всех организаций.

На формах бухгалтерской отчетности обязательно должны быть следующие реквизиты: наименование отчета, отчетный период, полное наименование организации, код ОКПО; идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); вид деятельности по ОКВЭД; организационно-правовая форма по ОКОПФ; код собственности по ОКФС; единицы измерения, полный почтовый адрес организации, даты утверждения и отправки отчета.

Внутренняя бухгалтерская отчетность предназначена для представления менеджерам всех уровней управления и имеет сложный состав. Формы отчетности могут быть реализованы машинной программой.

Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по каким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам, имеющим буквенное наименование, можно, например, отнести наименования синтетических и аналитических счетов, подразделений работающих, товарно-материальных ценностей. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания элементов экономической информации и их кодовых обозначений, на основании которых составляются классификаторы.

Эксплуатационные возможности персональных компьютеров несколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды условное короткое обозначение какой - либо позиции номенклатуры. Например, в некоторых программах первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом: платежное поручение - ПП, приходный кассовый ордер - ПКО и т.п.

В персональных компьютерах часто применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, ПК может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номера документов. В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (общероссийских, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Общероссийские классификаторы (ОК) разработаны в централизованном порядке и являются едиными для страны (см. гл. З). Эти классификаторы используются в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности, представляемой во внешние организации, а также кодирования некоторых первичных документов.

В бухгалтерском учете используются следующие общероссийские классификаторы: ОКПО - предприятий и организаций; ОКВЭД - видов экономической деятельности; ОКУД - управленческой документации; ОКЕИ -единиц измерения; ОКОПФ – организационно - правовой формы; ОКФС - форм собственности; ИНН - идентификационный номер налогоплательщика.

Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для конкретной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, к этой группе могут быть отнесены классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды индивидуальные, для конкретного предприятия, поэтому их разработка ведется и при приобретении типового проекта. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач; поэтому локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа - это коды, единые для предприятия (структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, работающих, поставщиков и потребителей, специальностей). Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: это коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц, рабочий план счетов.

Информационное обеспечение бухгалтерских задач включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях[1, с. 392].

Новая информационная технология обработки экономических задач, организация автоматизированного рабочего места и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.

При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).

Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта корпоративной информационной системы (КИС) предприятия. Можно отметить еще один момент в организации базы данных при использовании типовых проектов: несмотря на то, что в таких проектах предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.), пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.

Программа состоит из двух частей:

1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, Госналоговой службы РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.

2. Информационный банк «Вопросы-ответы», который содержит официальные и неофициальные разъяснения различных организаций, консультации ведущих юристов, экономистов и аудиторов.