Документальное оформление движения материалов

Для учета движения материалов применяется первичная учетная документация, отвечающая требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Все операции, связанные с поступлением материалов в организацию, перемещением, отпуском в производство, продажей материальных ценностей, оформляются первичными документами, унифицированные формы которых утверждаются Госкомстатом России.    

Первичная документация играет важную роль в организации материального учета, т.к. является его основой.

Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:

- Наименование документа (формы);

- Код формы;

- Дата составления;

- Наименование организации, от имени которой составляется документ;

- Содержание хозяйственной операции;

- Измерители в натуральном и денежном выражении;

- Наименование должностных лиц, ответственных за совершение операции и правильности ее оформления;

- Личные подписи и их расшифровка.

Первичные документы классифицируются:

По назначению:

	Распорядительные (содержат распоряжение о выполнении операции – пл. поручение, чек)		Оправдательные (подтверждают факт совершения операции – накладная, пр. акт)

 

 

По порядку отражения операций:

	Первичные (Впервые отражают хозяйственную операцию)		Сводные (Объединяют данные первичных документов)

 

По способу охвата операций:

 

	Разовые (отражают одну операцию)		Накопительные (для оформления однородных операций)

 

По месту составления:

			Внешние
	Внутренние

Схема 2.1 Классификация первичных документов

 

Процесс движения материалов состоит из двух стадий:

- оприходования на склад;

- отпуска и списания со склада в производство. Схема 2.2

Приходный ордер                                                Требование

(получение на склад)                                     (отпуск со склада)

               

 

Учет и оценка по данным                              Учет и оценка по данным

счета- фактуры                                          оборотной ведомости

                          Сальдовая оборотная ведомость            

Получено                                                          Отпущено(кредит)

                               

                             Синтетический учет по счетам

 

Схема 2.2 Процесс учета материалов

Материалы могут поступать от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы за наличный расчет, от переделов собственного производства, от списания пришедших в негодность основных средств.

 

 

Таблица 2.1

Отражение операций по движению материалов:

Наименование операции	Документ-основание	Документ для записи в учетной базе
Поступление материалов от подотчетного лица	Накладная, авансовый отчет	Поступление материалов Авансовый отчет
Перемещение товара в материал и наоборот	Требование-накладная	Перемещение товара
Перемещение материалов со склада на склад	Требование-накладная	Перемещение материалов
Передача материалов на ремонт ОС, строительство	Требование-накладная	Перемещение материалов
Передача материалов в производство	Требование- накладная	Списание материалов в производство
Списание материалов на накладные затраты	Требование- накладная	Списание материалов в производство
Списание материалов за баланс	Требование- накладная	Списание материалов в производство
Перемещение материалов со склада или на склад (за балансом)	Требование- накладная	Перемещение материалов
Списание материалов	Акт списания	Списание материалов в производство

       

В соответствии с положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, материалы принимаются к учету по фактической себестоимости.

Под фактической себестоимостью материалов для целей бухгалтерского учета понимается сумма фактических затрат на их приобретение, изготовление, доставку, а также приведение в состояние, в котором они пригодны к использованию.

Для целей налогообложения прибыли согласно Налоговому кодексу стоимость материалов определяется исходя из цен их приобретения, включая комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с приобретением материалов.

Оприходование материалов, закупленных подотчетными лицами организации, производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета, чеки ККМ и товарные чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру – при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Материалы, поступающие в организацию, должны быть оприходованы соответствующим складом. По предприятию должен быть издан приказ, в котором каждому складу присваивается номер, и указываются группы материалов, для хранения которых предназначены соответствующие склады. За порядок на складе, сохранность и учет движения материалов несет ответственность заведующий складом (кладовщик). Если в интересах производства целесообразно направить отдельные партии материалов непосредственно в цех, они отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации - приказом руководителя.

Производственная программа на производство и выпуск полуфабрикатов, продукции составляется на год, квартал, месяц и доводится до исполнителей – цехов, производств. На основе утвержденной производственной программы составляется баланс материальных, энергетических и других ресурсов, т.е. делается расчет их потребности на основе действующих в организации норм и нормативов, определяются источники финансовых ресурсов, поставщики и подрядчики.

Цех или производство, получив производственное задание в соответствии с фабрично-заводской производственной программой, делает заявку на сырье и материалы в отдел снабжения производства для отдельных проектов используется заявка на приобретение комплектующих изделий. Заявки со всех цехов и производств группируются, расчетным путем проверяются объемы по всему заявленному ассортименту и заключаются договоры с поставщиками на поставку сырья и материалов, в которых отражаются:

- объемы, условия, сроки, поставки;

- права, обязанности и ответственность сторон по поставкам;

- условия оплаты и право перехода собственности от поставщика к покупателю(потребителю) полученных материалов.

В соответствии с Методическими указаниями поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие материалы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.д.) как основание для приемки и оприходывания материалов.

Документальное оформление поступления материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

1. поставщик выписывает покупателю товарно-материальных ценностей следующие документы: счет на предварительную оплату, счет-фактуру, если товар не оплачен, товарно-транспортную накладную, сертификат на продукцию и другие документы в зависимости от условий договора и доставки товара;

2. расчетные и другие документы на товар поступают в отдел снабжения, проверяются на соответствие требованиям договора с поставщиком, акцептируются и отправляются в бухгалтерию. Если есть основание для отказа от акцепта, то поставщик предупреждает об этом.

Товарно-транспортные накладные и другие документы передаются специалистам, которые обязаны при получении материалов проверить количество, а при необходимости - качество полученного товара. В случае обнаружения недостачи или порчи материальных ценностей, повреждения тары, составляется соответствующий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Все операции, связанные с поступлением материалов в организацию, перемещением, отпуском в производство, продажей материальных ценностей, оформляется первичными документами, формы которых утверждены Госкомстатом России.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально-ответственное лицо (заведующий складом) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материальных ценностей данным документам поставщика. При полном соответствии показателей документов фактическому наличию материальных ценностей материально-ответственное лицо выписывает на поступившие материалы приходный ордер (форма М-4). Его подписывают кладовщик и экспедитор.

Для сокращения количества первичных документов возможно и бездокументальное оформление поступивших материалов. В этом случае приемка материалов на склад оформляется проставлением на документе поставщика (счете или накладной) штампа с основными реквизитами приходного ордера.

Если при приемке на склад количество и качество поступивших материалов не соответствует документам поставщика, то приемку материалов производит комиссия. Она формирует акт о приемке материалов (форма № М7), где указывают размер недостачи и устанавливают сумму, взыскиваемую с поставщика. Акт составляют в двух экземплярах: один в бухгалтерию организации как основание для записей на счетах бухгалтерского учета и расчета сумм недостач (или излишков), а другой в отдел снабжения для предъявления претензий к поставщику. Наличие акта исключает выписку приходного ордера. Акт этой же формы составляют при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета-фактуры поставщика. Такое поступление материалов называют неотфактурованной поставкой.

Приходные документы оформляются в день поступления материалов на склад организации. На склад поступают материальные ценности не только от поставщиков, но и из подразделений ООО «Терминал». Это остатки, неиспользованные в производстве; материалы, поступившие от ликвидации основных средств и т.д. Приход таких материалов на склад оформляется приходной накладной на внутреннее перемещение, она называется требование-накладная формы М-11, содержащими те же обязательные реквизиты, что и приходный ордер, с указанием подразделения (цеха), склада, сдающего материалы.

Большая часть материалов отпускается со склада на производственные нужды в подразделения организации, обслуживания оборудования, хозяйственные нужды. Возможно внутреннее перемещение материалов и в отдельных случаях передача или продажа излишних или ненужных материалов. Хозяйственные операции, связанные с отпуском материалов со склада, оформляются первичными документами только лицами, утвержденными приказом (распоряжением) руководителя, списки и образцы подписей которых заранее передаются на склад. С этими лицами заключается договор материальной ответственности. К приказу прилагается график работы складов.

Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада непосредственного для изготовления продукции (выполнения работ, услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Исходя из особенностей деятельности организации, которая ведет сервисное обслуживание машин различного рода, материалы списываются согласно наряд – заказу, который составляется под индивидуальный заказ покупателя. В этом документе указывается характер работ, которые выполнят ООО «Терминал» и перечень материалов, которые были израсходованы в процессе оказания услуги по ремонту. Вместе с наряд -заказом заказчику выставляется акт выполненных работ в котором исполнитель и заказчик соглашаются с условиями выполнения договора о ремонте машины. Работники бухгалтерии организации обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (десятидневку), проверять своевременность и правильность оформления первичных документов и записей в карточках складского учета непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц. Проверка остатков по каждой совершенной и проверенной бухгалтером операции подтверждается его подписью в карточке учета материалов.

Отпуск материалов на склады подразделений является внутренним перемещением.

Стоимость материалов, отпускаемых со складов в подразделения, из подразделений на участки, в бригады, рабочие места, в регистрах аналитического учета, как правило, определяется по учетным ценам (без включения транспортно- заготовительных расходов).

Накладные на приемку-передачу материалов являются первичными документами, служащими основанием для отражения в учете перемещения материалов от одного материально ответственного лица к другому, с одного склада на другой.

Данные экземпляры выписываются в трех экземплярах. Первый экземпляр остается в подразделении (у материально ответственного лица), передающим материалы, второй – в принимающем подразделении (у материально ответственного лица), третий – передается в бухгалтерию.

Согласно Методических указаний первичными учетными документами по отпуску материалов со складов в подразделения организации могут служить лимитно-заборная карта (форма № М-8), требование накладная (форма № М-11), накладная (форма № М-15).

Образцы указанных форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю над правильностью их оформления и существу произведенных операций. Осуществляется контроль над законностью и целесообразностью оформления операций по движению материалов. На основании первичных документов бухгалтер делает записи на аналитических и синтетических счетах бухгалтерского учета.