Проверка организации материальной ответственности и организации контроля сохранности товаров и тары

Во время контроля и ревизии затрат ревизору следует руководствоваться Инструкцией о порядке организации и проведения проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц в системе Министерства торговли Республики Беларусь.

При проверке правильности списания недостачи товаров в пределах норм естественной убыли ревизор устанавливает: наличие документов на недостачу, выявленную при приемке товаров от транспортных организаций и при инвентаризации; правильность выбранной нормы естественной убыли с учетом времени года и географической зоны расположения ревизуемого предприятия; правильность рассчитанных норм на сроки хранения свыше 30 суток по продовольственным товарам, по которым нормы установлены на соответствующие сроки хранения (до 2, 3, 7, 15 и 30 суток); правильность определения средних сроков хранения товаров и арифметических вычислений и подсчетов.

По первичным расходным документам и регистрам аналитического учета ревизор выясняет, как отпускается сахар, мука, крупа и другие сыпучие товары — по стандартной массе или трафарету (без взвешивания)' или с перевешиванием, проверяет правильность примененных норм. К товарам, отпущенным по трафарету (по фабричной упаковке), нормы естественной убыли не должны применяться.

Акты на бой, лом и порчу товаров и тары подлежат сплошной проверке, в процессе которой следует установить, соблюдается ли порядок составления таких актов, а именно: участвуют ли при их составлении представители вышестоящей профсоюзной организации или группы народного контроля, санитарной службы? достоверны ли подписи должностных лиц, участвовавших в составлении актов; не используются ли подложные акты, изъятые из архивов, на которых подделаны даты составления. Кроме того, проверяются приходные и расходные документы по движению товаров, транспортные документы, накладные (особенно их достоверность) на вывоз отходов, боя на свалку, на сдачу отходов на корм скоту, квитанции о сдаче боя, лома. Количество списанных товаров на бой, лом и порчу сопоставляется с нормами на бой хозяйственных, галантерейных и других товаров, и выявляется правильность применения норм.

Ревизор проверяет, своевременно ли ведется аналитический учет товаров и тары, его достоверность и соответствие данным синтетического учета.

При этом выясняется, соблюдается ли порядок, при котором бухгалтерия предприятия выдает материально ответственным лицам товарные книги или карточки складского учета в пронумерованном виде и под расписку, сдаются ли использованные карточки и книги в бухгалтерию, где хранятся наравне с бухгалтерскими документами. Кроме того, ревизор устанавливает, осуществляют ли работники бухгалтерии систематические проверки записей в карточках или книгах складского учета. В процессе ревизии операций по движению товаров и тары просматриваются все карточки или машинные регистры аналитического учета. При выявлении карточек или машинных регистров, по которым значится кредитовый (красный) остаток, ревизор по данным первичных документов выясняет причины таких остатков.

Особое внимание при этом уделяется погашению кредитовых остатков. Если такие остатки явились результатом непоследовательности записей данных первичных документов в регистрах аналитического учета (сначала были записаны расходные, а затем приходные документы за одно и то же число), то об этом отмечается в акте и обращается внимание материально ответственного лица на необходимость соблюдения порядка записей документов в учетных регистрах. Когда кредитовые остатки явились результатом списания по расходным документам больше товара или тары, чем их поступило по приходным документам, их можно погашать (т. е. оприходовать) лишь после проведения инвентаризации. Если кредитовые остатки погашались самим материально ответственным лицом, ревизор тщательно проверяет все операции, отраженные в учетных регистрах, проводит инвентаризацию этих товаров и устанавливает соответствующие результаты — излишки или недостачи, по которым принимаются меры, предусмотренные действующими положениями. Одновременно принимаются соответствующие меры к материально ответственному лицу, осуществившему самовольное погашение кредитовых остатков.