Проверка полноты и правильности документального оформления операций по поступлению, реализации и прочего выбытия товаров и тары

 

 

Контроль финансово-хозяйственной деятельности производится путем изучения действующей у проверяемого юридического лица системы внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа.

Поступление товаров в филиал № 1 ОАО «Минскконтракт» осуществляется на основании заключенных договоров с поставщиками (приложение 11).

При проверке договоров оптового торгового предприятия устанавливают по каждому договору наличие всех реквизитов, подписей должностных лиц, которые должны проверять соответствие заключенных договоров действующим положениям, наличие развернутых спецификаций по ассортименту товаров, распределение товаров по кварталам, месяцам, декадам. Ревизор проверяет, как организован учет выполнения каждым поставщиком договора по общей сумме, ассортименту и срокам поставки. В таком же порядке проверяется наличие договоров с покупателями — розничными торговыми предприятиями, их правильность заключения и состояние учета выполнения. Особое внимание уделяется равномерности отпуска всем покупателям товаров повышенного спроса.

Следующий этап ревизии — это проверка реальности сальдо на первое число месяца, ближайшего к дате ревизии по субсчету «Товары на базах, складах и кладовых», счет 45 «Товары отгруженные, выполненные работы и услуги» (по всем пяти статьям), а также по статье баланса «Товары в пути». Данная проверка осуществляется на основании данных учетных регистров, товарных отчетов и первичных документов. Стоимость товаров и тары, числящихся в пути, должна быть подтверждена платежными требованиями поставщиков и документами транспортных организаций. Товары и тара могут считаться в пути только в течение установленного срока.

По счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проверяют, своевременно ли списывается стоимость товаров по счетам, по которым истекли сроки доставки.

Учитывая важность выполнения поставщиками договоров поставки, ревизор проверяет состояние претензионного дела: вовремя ли предъявляются претензии за нарушение условий договоров; ведется ли оперативный учет претензий; нет ли случаев отказа от удовлетворения претензий, а если такие факты есть, то выясняет, чем они вызваны и виновных лиц; нет ли случаев списания на убытки без соответствующего основания суммы предъявленных претензий; По журналу учета выданных доверенностей ревизор проверяет, со всеми ли работниками, которым выдаются доверенности на получение товарно-материальных ценностей, заключены договоры о полной материальной ответственности. Данные журналов регистрации доверенностей сопоставляют с данными журнала регистрации документов и контроля за поступлением грузов и приходными документами.

Полноту и своевременность оприходования товаров и тары проверяют сопоставлением документов получателя, т. е. ревизуемого предприятия с документами поставщика. При этом определяют, соответствуют ли количество, сортность, цена и стоимость оприходованных товаров данным, значащимся в документах поставщика. Кроме того, сопоставляют данные товарных отчетов и приложенных к ним документов с записями в учетных регистрах по счетам 41 «Товары» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При проверке первичных документов на оприходование товарно-материальных ценностей обращают внимание на их оформление, наличие необходимых подписей, количественных, суммовых и других обязательных реквизитов, правильность арифметических вычислений и подсчетов. В случае необходимости проводится встречная проверка данных документов поставщика, находящихся в делах ревизуемого предприятия, с аналогичными документами, находящимися у поставщика, посредством оформления письменного запроса или непосредственно у поставщика.

По товарным отчетам материально ответственных лиц нужно проверять правильность переноса остатков в последующие отчеты и наличие первичных документов к ним.

Ревизор подвергает сплошной проверке акты приемки по количеству и качеству (включая проверку сертификатов соответствия (Приложение 18) и других документов (Приложение 19)), составляемые при установлении расхождения при приемке между документальными данными поставщиков и фактическими. При этом проверяющий устанавливает, не было ли случаев, когда транспортные организации без основания отказывались составлять коммерческие акты на недостачу и повреждения товаров, возникшие в пути. Кроме того, рассматривает каждую претензию, предъявленную поставщикам на недостачи, понижение качества, завышение цен и выявляет те, по которым истекли сроки исковой давности, и неудовлетворенные по каждой претензии, а также устанавливает причины несвоевременности рассмотрения или неудовлетворения предъявленных претензий и виновных лиц ревизуемого предприятия, допустивших нарушение при приемке по количеству и качеству, при оформлении актов, а также при оформлении и предъявлении претензии и т. п. Одновременно проверяющий определяет сумму ущерба, списанную на потери, и лиц, с которых эта сумма должна быть взыскана.

При рассмотрении претензий, предъявленных поставщикам, нужно установить, на каких складах и какие комиссии наиболее часто составляют акты, претензии по которым не удовлетворяются. По таким актам посредством бесед с членами комиссий, другими работниками складов и предприятия, а также сопоставлением их данных с другими документами следует выяснить их обоснованность и реальность.

Ревизора должны настораживать акты по товарам, получаемым от отдельных поставщиков, претензии которых всегда удовлетворяются. О таких поставщиках целесообразно письменно сообщить вышестоящим органам с просьбой проверить, восстанавливаются ли недогруженные товары и тара на счета соответствующих материально ответственных лиц, с подотчета которых они были списаны.

Данные актов приемки на оприходование товаров и тары в меньшем количестве, чем значится в сопроводительных документах поставщика, следует сопоставлять с данными расходных документов этих же товаров и тары за те же числа.

По товарным отчетам, составленным на даты инвен-а таризации, все приложенные к ним первичные документы подвергаются проверке с точки зрения соответствия их даты дате товарного отчета, наличия и достоверности расписки материально ответственных лиц о приеме товаров и тары, наличия счета поставщиков, подтверждающего поступление данных товаров. Ревизор также тщательно сопоставляет даты приходных документов с датами товарных отчетов и приходных ордеров (Приложение 12), по которым они отражены, до конца месяца. Особое внимание он обращает на наличие в документах дописок и исправлений. При наличии последних нужно проверить каждую дописку, каждое исправление и путем встречных проверок и бесед с соответствующими лицами установить их законность.

Кроме сопоставления данных товарных отчетов и приложенных к ним первичным документам с соответствующими записями по счетам 41 «Товары» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», их нужно «сопоставлять еще и с данными аналитического учета по счету 42 «Торговая наценка».

Ревизию реализации и отпуска товаров и тары начинают с проверки выполнения договоров поставки по каждому покупателю, ассортименту и срокам. Эту проверку совмещают с просмотром претензий покупателей. По претензиям покупателей на невыполнение оптовой 1 организацией договоров в части сроков поставки и ассортимента согласно развернутым спецификациям ревизор устанавливает случаи, когда оптовая организация не поставила товары в срок, хотя они имелись в достаточном количестве. Выявляют виновников и выясняют, взыскана ли с них сумма нанесенного ущерба.

При проверке выполнения договоров нужно выяснить, нет ли случаев, когда отдельным покупателям отпускаются товары сверх выделенных фондов, особенно пользующиеся повышенным спросом.

Отказы от акцепта платежных требований подвергаются сплошной проверке. По каждому отказу от акцепта ревизор устанавливает причины отказа, последствия, к которым привели те или иные нарушения при отгрузке товаров.

По отказам покупателей от оплаты платежных счетов (полностью или частично) ревизор проверяет, сделаны ли сторнировочные записи по субсчету «Реализация товаров оптовыми базами и складами». Если количество товаров, значащихся в платежных требованиях, от оплаты которых покупатели отказались, было списано по соответствующим складам оптовой организации, нужно выяснить, восстановлены ли они по карточкам складского учета.

При проверке претензии покупателей ревизор устанавливает их обоснованность, ответственных лиц и за чей счет отнесена сумма претензий. По претензиям покупателей на недовложения товаров в контейнеры, ящики, кипы, мешки и т. п., на пересортицу, понижение качества товаров ревизор выясняет, заведен ли учет по упаковщикам, которые готовят товары и упаковывают их, какие меры к ним применяются и каковы результаты. По удовлетворенным претензиям нужно проверить, восстановлены ли списанные товары на счет соответствующих материально ответственных лиц.

В период ревизии проводится на складах ряд внезапных проверок отбора и упаковки товаров в таре для отгрузки покупателям. При этом следует вскрывать несколько тарных мест (ящиков, кип, мешков и т. п.) и установить наличие необходимых документов (упаковочный ярлык, соответствует ли фактическое количество вложенного товара данным, указанным в тарных документах и упаковочных ярлыках, и т. д. При выявлении отклонений в промежуточном акте отражаются результаты проверки и виновные лица. Одновременно ревизор устанавливает, проводит ли руководство оптового предприятия такие проверки, их периодичность, как они оформляются и каковы результаты. Ревизор выясняет, заключены ли договоры о полной материальной ответственности с отборщиками, упаковщиками и другими работниками, осуществляющими операции по отпуску и подготовке к отгрузке товаров.

Проверяя правильность операций на отпуск товаров покупателям на складе поставщика, следует обратить внимание, предусмотрен ли такой отпуск условиями договора. Если это противоречит договору, то устанавливается, оформлена ли должным образом доверенность на представителя поставщика, соответствуют ли данные доверенности по наименованию товара и его количеству данным накладной на отпуск; насколько часты такие факты и чем они вызваны.

При проверке правильности операции на отпуск (отгрузку) товаров и тары ревизор, используя метод хронологической проверки, т. е. проверки количества поступивших и отпущенных товаров за одни и те же числа, может установить факты, когда покупателям отпущено болыше отдельных видов товаров, чем значилось по учету (больше, чем поступило). Такие явления могут иметь место в результате оформления бестоварных документов или наличия неучтенных на базе товаров. Для установления бестоварности хозяйственных операций ревизор использует метод документальной и встречной проверки как у поставщика, так и у покупателя. При этом обязательно использует такие документы, как пропуска на вывоз товаров со склада поставщика, доверенность на получение товаров, транспортные документы, пропуск на ввоз товаров у покупателя, документы на погрузочно-разгрузочные работы для выполнения объема работ, указанных в документах на отпуск товаров и тары, и др.

Тщательной проверке подлежат все первичные документы по переоценке (уценке) товаров.

Ревизор встречной проверкой сопоставляет данные экземпляра расходного документа оптовой организации-поставщика с данными копии этого документа, находящегося у покупателя.

При ревизии реализации товаров транзитом проверяющий устанавливает соответствие платежных требований поставщиков договорам на поставку товаров; правильность начисления наценок оптового предприятия по транзитным операциям. При реализации товаров транзитом без участия оптового предприятия в расчетах ревизор проверяет своевременность выписки счетов покупателям на сумму наценок за организацию транзита, своевременность и полноту поступления от покупателей причитающихся сумм.

Сплошным способом проверяют акты об установленном расхождении в количестве и качества на время приема товара вследствие возникновения недостатков, пересортицы и порча.

Ревизор проверяет, своевременно ли и правильно составлены претенциозные и исковые заявления к органам транспорта или поставщиков. Если допущена частичная потеря или повреждение груза, то ревизор устанавливает, приложенные ли к исковым заявлениям (претензий) коммерческие акты и транспортные документы (железнодорожные накладные, грузовые квитанции). Ревизор проверяет, полностью ли возмещенные убытки в пользу торговой базы (склада). Кроме того, ревизор проверяет правильность заполнения товарно-транспортных накладных (Приложение 17). Книжки товарно-транспортных накладных следует учитывать как бланки строгой отчетности, они должны быть пронумерованы и иметь штамп торговой базы.

Ревизор проверяет соблюдения порядковой нумерации выписанных товарно-транспортных накладных. Отсутствие какого-нибудь номера нацеливает ревизора на выявление бестоварных документов.

Особой проверке подлежит правильность цены, указанной в товарно-транспортной накладной покупателя. В таком случае ревизор пользуется книгой регистрации номенклатурных номеров на товары и устанавливает правильность цен на товары, которые поступают.

В отдельных случаях ревизор обращает внимание на обязательное приложение к товарно-транспортным накладным (Приложения 13 и 15) доверенностей на получение товаров (Приложения 14 и 16), копий упаковочных писем, пропусков на вывоз товаров с территории торговой базы.