Выдача денег по другим документам

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий про­изводится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составле­ния расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости де­лается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главно­го бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как пра­вило, по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, мо­жет производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой орга­низации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора ра­бот, подписью уполномоченного соответствую шей организации.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установлен­ном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ве­домости. По истечении установленных сроков оплаты труда, выплатыпособий по соци­альному страхованию и стипендий (не свыше 3 рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

• в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно проверить вы­
данную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведе­ны указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;

• платежная (расчетно-платежная) ведомость закрывается двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ве­домости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

• составить реестр депонированных сумм;

• передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной зара­ботной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;

• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер Х».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием «депонированные суммы». Банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя исполь­зовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сдан­ные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправ­лений. Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих доку­ментов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка на­личных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивает­ся с кассира.

Ведение кассовой книги

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все по­ступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Правила ведения кассовой книги

Предприятие ведет только одну кассовую книгу.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печа­тью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подпи­сями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бума­гу чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с го­ризонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры лис­тов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в каче­стве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бух­галтера предприятия.

Веление кассовой книги автоматизированным способом

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых доку­ментов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются в виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

Обе машинограммы:

• должны составляться к началу следующего рабочего дня;

• иметь одинаковое содержание;

• включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги;

• нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется
автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каж­дый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «От­чет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовы­ми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каж­дый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживае­мых центральными кассами, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхо­ванию могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами (раз­датчиками). В этом случае главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму на­личных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Кассиры (раздатчики) в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученных денежных суммах, и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры (раздатчики) обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки налич­ных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатан­ных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.