Документирование кассовых операций

Основанием для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движе­ния наличных денежных средств служат первичные документы.

Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 утверждены унифици­рованные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

• № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления по­ступления наличных денег в кассу организации;

• № КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации,

• № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых доку­ментов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

• № КО-4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;

• № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» - применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возвра­та наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии.

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, по­ступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими долж­ностными обязанностями:

•     проверяют правильность оформления документов, их соответствие дейст­вующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

• оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

• получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

• регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

• передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяю­щие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шарико­вой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, кото­рая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бух­галтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководи­теля предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и глав­ным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществ­ляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их доку­ментов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяю­щих их документов:

• проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

• проверяет правильность оформления документов;

• проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает докумен­ты в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Прием наличных денег в кассу

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия до­кументов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соот­ветствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, утв.

Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации».

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кас­сира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием да­ты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, счи­таются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Выдача наличных денег из кассы

В соответствии с п. 14 «Порядок ведения кассовых операций в Российской Фе­дерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим докумен­там (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, сче­там и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассо­вого ордера.