2020-01-14
122
Администратор офиса:
1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
13. Ведет учет посетителей.
14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
| . |
III. Права
Администратор офиса имеет право:
1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
| 6. | . |
IV. Ответственность
Администратор офиса несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
| 4. | . |
|
| ||||||
|
| ||||||
| (составитель должностной инструкции) | (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||
|
| 00.00.0000 | |||||
|
| ||||||
|
| ||||||
| (лицо, визирующее должностную инструкцию) | ||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||
| 00.00.0000 | ||||||
|
| ||||||
| С инструкцией ознакомлен: | ||||||
|
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||
|
| 00.00.0000 | |||||
Приложение 2
КАРТА
фотографии рабочего времени № 12
Фамилия, имя, отчество Петрикова Анастасия Павловна
Специальность
Профессия 20061 Административный секретарь
(код, наименование)
| № п/п | Что наблюдалось | Текущее время, ч., мин. | Продолжи-тельность, мин | Наименование вредного фактора |
| 1 | Приход на работу | 9.00- 9.05 | 5 | |
| 2 | Подготовка офиса к работе, запуск оборудования | 9.05-9.15 | 10 | |
| 3 | Ведение делопроизводства, оформление документов | 9.15-10.00 | 45 | |
| 4 | Личные надобности | 10.00-10.15 | 15 | |
| 5 | Контакты с клиентами, телефонные переговоры | 10.15 – 12.00 | 105 | |
| 6 | Организация встреч руководителя с клиентами, помощь в проведении переговоров | 12.00-13.00 | 60 | |
| 7 | Обеденный перерыв | 13.00-14.00 | 60 | |
| 8 | Получение отчета о хозяйственных нуждах от начальника производственного цеха | 14.00-14.10 | 10 | |
| 9 | Отбытие на производство, решение хозяйственных проблем в цеху. | 14.10 – 16.30 | 140 | |
| 10 | Возвращение в офис | 16.30-17.10 | 40 | |
| 11 | Подготовка отчетности | 17.10 – 17.50 | 40 | |
| 12 | Завершение работы офиса | 17.50 – 18.00 | 10 |
Итого: 540 мин.
1. Подготовительно-заключительное время 25 мин 4,6 % рабочего времени
2. Делопроизводство, отчетность 85 мин 15,7 %
3. Работа с клиентами 105 мин. 19,4 %
4. Обязанности помощника руководителя 60 мин. 11,1 %
5. Заведование хозяйством на производстве (с дорогой) 190 мин. 35,2 %
6. Время перерывов в работе 75 мин. 13, 9%
100 %
Подпись исполнителя ______________
Подпись руководителя структурного подразделения __________________
Приложение 3
Форма опроса относительно должностных обязанностей № 1
Заполняется
руководителем
ФИО: Петрикова Анастасия Павловна
Должность Административный секретарь
Возраст: 28 лет
Структура подчинения: прямое подчинение генеральному директору
Общий стаж работы (лет): 6 лет
Кому подчиняется: генеральному директору
Кол-во сотрудников в подчинении: 0
Стаж работы в ООО «Шар» (лет): 3
1. Какие должностные обязанности должен выполнять специалист
а. Подготовка офиса к рабочему дню;
б. Составление смет на материально-техническое обеспечение офиса;
в. Осуществление делопроизводства и документооборота;
г. Контроль за оформлением помещений;
д. Контроль эксплуатации оргтехники
е. Хозяйственное обслуживание компании.
ж. Обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях и на прилегающей территории.
з. Отслеживание состояния помещений и принятие мер по своевременному ремонту.
и. Инвентаризация вверенного имущества.
к. Ведение отчетности по установленной форме.
2. Оценка выполнения должностных обязанностей 1 2 3 4 5
Подпись _____________
Приложение 3 (продолжение)
Форма опроса относительно должностных обязанностей № 2
Заполняется
специалистом
ФИО: Петрикова Анастасия Павловна
Должность Административный секретарь
Возраст: 28 лет
Структура подчинения: прямое подчинение генеральному директору
Общий стаж работы (лет): 6 лет
Кому подчиняется: генеральному директору
Кол-во сотрудников в подчинении: 0
Стаж работы в ООО «Шар» (лет): 3
1. Какие должностные обязанности должен выполнять специалист
а. Подготовка офиса к рабочему дню;
б. Составление смет на материально-техническое обеспечение офиса;
в. Осуществление делопроизводства и документооборота;
г. Осуществление консультаций по вопросам клиентов;
д. Контроль эксплуатации оргтехники;
е. Помощь в организации встреч и переговоров с партнерами;
ж. Ведение переписки с партнерами и клиентами.
2. Оценка выполнения должностных обязанностей 1 2 3 4 5
Подпись _____________
Приложение 4
Должностная инструкция менеджера по торговле
| ООО «Шар» | УТВЕРЖДАЮ | |||
| (наименование организации) | ||||
| Анищенко Л.П. | ||||
| ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ | (генеральный директор) | |||
|
| ||||
| 12.10.2005 № 04 | ||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | |||
| Менеджеру по торговле | 00.00.0000 | |||
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Менеджер по торговле относится к категории специалистов.
2. На должность менеджера по торговле назначается лицо, имеющее высшее (среднее) профессиональное и стаж работы на аналогичных должностях не менее года.
3. Менеджер по торговле принимается и освобождается от должности приказом Генерального директора.
4. Менеджер по торговле подчиняется непосредственно генеральному директору.
5. В своей деятельности менеджер по торговле руководствуется:
· нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
· методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
· уставом Фирмы;
· правилами трудового распорядка;
· приказами и распоряжениями генерального директора;
· настоящей должностной инструкцией.
II. ДОЛЖЕН ЗНАТЬ.
1. Федеральные законы и нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление предпринимательской и коммерческой деятельности, в том числе законодательство и правовую базу субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, пр.
2. Основы ценообразования и маркетинга.
3. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение реализуемой Фирмой продукции.
4. Условия хранения и транспортировки реализуемой Фирмой продукции.
5. Психологию и принципы продаж.
6. Действующие формы учета и отчетности.
7. Этику делового общения.
8. Правила установления деловых контактов и ведения телефонных переговоров.
9. Структуру коммерческой службы и отдела оптовых продаж.
10. Правила эксплуатации вычислительной техники.
11. Правила внутреннего трудового распорядка.
