Коммуникационные барьеры

В условиях человеческой коммуникации могут возникать специфические коммуникативные барьеры. Коммуникативные барьеры существуют как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.

Преграды в организационных коммуникациях. [11]

• Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного уровня на другой уровень организации направлялись только те сообщения, которые его касаются. Для этого их приходится суммировать и упрощать, акцентировать одни и отсеивать другие перед направлением в разные сегменты организации. Такой отбор может и стать причиной искажения содержания.

• Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. [11]

Схема 1.

Классификация преград в процессе коммуникаций.

Глава II Характеристика коммуникационного процесса организации

ООО «Медифарм».

Общество с ограниченной ответственностью «Медифарм» создан 23 апреля 2000 года.

Местонахождение: Республика Саха (Якутия), г. Якутск.

Почтовый адрес: 677000, Республика Саха (Якутия), г. Якутск, ул. Курашова, 43 офис 106

Имеет 2 магазина в г. Якутске по адресам: «Флора 1» ул. Курашова 43, «Флора 2» ул. Пирогова 8.

Основные виды деятельности Общества:

• Оптовая и розничная торговля готовыми лекарственными средствами, оптикой, медицинской техникой, реактивами, предметами санитарии и гигиены, медицинской косметикой, парфюмерией, средствами детского и лечебного питания, мягким инвентарем и хозяйственно-бытовыми товарами.

• Создание сети аптек, аптечных киосков и магазинов

• Оказание медицинских услуг.

• Операции с ценными бумагами

• Создание мини-гостиниц

• Консультационные, маркетинговые, рекламные, посреднические услуги, агентская деятельность, работа в качестве представителя отечественных и зарубежных поставщиков оборудования, материалов и товаров в сфере деятельности Общества.

От того насколько верно выбран канал или средство для передачи

информации (сообщения) зависит эффективность работы системы коммуникации и всей организации в целом. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Вся ответственность за это в большинстве случаев ложится на руководителей.

Рассмотрим важность применения и выбора каналов коммуникаций на

примере организации ООО «Медифарм».

В начале деятельности штатная численность сотрудников ООО «Медифарм» составляла 3 работника (директор, два менеджера), затем организация в связи с диверсификацией предоставляемых услуг и расширением рынка сбыта, организацией филиалов, постепенно увеличила штат.

На сегодняшний день трудовые ресурсы (human resources) организации составляют

Ø глава - директор,

Ø два менеджера,

Ø восемь работников центральной администрации фирмы,

Ø Десять работников филиала организации

Организационная структура ООО «Медифарм» и иерархия власти

выглядит следующим образом:

Как видим, у ООО «Медифарм» функциональный тип организационной структуры, в ней четко выделены вертикальные связи. Каждый линейный руководитель подчинен вышестоящему руководителю и координирует деятельность подчиненных ему работников, взаимодействует с другими линейными руководителями через высшее руководство.

Особую роль в реализации стратегии организации, обеспечении целостности и долгосрочной (стратегической) эффективности управления играет ее кадровая служба, организационно представленная системой управления персоналом, которая призвана:

- формировать цели, функции и организационную структуру управления персоналом;

- устанавливать вертикальные и горизонтальные функциональные взаимосвязи руководителя и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Ежемесячно по окончанию отчетного месяца (до 3 числа) ведущие менеджеры двух филиалов готовят письменные отчеты о проделанной работе, выполнении плановых показателей, имеющихся проблемах в работе. Также в этом докладе возможно включение предложений, пожеланий, просьб, как самих начальников, так и ведущих менеджеров. Предварительно ими учитываются просьбы и пожелания старших и младших менеджеров. Таким образом, в фирме организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Директор, рассмотрев доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер организации для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах, финансово-хозяйственной деятельности и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Горизонтальные коммуникации в ООО «Медифарм» в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу (аптека 1) необходима какая-либо информация от другого отдела (аптека 2), то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через директора организации, образуя следующую схему:

Отдел А------------------ >Директор ------------------------->Отдел В

_______ запрос ____________ | _______ рассмотренный запрос ________ /

рассмотренный ответ ответ

Схема 2.

Опыт передовых предприятий показывает, что успеха добивается тот, кто смог осуществить у себя на производстве совокупный технологический и управленческий прорыв. Реструктуризация фирмы и создание сети филиалов, в случае с 000«Медифарм», осуществлялась одновременно со всей системой управления и формированием целостного подхода, ориентированного на стратегическое развитие при обязательной адаптации к изменяющимся условиям внешней и внутренней среды.

Существовала объективная необходимость создания корпоративной коммуникационно - информационной системы, на более высоком уровне интегрирующей потоки информации. Подобные системы охватывают не только внутренние, но и внешние информационные потоки отдельных филиалов, касающиеся взаимодействия с ее головной администрацией.

Приспосабливаясь к новым условиям хозяйствования и проводя реструктуризацию, ООО «Медифарм» совершенствовало систему управления предприятием. Внедрение информационных и коммуникационных технологий нацелило организацию на поиск или формирование организационных структур, позволяющих перестроить их деятельность в целях обеспечения высокопродуктивной работы.

Руководство 000 «Медифарм» в целях повышения эффективности управленческой деятельности перестроило структуру и организацию работы, коренным образом видоизменило стратегию и тактику поведения, применив наиболее целесообразные и эффективные инновации, влияющие не только на действующую организационную структуру организации и его филиалов, но и, что особенно важно, затрагивающие психологию и поведение сотрудников.

Основные направления развития информационных и коммуникационных систем 000 «Медифарм» были определены следующими факторами: тесная увязка с бизнес - целями и задачами организации; переход от морально устаревающих программных комплексов к системам, опирающимся на современные индустриальные программные продукты.

При этом дальнейшее совершенствование управления материальными, финансовыми и товарными ресурсами организации осуществляется посредством внедрения локальных программных решений.

В результате такого подхода данные о проданных товарах клиентам и организациям могут документироваться и контролироваться. Возможно, также формирование отчетности в режиме реального времени с целью предоставления ее вышестоящему руководству.

ООО «Медифарм» используются современные офисные приложения, относящиеся к классу систем управления документооборотом (СУД) и коммуникационных систем.

Заслуживает внимания и информационная система оперативной отчетности (ИСОО), предназначенная для оперативного контроля и анализа текущей производственно - хозяйственной деятельности общества с целью выработки управленческих решений.

Система обеспечивает информационную поддержку следующих задач:

• ежедневный контроль за выполнением планов по основным показателям деятельности организации;

• постоянный контроль основных показателей финансовой деятельности предприятия;

• представление оперативной информации по возникающим "узким местам", а также по запросам руководства.

Это свидетельствует о том, что организация, развивающаяся в современных условиях, должна обеспечить разработку и реализацию интегрированной программы управления производством, увязанную со стратегией управления персоналом. Данная задача может быть успешно решена на базе применения программного обеспечения, основанного на новых технологиях (особенно касающихся коммуникационного взаимодействия).

Суммарный эффект от внедрения коммуникационно-информационной системы, построенной на новых технологиях, зависит также и от информационного окружения организации, так как современное программное обеспечение дает возможность легко интегрироваться с информационными системами.

То, как ты выглядишь, общаешься, ведешь себя на работе, от этого зависит твоя успеваемость и понимание со стороны сотрудников и начальства и дальнейшее продвижение по службе. Давайте рассмотрим виды организационных обязанностей для каждого сотрудника:

1) Официальный. Сюда входит обязательное ношение строгой одежды (медицинский халат), правильное поведение и общение.

2) Деловой. Во многом похож на официальный, но более раскрепощенный в поведении, манере общения. Не имеется ввиду мат, оскорбление, громкая речь и. т. д.

3) Свободный. Больше подходит для свободной удобной одежды. Не имеется ввиду грязная рванная одежда, джинсы, или то в чем вы привыкли ходить дома.

Помимо этих стилей в организации сложились некие традиции общения. Существует некая культура поведения, традиции, праздники, семинары и т. д. На которых сотрудники собираются и в неформальной форме за чашечкой кофе обсуждают насущные проблемы.