Взаимосвязь учетных систем

Сопоставив виды учета с точки зрения пользователей и технологии сбора и обработки информации, можно получить несколько практических выводов. В частности, в основе налогового, финансового и управленческого учета лежат методы и технологии бухгалтерского учета. Для ведения управленческого учета и составления управленческой отчетности о ключевых показателях деятельности и исполнении бюджетов компании бухгалтерского учета недостаточно, поэтому дополнительно используются данные статистического, оперативного и инвестиционного учета.

В большинстве организаций ответственность за формирование отчетности о финансовом положении, результатах деятельности в соответствии с любыми требованиями и стандартами несут бухгалтерские службы компании под руководством главного бухгалтера. Однако какой-либо единой схемы распределения ответственности не существует.

Учетные записи в систему управленческого учета вносятся на основании первичных бухгалтерских или так называемых условно-первичных документов. Это такие документы, как, например, реестр отгрузок или справки по ремонтным работам, передаваемые главным инженером бухгалтеру по управленческому учету [7].

Формы управленческой отчетности могут как полностью совпадать с используемыми в бухгалтерском учете, так и в значительной степени отличаться. Например, управленческий баланс практически совпадает с формой № 1, за исключением того, что он может формироваться в разрезе центров ответственности, а не по компании в целом. Что касается управленческих отчетов о прибылях и убытках, о движении денежных средств, то они, как правило, отличаются от бухгалтерских форм большей детализацией. Управленческие отчетные формы при необходимости могут формироваться за любой период, в разрезе центров ответственности, видов продукции и пр.

Споры о том, какой учет важнее и какая отчетность точнее отражает реальное состояние бизнеса, не приводят к иному решению, кроме как тот, что ни одна традиционная отчетность не дает полного представления внешним пользователям о состоянии бизнеса. Поэтому, наводя порядок в системе учета и отчетности, в конкретных ситуациях компания должна ориентироваться на те задачи, которые в данный момент являются для нее первоочередными. Это может быть и повышение качества управления, и выход на фондовый рынок, и обеспечение прозрачности бизнеса, и другое. В любом случае учетная система должна функционировать без сбоев, а добиться этого вполне по силам любой компании.

Различия между управленческим и финансовым учетом неизбежны. Принцип оперативности в управленческом учете предполагает, что для формирования тех или иных данных могут использоваться допущения или предположения менеджеров. Кроме того, в управленческую отчетность могут включаться сведения, которые вовсе не требуются для бухгалтерских целей. Могут различаться и финансовые результаты, стоимость активов, амортизация и многое другое.

В отчетности по бухгалтерскому учету выручка признается на момент перехода права собственности, в управленческом учете же мы признаем ее по факту отгрузки: право собственности может перейти и «на станции покупателя», о чем известно только логистикам. В бухучете амортизация основных средств начисляется исходя из балансовой стоимости, в управленческом учете - исходя из суммы затрат. В остатки незавершенного производства в бухгалтерском учете включаются затраты на ремонты за все время, а в управленческом эти затраты сразу списываются на расходы периода. Причина расхождений также в том, что управленческий учет ведется в соответствии с финансовой, а не юридической структурой компании [8].

Бухгалтерский учет не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, либо предоставляет ее в иных разрезах. Соответственно автоматизация управленческого учета будет затруднена по следующим причинам. Бухгалтерский учет обычно ведется в разрезе структурных подразделений. Для управленческих целей наибольший интерес представляет учет доходов и расходов в рамках проектов. Получить такие данные из бухгалтерского учета очень сложно, а чаще всего просто невозможно.

Различия в справочниках и рабочих планах счетов разных подразделений компании также представляют собой некоторые затруднения. Российский бухучет регулируется ПБУ и другими нормативными актами. Что касается управленческого учета, то порядок его ведения зависит только от специфики работы предприятия. У крупной компании, состоящей из нескольких предприятий, или у средней фирмы, разделенной в целях оптимизации управления на несколько юридических лиц, неизбежно возникают проблемы консолидации управленческих данных, которые поступают из разных подразделений. Для того чтобы избежать этих проблем, необходимо привести управленческие планы счетов в соответствие друг с другом, обеспечить одинаковую структуру и содержимое аналитических справочников учета для каждой подотчетной компании. В противном случае финансисты каждой дочерней компании будут составлять отчетность по собственным правилам и для ее консолидации придется анализировать первичные документы.

Таким образом, для того чтобы получить достоверную информацию о работе компании, необходимо организовать единую базу первичных данных, которая могла бы использоваться для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых контролируется учетной системой [9].

При использовании бухгалтерских данных в системе управленческого учета следует учитывать плюсы и минусы такого подхода. Перенос бухгалтерской информации в систему управленческого учета является наиболее оптимальным способом организации работы финансовой службы. Однако такой подход все же имеет определенные недостатки. Отметим основные из них:

-несвоевременное отражение в бухгалтерском учете необходимой информации. Часто события отражаются в бухгалтерском учете гораздо позже, чем они произошли. Поэтому для того чтобы отразить эти расходы в управленческом учете в том периоде, когда они действительно имели место, требуется вносить корректировки в бухгалтерский учет;

-жесткая регламентация российского бухгалтерского учета не позволяет сформировать информацию во всех необходимых разрезах. Однако добиться получения информации, относящейся к управленческому учету, только за счет введения аналитики в бухгалтерском учете невозможно;

-создание дополнительной аналитики к счетам бухгалтерского учета значительно увеличивает трудозатраты на разнесение данных по счетам бухгалтерского учета. Создание дополнительных субсчетов и аналитических признаков влечет за собой увеличение количества проводок, а также рост нагрузки на бухгалтерский отдел, что в свою очередь ведет к возникновению ошибок в бухгалтерском учете;

-реализовать систему управленческого учета на основе глубокой аналитики по счетам бухгалтерского учета можно только с начала нового финансового года, поскольку реорганизация рабочего бухгалтерского плана счетов повлечет за собой изменения в учетной политике предприятия.

И все же, преимущества использования бухгалтерских данных для управленческого учета существеннее, чем недостатки. Основные из них.

-не требуется создания дополнительного структурного подразделения, которое бы занималось сбором и обработкой первичных документов для управленческого учета. Это позволяет не увеличивать документооборот и штат компании;

-использование единой информационной базы сводит к минимуму расхождения между системами бухгалтерского и управленческого учета;

-создание системы управленческого учета, использующей данные бухгалтерского учета, не требует значительных инвестиций в комплексные информационные системы, что особенно актуально для малых и средних предприятий.

-нелогично и экономически невыгодно использовать дополнительную систему, в которой собиралась бы та же информация, что и в системе бухгалтерского учета.

Существует несколько способов реорганизации рабочего плана счетов для целей управленческого учета. Условно их можно разделить на две категории — одномерные и многомерные.

Одномерные способы настройки рабочего плана счетов подразумевают использование субсчетов. При этом одномерные системы могут быть организованы автономно, с использованием различных счетов для бухгалтерского и управленческого учета и интегрировано, то есть используется единая система счетов. Существенным недостатком является то, что, делая проводки, бухгалтер разносит информацию между субсчетами последних уровней в единственном информационном разрезе, таким образом, чтобы получить данные по другим объектам учета, необходимо вручную отбирать информацию по нескольким счетам.

При многомерной организации бухгалтерского плана счетов каждому счету присваивается несколько аналитических признаков. Под аналитическим признаком подразумевается совокупность однородных объектов аналитического учета, которыми могут быть, например, основные средства, номенклатура товаров, контрагенты, бизнес-процессы и т. д. При этом одни аналитические признаки используются и для бухгалтерского, и для управленческого учета (основные средства, сотрудники, номенклатура товаров), а другие (бизнес-процессы, центры ответственности) нужны только для управленческого учета. Количество аналитических признаков может быть ограничено только возможностями выбранного программного обеспечения и целесообразностью [6].

Таким образом, видно, что постановка управленческого учета и предоставление управленческой отчетности становится необходимым компонентом эффективной деятельности предприятия, но для успешности внедрения необходима четкая постановка задач, определение условий, доступных ресурсов и возможностей, а также централизация информационных потоков и подготовка кадров.