Участие в инвентаризации денежной наличности в кассе

Инвентаризация является одним из методов контроля за сохранностью денежных средств в кассе. Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

В кассе организации могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг и документов строгой отчетности.

Денежные средства представлены денежной наличностью.

К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.

Бланками строгой отчетности являются: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и другие.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы устанавливается руководителем организации и закрепляется в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально ответственного лица). До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются не закрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплаты заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.       

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера приложенные к отчету кассира с указанием «до инвентаризации на «___» (дата)». Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств.   

Кассир должен дать расписку о том, что до начала организации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая - списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира (после проверки кассы) о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражение ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате и другое.

Фактическое наличие денежных средств в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюры высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Для организации учета денежных средств предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет 3 субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2«Операционная касса», 50/3 «Денежные документы».

Путем сопоставления фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежные средств приходуются следующей записью:

Д – 50/1

К – 91/1

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств в учете осуществляется запись:

Д – 94

К – 50/1

Если недостача денежных средств допущена по вине материально ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Д – 73/2

К – 94

Возмещение сумм недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Д – 70

К – 73/2

Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете производится запись:

Д – 50/1

К – 73/2

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:  

Д – 91/2

К – 94

Результаты инвентаризации наличных денежных средств в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств, в котором проводится объяснение кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально ответственного лица.