Подготовка к участию в работе ярмарки или выставки

Рассматривая подготовку фирмы к участию в работе кон­кретной ярмарки или выставки, следует, прежде всего,  учиты­вать, каким образом эта подготовка осуществляется, а именно, организует фирма самостоятельно подготовку к участию в рабо­те данного мероприятия или пользуется услугами коммерческой фирмы, имеющей опыт работы или связи в области ярмарочной и выставочной деятельности. Наконец, фирма может принять участие в коллективных экспозициях, когда непосредственной подготовкой к ярмарке или выставке занимаются отдельные ор­ганизации. Например, подготовкой постоянно проводимых на­циональных ярмарок и выставок занимаются, как правило, промышленно-торговые палаты соответствующих стран и раз­личные государственные организации. Одновременно в органи­зации коллективных экспозиций могут участвовать и различные коммерческие фирмы.

Услугами коммерческих фирм, специализирующихся в облас­ти ярмарочной и выставочной деятельности, могут и самостоя­тельно воспользоваться фирмы-экспоненты. В этом случае им следует иметь в виду, что стоимость услуг, оказываемых такими фирмами, составляет не менее 10 % стоимости арендной площади.

Итак, фирмам-экспонентам, принявшим решение об участии в работе ярмарки или выставки, необходимо определиться, ка­ким образом будет осуществляться подготовка к данному меро­приятию, проинформировать организационный комитет ярмарки или выставки о своем участии в ее работе путем подачи соот­ветствующей заявки.

В идеале подготовка к участию в работе конкретной ярмар­ки или выставки должна начинаться примерно за год до ее от­крытия. Эта подготовка предполагает выполнение целого ряда работ, обусловленных необходимостью достижения сформулиро­ванных целей и требующих некоторых затрат, как правило, ог­раниченных возможностями фирмы.

Все отмеченные работы следует расположить в определенной последовательности с указанием возможных сроков их выпол­нения, необходимых ресурсов и ответственных исполнителей. Иными словами, целесообразно построить сетевой график, моде­лирующий процесс подготовки к участию в каждой конкретной ярмарке или выставке, и на его основе рассчитать сроки начала и окончания отдельных работ, обеспечивающих своевременную подготовку к данному мероприятию. Одновременно с указанием ответственных исполнителей по отдельным работам необходимо иметь менеджера, ответственного за подготовку фирмы в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

В результате выполнения всего комплекса работ, обуслов­ленного подготовкой к участию в данной ярмарке или выставке, обеспечивается решение следующих задач:

- определяется способ участия в ярмарке или выставке;

- выявляется необходимость участия посредников и их роль в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

- определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь. Такие экспонаты устанавливают­ся службой управления маркетингом и их выбор основы­вается на результатах сегментирования рынка с учетом как места проведения ярмарки или выставки, так и со­става потенциальных посетителей данного мероприятия. Количество выбираемых экспонатов зависит от сформули­рованных фирмой целей и предполагаемой к использова­нию ярмарочной и выставочной пощади. Последнее в свою очередь определяется средствами, выделяемыми на участие фирмы в работе данного мероприятия;

- обосновываются выбор стенда и его конструкция, позво­ляющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

-подбирается персонал и проводится обучение его работе на ярмарке или выставке. Персонал должен хорошо знать экспонируемый товар, уметь показать его в действии, а также объяснить его основные функции и преимущества. Кроме того, персонал, участвующий в работе ярмарок и выставок должен быть знаком с общепринятыми пра­вилами поведения на подобных мероприятиях и соблюдать их;

- составляется план проведения маркетинговых исследова­ний, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

- подготавливаются необходимые материалы для каталога ярмарки или выставки. Как правило, такой каталог соз­дается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

- составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием фирмы в работе данной ярмарки или выставки;

- организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или вы­ставки к факту участия фирмы в ее работе;

- создаются и изготавливаются соответствующие информа­ционные материалы;

- согласовываются все организационные вопросы с оргко­митетом ярмарки или выставки;

- печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтере­сована фирма.

Решение перечисленных выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки. И уже за день до открытия или непосредственно в день начала работы ярмарки или выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции предста­вителей средств массовой информации. Не дожидаясь такого по­сещения, фирма может распространить соответствующие пресс-релизы через пресс-центр, который, как правило, работает на ярмарке или выставке.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЯРМАРОЧНО-ВЫСТАВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ПРИМЕРЕ ОАО «ХАБАРОВСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ ЯРМАРКА»