Аналитический и синтетический учет расчетов с персоналом по заработной плате

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется по следующим основным направлениям:

- по каждому работнику независимо от времени его работы на предприятии;

- по видам начислений;

- по источникам выплат;

- по структурным подразделениям;

- по видам выпускаемой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ.

На рабочем месте расчетчика основным направлением аналитического учета является организация учета начислении по каждому конкретному работнику.

В настоящее время на предприятиях и в организациях используются три варианта организации такого аналитического учета: по расчетно-платежным ведомостям, раздельно по расчетным и платежным ведомостям и по составленным машинным способом листкам «расчет заработной платы» (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.

Первые два варианта используются в условиях ручной обработки документации, а последний - в условиях автоматизации учета.

В СПК «Нагорск» применяют отдельно расчетные и платежные ведомости.

В соответствии с действующим Трудовым Кодексом заработная плата может выдаваться работающим два раза в месяц, в сроки, установленные в коллективном договоре.

Если заработная плата выдается два раза в месяц, то за его первую половину либо выдается аванс, либо делается полный расчет. Чаще выдается аванс. Размеры аванса и сроки его выдачи устанавливаются в коллективном договоре. Аванс устанавливается в процентном отношении к окладу или средней заработной плате за предыдущий период. Сумма аванса не должна быть больше фактически заработанной за соответствующий период. Обычно аванс устанавливается на уровне 40% от месячного заработка, учитывая, что удержания составляют примерно 10 процентов от начисленной суммы. В анализируемом предприятии аванс не выплачивается.

Многочисленные документы по учету выработки и заработной платы поступают в бухгалтерию или на вычислительный центр из производственных подразделений по графику. После поступления документов производится их группировка с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.

Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный лист - та же расчетная ведомость только на одного человека). 

 Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:

- табель учета использования рабочего времени;

- накопительные карточки заработной платы. Такая карточка используется для исчисления заработной платы рабочих-сдельщиков. Она заводится на каждого работника на месяц. В нее из нарядов, маршрутных листов или других документов переносится заработок за тот или иной период, например, за день;

- справки-расчеты на отдельные виды доплат, сумм дополнительной заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности;

- исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;

- платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

Платёжная ведомость составляется по структурным подразделениям СПК «Нагорск».

В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки:

табельный номер, Ф.И.О., сумма к выдаче, расписка в получении.

Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором открыт их личный счет.

Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки - три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается хранить наличность в кассе сверх установленного лимита.

Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.О. работника специальным штампом иди от руки делается отметка «депонировано», а не выданные суммы называются депонентскими.

На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы выданной наличными и депонированной заработной платы.

На депонентские суммы составляется реестр невыданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию, в расчетный отдел. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.                   

Вся, не выданная в указанные сроки заработная плата, подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия или на прочие выплаты и обязан выдать их по первому требованию предприятия.

В специальных графах документа записываются суммы начисленной основной и дополнительной заработной платы по её видам, а также указываются начисленные пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам, премии за счёт фондов экономического стимулирования. После подсчёта общей суммы, начисленной за месяц, в ведомости отражают также суммы удержаний в бюджет, по исполнительным листам и другие виды удержаний. Затем определяют сальдо на конец месяца по каждому работнику и суммы, подлежащие выплате. Расчётно-платёжная ведомость подписывается главным бухгалтером и руководителем.

При выдаче из кассы заработной платы составляют платёжную ведомость, где записывают Ф.И.О. работника, его табельный номер и суммы к получению. В ведомости должны быть подписи руководителя хозяйства и главного бухгалтера, разрешающие выдачу денег из кассы. Деньги из кассы выдаёт кассир под расписку получателя или по доверенности. Неполученная в сроки заработная плата относится в счёт расчётов с депонентами. В платёжной ведомости в этом случае против фамилии лица, не получившего сумму, ставится отметка «депонировано». О выданной из кассы сумме заработной платы делаются соответствующие отметки в расчётно-платёжных ведомостях. Расчётно-платёжная ведомость, составленная на отделениях и в других подразделениях, подписывается управляющим отделения или руководителем подразделения и бухгалтером. После проверки главным бухгалтером ведомость утверждает руководитель хозяйства.

Аналитический учёт расчётов с депонентами по суммам своевременно не выданной оплаты труда ведут в ведомости учёта депонированной оплаты труда.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Счет преимущественно пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном составе предприятия по всем видам выплат. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям, работающим пенсионерам и др. выплаты), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда и выдачу причитающихся сумм работникам. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате.

Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме учета ограничиваются следующими журналами-ордерами:

- оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» находит отражение в журнале-ордере № 10. В нем отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции, т.е. отнесенные в дебет счетов 20,23,25,26 и в кредит 70, а также отнесенные в дебет счетов 08,69,91.

- оборот по дебету счета 70, т.е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находит отражение в журнале - ордере № 1 - суммы ранее выданного аванса (кредит счета 50), в журнале – ордере № 8 -суммы  удержанных  налогов  (сч.68),  погашение  ранее предоставленных займов и кредитов (сч.73), а также алименты и прочие платежи (сч. 76).

Обобщающим реестром, в котором группируются все затраты производства по объектам учёта затрат для калькуляции себестоимости, являются лицевые счета подразделений (производственный расчёт) и сводные лицевые счета по хозяйству в целом.

В лицевых счетах затраты группируются по установленным статьям, но поскольку они различны, в лицевых счетах их записывают от руки. Также, в лицевых счетах обеспечивается группировка по видам производства, объёмам затрат и корреспондирующим счетам.

Сводные лицевые счета по хозяйству в целом составляют при наличии нескольких однородных подразделений (растениеводство, животноводство).

 

Таблица 3.1. Хозяйственные операции по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в СПК «Нагорск»

С-до по К^т сч.70 на 1.01.2008 г. 1033тыс. руб.

Содержание хозяйственных операций	Сумма, тыс.руб.	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
Начислена зарплата:
работникам растениеводства	1242,0	20/1	70
работникам животноводства	355,0	20/2	70
работникам подсобных промышленных предприятий	146,0	20/3	70
работникам вспомогательных производств	163,0	23	70
общепроизводственному персоналу	234,0	25	70
общехозяйственному персоналу	170,0	26	70
работникам обслуживающих производств	82,0	29	70
работникам, занятым на прочих работах	192,0	97,44	70
Начислены пособия по временной нетрудоспособности	56,0	69	70
Начислены отпускные	288,0	20,96	70
Итого:	2928,0	-	-
Удержано из заработной платы:
налог с доходов физических лиц	382,0	70	68
проф. взносы	28,7	70	76
сберкасса	8,2	70	76
по исполнительным листам	76,7	70	76
Выдана заработная плата	2008,7	70	50

 

С-до по К^т сч.70 на 1.01.2009 г.   347 тыс. руб.

                                                                                 

В регистрах журнально-ордерной формы для отражения операций по счёту 70 предназначен журнал-ордер №10 АПК. В этом журнале для счёта 70 отведена отдельная графа, куда заносятся кредитовые обороты счёта с разбивкой по строкам в разрезе корреспондирующих счетов. А дебетовый оборот счёта 70 отражают в журналах-ордерах №1, №7АПК, №8, №11.

Сводная ведомость по расчётам с работниками обобщает данные в целом по хозяйству. Здесь показываются суммы начисленной оплаты труда по видам, данные о суммах заработной платы, выданной в течение месяца наличными, о размерах депонированных сумм и сумм удержаний по видам.

По данным этой ведомости выписываются чеки на получение наличных денег из банка, составляют справки об использовании фонда оплаты труда, которые ежемесячно представляют в отделение банка и другие инстанции.

Сводная ведомость №58 АПК служит для систематизации начисленной оплаты труда по видам деятельности и по категориям работников (рабочие, руководители, служащие, специалисты). По каждой категории работников указывается количество отработанных человеко-часов, суммы оплаты труда, премии из фонда оплаты труда и материальные поощрения. Ведомость открывают на год. Записи в ней делаются ежемесячно на основании расчётно-платёжных ведомостей. Общая сумма по ведомости №58 АПК должна контролироваться суммой, указанной в сводной ведомости по расчётам с работниками.

4.     Порядок расчета и учет удержаний из заработной платы                   

Из начисленной работникам организации заработной платы, оплаты труда по трудовым соглашениям, договорам подряда и по совместительству в соответствии с законодательством производят различные удержания.

Удержания из заработной платы бывают различными и в поряд­ке очередности делятся на четыре группы:

1) в погашение сумм задолженности в пользу предприятия (по подотчетным суммам, при наличии счетной ошибки на сумму, излишне выплаченную работнику, плановым авансам, в возмещение материального ущерба в результате хищений, порчи инструмента, спецодежды, допущенного брака и пр.). Поэтому инициатива по удержанию такого рода сумм исходит от работодателя. При этом он руководствуется ст. 137 ТК РФ. Такие удержания производятся только с согласия работника, который не оспаривает оснований и размеров удержания.

На указанные суммы удержаний в учете делаются записи по де­бету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту
соответственно следующих счетов: 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»: суб­счет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; 28 «Брак в производстве».

2) в погашение сумм задолженности в пользу государства или физи­ческих лиц (налог с доходов физических лиц, алиментов, плате­жей). В данном случае в учете бу­дут сделаны бухгалтерские проводки по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов 68 «Расчеты по на­логам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обес­печению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Наиболее стабильными и весомыми являются удержания в виде налога на доходы с физичес­ких лиц.

Данный налог уплачивают плательщики физические лица, как являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, т.е. получающими доходы от источников на указанной территории, так и не являющиеся таковыми.

Налоговая база исчисляется на основе всех доходов, полученных налогоплательщиком, как в денежной, так и в натуральной формах и доходов в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными средствами, от приобретения ценных бумаг и от приобретения товаров (работ, услуг) у физических лиц в соот­ветствии с гражданско-правовым договором.

В соответствии с Налоговым кодексом РФ граждане для целей налогообложения имеют право на уменьшение совокупного дохода в виде необлагаемого минимума (налогового вычета).                                                         

В составе стандартных налоговых вычетов налоговый вычет в минимальном размере – 1000 руб. установлен на содержание ребенка. Эта сумма определена на каждого ребенка. В качестве налогоплатель­щика в данной ситуации выступают его родители, супруги родителей, опекуны или попечители. Данная сумма налогового вычета применяется до месяца, в котором доход работника, исчисленный нарастающим итогом с на­чала налогового периода (по ставке 13%), превысит 40000 руб.

Базовой суммой среди стандартных налоговых вычетов является сумма 400 руб. Она применяется для всех остальных работников, на которых не распространяются льготы по более высоким ставкам в 500 и 3000 руб. Данная сумма налогового вычета применяется до месяца, в котором доход работника, исчисленный нарастающим итогом с на­чала налогового периода (по ставке 13%), превысит 20000 руб.

Если работник имеет право на несколько вычетов (400 руб., 500 руб. и 3000 руб.), то применяется один из них, по которому установ­лен максимальный вычет.

Наиболее значительными удержаниями после налога на доходы физических лиц являются алименты.

Согласно ст. 81 Семейного кодекса РФ размер алиментов определяется в долевом отношении к доходу лица-родителя, каждый при наличии одного ребенка должен уплатить 1/4 своей заработной пла­ты по всем основаниям, кроме:  - материальной помощи, оказанной организацией работнику в связи с регистрацией брака, смертью близких родственников и пр.;

– единовременных премий;    

– выходного пособия при увольнении.

При наличии двух детей размер удержаний установлен - 1/3, а на троих и более детей – 1/2 всего заработка.

В качестве исполнительного листа на алименты может рассматриваться соглашение родителей, подготовленное в письменной форме и заверенное нотариально.

Удержание алиментов с пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по безработице производится по решению суда и судебному приказу о взыскании алиментов либо по нотариально удостоверенному соглашению об уплате алиментов. Удержание алиментов производится с сумм материальной помощи, кроме материальной помощи, оказываемой гражданам в связи со стихийным бедствием.

Удержание алиментов из заработной платы и иных видов дохода исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов. Согласно Налоговому кодексу организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

3) в погашение задолженности в пользу третьих лиц и организаций (квартирной платы, за товары, проданные в кредит, и т. п.). Та­кие виды удержаний отражаются в учете по дебету того же счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту соответ­ственно счетов 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредитора­ми» и 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»: субсчет 4 «Расчеты за товары, проданные в кредит»;

4) по личному заявлению работника (погашение индивидуальных
ссуд, удержание сумм по подписке на акции, страхование и т.д.): дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кре­дит счетов 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»: субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам», 75 «Расчеты с уч­редителями».

Если исполнительных документов несколько, то общий размер удержаний согласно п. 2 ст. 138 ТК РФ не должен превышать 50 % заработка. В том случае, когда среди исполнительных документов есть исполнительный лист о взыскании алиментов, указанное выше ограничение в соответствии со ст. 110 Семейного кодекса РФ не действует. Этот порядок распространяется и на сумму выплат работни­ка, занятого на исправительных работах. В таком случае общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы работнику не может быть больше 70 %.