Деловая корреспонденция в работе кадровых служб - 3 часа

 

Понятие документооборота. Группировка документов органи-зации: входящие, исходящие, внутренние. Основные этапы обработки и движения кадровых документов.

Прием и первичная обработка входящих кадровых документов. Организационные формы работы с кадровыми документами: централизованная, децентрализованная, смешанная. Способы получения документов: по почте, курьером, по телефону, факсу, электронной почте и особенности их обработки. Отметки о поступлении входящих документов. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Распределение поступивших документов.

Правила регистрации поступивших кадровых документов. Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Формы регистрации документов: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная (на ПЭВМ).

Направления контроля исполнения кадровых документов: по срокам, по существу решения вопроса, по исполнителям. Ручная сроковая картотека; автоматизированная система контроля исполнения кадровых документов.

Направления и формы информационно-справочной работы; справочные картотеки, регистрационные карточки, использование ПЭВМ.

Правила обработки и отправки исходящих кадровых документов. Этапы работы с исходящими документами. Способы отправки документов.

Порядок работы с внутренними кадровыми документами.

Виды почтовых отправлений. Сроки пересылки. Почтовые конверты. Написание адреса. Отправка трудовой книжки по почте. Переписка с организациями.

Тема 13. Текущее и архивное хранение документов - 2 часа

 

Требования, предъявляемые Государственной инспекцией труда к составу и порядку ведения кадровой документации.

Порядок текущего хранения дел в структурных подразделениях. Последовательность расположения дел на полках, в шкафах, с использованием подвесной системы. Правила выдачи дел или документов из дел.

Порядок обработки дел для последующего их хранения и использования. Проведение экспертизы ценности документов. Группировка дел в зависимости от срока их хранения. Акт об уничтожении документов. Порядок оформления дела для его хранения в зависимости от срока хранения. Составление описей дел. Сдача дел в архив. Сроки хранения основных управленческих документов. Административная ответственность руководителя за нарушение действующего законодательства по архивному делу.

Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.

 

Тема 14. Документирование оценки деятельности работников - 2 часа

Аттестация и присвоение квалификационных разрядов как формы оценки деятельности работников. Положение об аттеста-ционной (квалификационной) комиссии, его содержание и порядок утверждения. Состав аттестационной комиссии, порядок ее утверждения. График проведения аттестации, его содержание. Документы этапа подготовки к аттестации: приказ руководителя организации, служебная характеристика - отзыв (заключение) об аттестуемом работнике; их содержание. Документы этапа проведения аттестации: протокол заседания комиссии, аттестационной лист работника; их содержание и порядок составления.

Содержание и правила составления характеристики, рекомендации, рекомендательного письма.

 

Содержание практических занятий

Занятие 1. Использование компьютерных технологий в процессе документирования и делопроизводства – 2 часа

1. Электронная система комплексной автоматизации документо-оборота – ЭСКАДО, SAP.

2. Информационные системы документационного обеспечения.

3. Электронные версии шаблонов документов.

4. Правовые базы данных.

5. Почтовые программы.

6. Техническое обеспечение кадровых подразделений.

7. История развития делопроизводства.

 

Занятие 2. Виды организационно-распорядительных документов, правила их составления и оформления – 2 часа

1. Правила составления актов и протоколов.

2. Оформление докладных и объяснительных записок.

3. Стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, подписание.

 

Занятие 3. Состав и особенности работы с кадровой

Документацией – 2 часа

1. Нормативы времени на отдельные операции при работе с кадровой документацией.

2. Порядок разработки и утверждения штатного расписания организации.

3. Придание документам юридической силы.

 

Занятие 4. Правила оформления документов по приему,

Увольнению, переводу работников – 2 часа

1. Порядок оформления отказа в заключении трудового договора.

2. Прекращение трудового договора по инициативе работодателя (пункты 1-4, 7, 8, 11, 13 части первой ст. 81 ТК РФ).

3. Порядок подготовки проектов приказов по личному составу. Типовые формулировки приказов.

4. Процедура наложения дисциплинарного взыскания. Оформление приказа.

5. Оформление представления поощрения работника. Правила составления приказов о поощрении и премировании.

 

Занятие 5. Формирование и ведение дел по личному составу и учетно-справочных картотек - 2часа

1. Правила формирования и оформления дел.

2. Правила формирования и ведения учетно-справочных картотек.

3. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

4. Составление и оформление внутренней описи, листа-завери-теля, обложки дела.

5. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Организация передачи дел в архив. Особенности передачи в архив документов по личному составу.

6. Порядок уничтожения дел.

 

Занятие 6. Правила составления документов об отпусках,

О командировании работников и о приостановлении

Работы в случае задержки выплаты заработной

Платы - 1 час

1. Особенности заполнения унифицированной формы приказа о командировках.

2. Оформление продления ежегодного оплачиваемого отпуска.

3. Порядок оформления документов о приостановлении работы в случае задержки выплаты заработной платы.

 

Занятие 7. Организация работы с кадровыми документами.