2020-01-14
103
| Автоматизированная информационная система | информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи |
| Автор документа | организация или лицо, создавшее документ. Документ может быть составлен несколькими авторами |
| Адресант | лицо или организация - отправитель документа |
| Адресат | лицо или организация - получатель документа |
| Акт | документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события |
| Акцепт | согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении |
| Анкета | документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них |
| Аннотация | краткое изложение первоисточника |
| Архивная выписка | дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке |
| Архивная справка | справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке |
| Аспект | точка зрения, с которой производится поиск документации и извлечение из него необходимых сведений |
| Баланс предприятия | финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов) |
| Бланк документа | стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации |
| Бухгалтерские документы | документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций |
| Ведомость | перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В., и т.п.) |
| Виза | подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом |
| Внутренний адрес письма | наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо |
| Внутренний документ | документ, предназначенный для использования только тем учреждением, в котором он создан |
| Внутренняя опись | учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела |
| Входящий документ | документ, поступивший в учреждение |
| Выписка из документа | заверенная копия части документа |
| График | текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения |
| Гриф | пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично», «конфиденциальные сведения», «коммерческая тайна») |
| Гриф ограничения доступа к документу | специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к государственной или коммерческой тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации |
| Дата | число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами |
| Дело | совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку |
| Деловое письмо | документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица |
| Делопроизводство | ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них |
| Директивный документ | документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов |
| Доверенность | документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина) |
| Договор (контракт) | документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования |
| Докладная записка | документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя |
| Документ | информация на материальном носителе, закрепленная созданным человеком способом, имеющая юридическую силу |
| Документация | оформленная по единым правилам совокупность документов |
| Документооборот | 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки: 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени |
| Документы постоянного хранения | документы, по которым установлено бессрочное хранение |
| Досье | документы, относящиеся к какому-либо делу |
| Дубликат | экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу |
| Жалоба | письменное или устное обращение физических или юридических лиц в государственные или общественные органы по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов |
| Журнал учета документов | журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними |
| Заголовок документа (дела) | краткое обозначение сведений о составе и содержании документа (дела) |
| Заявление | документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.) |
| Знак обслуживания | условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических лиц от однородных услуг других |
| Извещение | документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие в нем |
| Индекс | условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения |
| Индекс дела | порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела |
| Индексация документов | присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации |
| Инициативный документ | документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса |
| Информационная система | организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий |
| Информация | сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления |
| Исковая давность | срок для защиты права по иску лица (предприятия), право которого нарушено |
| Исковое заявление | заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме |
| Исходящий документ | документ, созданный на данном предприятии и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле |
| Карта-заместитель | документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано |
| Квитанция | расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей |
| Классификационный индекс | условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов |
| Коммерческая тайна | производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной |
| Коммерческий акт | документ о нарушениях (недосдаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза |
| Консервация документа | предохранение документа от разрушающего действия внешней среды |
| Контрагент | одна из сторон контракта, договора |
| Контракт | договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений |
| Контрольный лист | талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма |
| Конфиденциальная информация | документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ |
| Копия документа | документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их |
| Корреспондент | учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка |
| Кредит | включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность |
| Кредитное письмо | письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту |
| Лимит | документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов |
| Лицевой счет | бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним |
| Личная карточка | документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.) |
| Личное дело | дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности) |
| Машиночитаемый текст | документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств |
| Накладная | документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки |
| Наряд | документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты |
| Наряд-заказ | плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы |
| Номенклатура | перечень наименований |
| Номенклатура дел | систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения |
| Номер входящего письма | регистрационный номер документа, проставляемый адресатом |
| Номер исходящего дела | регистрационный номер документа, проставляемый отправителем |
| Нормативный документ | документ, изданный уполномоченным на то органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение |
| Нормативы | документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.) |
| Нормы | документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (выработки, выдачи чего-либо, времени чего-либо и т.д.) |
| Объяснительная записка | 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу |
| Опись | юридически оформленный перечень документов |
| Организационно-распорядительные документы (орд) | документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения, и регулирования деятельности органов власти и управления, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц |
| Оригинал документа | 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования |
| Особые отметки | отметки о степени секретности и срочности исполнения документов |
| Отметка о поступлении документа | отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления |
| Отчет | документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу |
| Оферта | письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях (см. также Предложение) |
| Официальные документы | документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке |
| Оформление дела | определяемая установленными правилами подготовка дела к хранению |
| Персональные данные | сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина |
| Печать | элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами |
| Письменные доказательства | документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела |
| Письмо | обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами |
| Повестка | официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению — выслать своего представителя |
| Подлинник документа | 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись |
| Подлинный документ | документ, информация в котором, а также дата, номер, подпись и другие реквизиты соответствуют действительности |
| Подпись на документе | подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа |
| Положение | 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни |
| Пользователь информации | субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею |
| Право подписи | полномочие должностного лица на подписание документов |
| Предложение | письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях (см. Оферта) |
| Предметный каталог | каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке |
| Предметный указатель | указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке |
| Представление | документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения |
| Прейскурант | перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок |
| Претензионное письмо | письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств |
| Приказ | 1)правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения |
| Программа | документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний |
| Проект документа | предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения |
| Протокол | документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов |
| Расписание | объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо |
| Распорядительные документы | документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов |
| Распоряжение | правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан |
| Регистрационная карточка | карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения |
| Регистрационный номер документа | порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его |
| Регистрационный штамп | штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ |
| Регистрация документов | запись в учетных формах (журналах, карточках и т.н.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации |
| Реестр | перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтер-ском учете и делопроизводстве (например, Р. описей) |
| Резолюция | решение, принятое совещанием, съездом, конференцией по обсуждаемому вопросу |
| Резолюция на документе | письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа |
| Реквизит документа | обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа |
| Реквизиты | обязательные элементы служебного документа (адрес, подпись, резолюция, исполнитель и др.) |
| Рекламация (рекламационное письмо) | письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работы |
| Реферат | краткое письменное изложение первоисточника |
| Решение | 1) правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д. |
| Свободное предложение | предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной |
| Сдаточная опись | опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив |
| Система документирования | принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов |
| Служба делопроизводства | секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами |
| Служебная записка | записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу |
| Согласование документа | обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями |
| Спецификация | документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа |
| Список | перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации |
| Справка | 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера |
| Справочно-информационный фонд | совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, используемых в целях отраслевого информационного обслуживания |
| Стандарт | нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции; правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ |
| Стенограмма | дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии |
| Счет | документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма |
| Табель | перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости) |
| Таблица | документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам |
| Тайна переписки | конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения) |
| Талон обратной связи | документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов) |
| Твердое предложение | предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением |
| Тезаурус | словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка |
| Тезисы | краткое изложение текста документа или выступления. |
| Текстовой документ | документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма |
| Телеграмма | обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу |
| Телекс | телеграмма, посланная по телетайпу |
| Телетайп | телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки |
| Техническая документация | обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства |
| Технологическая документация | обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов |
| Типовые документы (тексты-аналоги) | 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. Структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности |
| ТК РФ | Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирующий трудовые отношения |
| Товарный знак | условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических лиц от однородных товаров других |
| Трафаретный документ | документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание |
| Трудовой договор | соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка |
| Трудовая книжка | основной документ о трудовом стаже и о трудовой деятельности работников |
| Указание | 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства |
| Указатель | систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них |
| Утверждение документа | заполнение реквизита "гриф утверждения документа" должностным лицом, как правило, руководителем |
| Факсимиле | 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе |
| Физическое лицо | гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей) |
| Фирма | предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели |
| Формирование дела | отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дел |
| Штатное расписание | организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. |
| Электронная почта | сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей |
| Юридическая сила документа | свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами |
| Юридическое лицо | учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей |
| Юрисконсульт | работник правовой службы предприятий; учреждений, организаций, на которого возлагается контроль за законностью приказов и распоряжений, издаваемых руководством, а также проверяющий все документы, разрабатываемые в организации, на соответствие действующему законодательству |
| Языковая формула (документа) | слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа |
