Глава II. Организационное обеспечение службы делопроизводства

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников

    Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы делопроизводства необходима нормативная регламентация самой службы делопроизводства.

    Структура, функции, задачи службы делопроизводства и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

    В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

    Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства организации.

Положение о службе делопроизводства – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе делопроизводства.

    Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

    Положение о службе делопроизводства, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

    Положение о службе делопроизводства разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации.     Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

    Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

    Источниками для разработки должностных инструкций являются:

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

9. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

10. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

11. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

    Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

    Должностная инструкция подписывается руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

    Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы делопроизводства и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

    Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

· Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

· ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

· Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

    Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

    В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

    Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Организационное обеспечение работы с документами