Организационная структура предприятия

Под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Организационная структура управления складывается из состава соотношения, расположения и взаимосвязи отдельных подсистем организации. Создание такой структуры направлено, прежде всего, на распределение между отдельными подразделениямиорганизации прав и ответственности.

В структуре управления фирмой выделяются следующие элементы: звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи - горизонтальные и вертикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть (например, менеджеры, осуществляющие регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений).

В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления. Устанавливающиеся между отделами связи имеют горизонтальный характер.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системе управления гостиницей. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу.

Основные требования к организационной структуре заключается в следующем:

· Способность отражать содержание деятельности предприятия, обеспечивать функциональную целесообразность звеньев управления;

· Гибкость, способность реагировать и адаптироваться к изменяющимся условиям;

· Минимизация числа звеньев и количества персонала;

· Высокий уровень профессионализма сотрудников;

· Минимизация издержек на аппарат управления и на деятельность в целом.

3.5.1. Этапы проектирования организационной структуры:

При разработке организационной структуры высшее руководство фирмы идет по пяти направлениям:

· специализация работ;

· департаментизация;

· определение полномочий;

· размер контрольных функций;

· методы координации.

Далее с помощью специализации решается вопрос распределения задач компании между ее работниками. При отсутствии или слабой специализации работники несут ответственность за все или почти все вопросы.

При разработке организационной структуры специалисты отталкиваются от целевых функций и функциональных элементов организации.

В нашей туроператорской фирме «Альбатрос» к целевым функциям можно отнести следующее:

· Разработка туров

· Продажа туров турагенту

· Маркетинг

· Организацию деловых встреч и конференций.

А к функциональным можно отнести:

· Техническое обеспечение;

· Бухгалтерский учет;

· Административную деятельность.

При разработке организационной структуры важную роль играет и количество уровней в иерархии управления, когда командные ступени выстраиваются в вертикальный ряд, и строится схема взаимоотношений между руководителями и подчиненными.

По этой схеме каждый член персонала должен знать свое место в организационной структуре, а для эффективного управления необходимо четкое определение обязанностей.

Важной проблемой формирования структуры управления туроператорской фирмы является создание не только структуры в целом, но и ее органов управления:

· Руководства;

· Функциональной структуры;

· Вспомогательной структуры.

Руководство высшего звена также принимает решение, какую систему расчетов с клиентами использовать на предприятии. Но часть этих вопросов может быть передана на рассмотрение нижестоящим звеньям управления, если на  директора возложено слишком много полномочий и обязанностей.

В туроператорской фирме «Альбатрос»  существует чёткое распределение функциональных обязанностей между сотрудниками фирмы

· Служба продаж

· Служба комплектации туров

· Отдел кадров;

· Бухгалтерский отдел.

Служба продаж представлена должностью менеджера фирмы, он же занимается маркетинговыми исследованиями, направленными на обеспечение разработки наиболее экономически эффективных туров. Маркетинговые исследования проводятся для налаживания контактов с организаторами конгрессных мероприятий (симпозиумов, собраний, презентаций, фестивалей и т.п.), ведут переговоры на перспективное использование разрабатываемых туров, обсуждают вопросы использования помещений (конференц-залов, бизнес-центров) под собрания, совещания, выясняют потребности определенных групп клиентов, поддерживая контакты с соответствующими техническими и информационными службами

Работа с персоналом при ограниченной численности сотрудниковфирмы как правило возлагается на секретаря. Он непосредственно не работает с клиентами, не проводит предварительную переписку и переговоры с будущими клиентами, однако играет важную роль в обеспечении эффективной деятельности фирмы. В обязанности кадровой службы входит ведение личных дел всех сотрудников фирмы. Кадровая работа направлена на набор работников, подготовки и переподготовки, сертификации.

Кадровая служба отбирает специалистов, проводит собеседование, но окончательное решение о принятии на работу остается за руководителем подразделения, куда принимается данный работник. Также кадровый работник имеет совещательный голос в вопросах административного взыскания.

Служба бухгалтерского учета тесно связана и с линейными службами и с персоналом всей фирмы. В ее обязанности входит осуществление разных денежных переводов, подготовка различных финансовых отчетов включая кассовые операции по оптовой и розничной продаже туров, своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности фирмы, а также выплачивание работникам жалованья, получение других разных счетов и выплата по ним, контроль и учет издержек.