При инвентаризации проверяется соответствие данных фактического

наличия производственных запасов данным складского учета, данных складского учета данным бухгалтерского учета, а также данных фактическо­го наличия производственных запасов данным бухгалтерского учета.

Все первичные документы по движе­нию материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бух­галтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются затем на вычислительную установку (ВУ). Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществ­лять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правиль­ностью документального оформления операции по движению материалов.

После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умноже­нием количества материалов на цену).

Первичные документы по движению материалов могут передаваться

сразу на ВУ, минуя бухгалтерию. В этом случае контроль первичных доку­ментов осуществляется работниками ВУ.

Существуют несколько вариантов учета материалов в бухгалтерии1.

При первом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт ма­териалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основа­нии первичных документов операции по поступлению и расходу материа­лов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет мате-

 

риалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выра­жении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составля­ют сортовые количественно- суммовые оборотные ведомости аналитическо­го учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синте­тических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группи­руют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по доку­ментам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денеж­ном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синте­тическим счетам и субсчетам.

Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку

отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако

учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведо­мость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных но­меров материалов.

Более прогрессивным является оперативно – бухгалтерский, или сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета, ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже

одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

 

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов – один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета.

При использовании ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово – сличительные ведомости) составляют на машинах.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением ЭВМ

можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных

ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При передаче на ВУ карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражениях)

 

 

по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово – сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства.