Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях предприятия могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.
На складах (кладовых) материальные ценности размещают по секциям, а внутри них – по группам, типо - и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).
|
|
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной индивидуальной материальной ответственности.
Если в штатном расписании предприятия отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника предприятия с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.
На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.
Учет движения и остатков материалов осуществляют учета материалов в карточках. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.
Карточки открывают в бухгалтерии и записывают в ней номер склада,
наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.
|
|
Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований – накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.
Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов. В условиях функционирования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы – ведомости движения и остатков материалов. В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы – ведомости составляют лишь по складам и материально ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.
Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию; сюда же передают лимитно – заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца.
Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.
В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных предприятиях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. В отчетах мастеров заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расход материалов исчисляют в бухгалтерии, где производится, кроме того, и таксировка отчета.
При использовании материальных отчетов отпадает необходимость
в составлении других документов на расход материалов и упрощается учет
материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.
Контроль за правильностью складского учета осуществляется в бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках складского учета и их остатков в сальдовой книге.
Для обеспечения достоверности данных учета и отчетности, соответствия учетной оценки материалов их реальной (как правило, рыночной) стоимости организации проводят инвентаризацию материальных ценностей.
При инвентаризации решаются следующие задачи:
- выявляется фактическое наличие материально-производственных запасов в целях обеспечения их сохранности;
- определяется фактическое количество использованных на производство материально-производственных ресурсов;
- появляется возможность оценить материально – производственные
запасы с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
- проверяется соблюдение правил и условий хранения материально –производственных запасов.