Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Протоколы

Протокол – организационно - распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В его формуляр входят: наименование учреждения - автора, указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

Текст протокола делится на две части: первую - вводную, где указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

На собраниях акционеров в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на собрание.

Далее следует повестка дня. Здесь перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.

Основная часть текста протокола строится по разделам, в соответствии с пунктами повестки дня.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения. Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.

При выборе, голосовании за акционеров в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на собраниях протоколы делятся на полные и краткие.

Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.

Кратко протоколируются оперативные совещания.

Протоколы в акционерном обществе - это особый документ, требования к которому установлены Федеральным законом «Об акционерных обществах» Протоколы общего собрания акционеров, заседания Совета директоров, заседания правления общества оформляются в соответствии с Положением о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров¹⁴.

 

 

______________________________

^14. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - С 23-29.

 

Глава 3. Особенности документирования деятельности акционерных обществ

Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ

С юридической точки зрения государственная регистрация акционерного общества - это акт уполномоченного федерального органа исполнительной власти, осуществляемый посредством внесения в государственный реестр сведений о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иных сведений о юридических лицах¹⁵.

Перечень документов, необходимых для государственной регистрации создаваемого акционерного общества:

1. Заявление учредителей о регистрации по форме, утвержденной Правительством РФ;

2. Решение о создании акционерного общества (протокол, договор);

3. Подлинник или нотариального заверенная копия учредительного документа (устава);

4. Документ об уплате государственной пошлины.

Форма заявления о государственной регистрации - аналог анкеты. В нем содержится постоянная информация - перечень определенных сведений. В заявлении указывается: фирменное наименование на русском языке, вариант на другом языке тоже указывается; организационно-правовая форма; адрес; сведения о количестве учредителей общества; сведения о размере уставного капитала; данные о лице, подписывающем заявление¹⁶.

 

_________________________________

^15. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 г. № 129-Ф

^16. Быкова Т.А. Документирование процесса государственной регистрации акционерных обществ // Секретарское дело. – 2003. - № 8.-  С. 15-16

 

Следующий шаг - внесение сведений об акционерном обществе в Единый государственный реестр юридических лиц, который содержит: записи о государственной регистрации при создании, реорганизации, ликвидации юридических лиц; записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы; записи об изменении сведений, содержащихся в государственном реестре; документы, представленные в регистрирующий орган в соответствии с законом «О государственной регистрации юридических лиц»¹⁷.

Налоговые органы должны осуществлять регистрацию в срок не выше 5 дней со дня предоставления им документов учредителями общества. Постановление Правительства утвердило, что документами, подтверждающими факт внесения записи в Государственный реестр, являются Свидетельство о государственной регистрации юридического лица по форме № 51001 и Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц по форме № Р5003¹⁸.

 

_____________________________

^17.Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 8.08.2001 г. № 129-ФЗ.

^18. Надершина М.Д. Законодательное регулирование правил документирования общего собрания акционеров // Секретарское дело. – 2003. - № 3. – С. 16-23