Правила документирования общего собрания акционеров

При подготовке к собранию акционеров на основании данных реестра акционеров составляется список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров. Закон детально определяет порядок уведомления о собрании акционеров. В зависимости от повестки дня собрания сообщение о его проведении должно быть сделано не позднее чем за 20, 30 или 50 дней до даты его проведения. Сообщение направляется либо заказным письмом, либо вручено каждому под подпись, либо опубликовано в печатном издании, определенном уставом общества.

Установлен порядок документирования процедур, связанных с осуществлением акционерами права на участие в управлении обществом. Одно из таких прав - вносить предложения в повестку дня общего собрания акционеров. Вносить предложения вправе акционеры, являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 % голосующих акций общества, поэтому на начальной стадии необходимо определить правомочность поданных предложений.

Совет директоров не вправе вносить изменения в формулировки вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания акционеров, и формулировки решений по таким вопросам. Это необходимо учитывать при составлении протокола собрания и бюллетеня для голосования по вопросам повестки дня.

Основной документ, фиксирующий решения, принятые по повестке дня, т.е. обобщающий итоги голосования и закрепляющий их, - это протокол общего собрания, составляемый секретарем собрания.

Правила оформления протокола общего собрания акционеров те же, что и для всех документов этого вида, однако, следует обратить внимание на то, что законом определена информация, которая обязательно включается в подобные документы:

- место и время проведения собрания (адрес, дата и точное время);

- общее количество голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества;

- количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании.

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

Кроме того, текст протокола должен быть очень подробным и отражать выступления, вопросы и итоги голосования по каждому пункту повестки дня.

Протоколы счетной комиссии по итогам регистрации и голосования вместе с бюллетенями обязательно прикладываются к протоколу общего собрания.

Протокол составляется и редактируется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания в двух экземплярах, которые подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров.

В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Решение о проведении внеочередного общего собрания акционеров принимается большинством членов совета директоров, и об этом должна быть соответствующая запись в протоколе заседания совета директоров. Кроме того, протокол должен содержать решение по утверждению:

- формулировки пунктов повестки дня внеочередного общего собрания;

- формы и текста бюллетеней для голосования;

- перечня материалов, предоставляемых акционерам при подготовке к проведению собрания;

- даты составления списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании;

- даты, места и времени проведения собрания;

- даты, места и времени начала и окончания регистрации участников общего собрания;

- текста сообщения о проведении общего собрания, направляемого акционерам.

Протокол проведения собрания в заочной и смешанной форме является протоколом общего собрания акционеров.

_____________________________

^19. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – С. 50.

В нем обязательно должно быть отражено, сколько голосующих акций определяет кворум собрания, даты представления акционерам бюллетеней для голосования и приема их обществом, количество полученных в установленный срок бюллетеней. Эти данные позволяют определить, можно ли считать собрание состоявшимся, а его решения принятыми²⁰.

Положение о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров детализирует порядок внесения предложений в повестку дня собрания и предложения о выдвижении кандидатов в органы управления и иные органы общества. Положение поясняет, что при выдвижении кандидата на выборные должности к предложению в повестку дня может прилагаться письменное согласие выдвигаемого кандидата и сведения о нем для предоставления лицам, имеющим право на участие в собрании, при подготовке к его проведению. Законодательно приведена детальная структура годового отчета общества

Положение разъясняет особенности состава информации, которая должна содержаться в доверенности на голосование, - под паспортными данными представителями и представляемого понимаются нумерация бланка паспорта и дата его выдачи.

В Положении упоминается Кодекс корпоративного поведения, разработанный Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг и одобренный на заседании Правительства РФ²¹.

В рамках проведения собрания называется письменный отчет, который акционеры вправе потребовать от членов совета директоров, генерального директора, членов правления.

 

 

__________________________

^20. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний: практическое пособие. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – С. 59.

^21. Надершина М.Д. Законодательное регулирование правил документирования общего собрания акционеров // Секретарское дело. – 2003. - № 3. – С. 16-23.