Совещание: время сна или активной работы?

 

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельностибольшого числа людей составляет всего 40-45 мин. Поэтому спустя 40-60 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникает шум, лишние движения, разговоры. Если и дальше продолжать совещания без перерыва, то у большинства участников наступает переутомление. После 30-40 минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 мин работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают (схема 3). Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения принимаемые в такое время, обычно отличаются экстремизмом.

 

 

 

    

    

 

 

                     

                15  30 45 60   75    90     105  120    135

                    

                               

 

                                     Продолжительность совещания, мин.

 

Схема 3. Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности.

 

Если же совещание продолжается без перерыва 2 ч. то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы оно поскорее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин. заседания необходимо объявлять 10-15 минутный перерыв.

Все знают, что такое регламент,но не все его соблюдают. Если сначала совещания его регламент не установлен, то создаются предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания.

Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.

 

Заключение

 

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е. Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой "разобраться", "просить" и т.п.

Основной же ошибкой руководителей становится забывание правила понимания информации, сформулированного специалистом в области управления П. Мицич: если принять задуманное за 100%, то высказанное составит 70 от задуманного, услышанное - 80 от высказанного, понятое - 70 от услышанного, а запомнится лишь 60% от понятого.

Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

 

 

 

 

 

Список используемой литературы