2020-01-14
491
В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия:
· принятие решения о его проведении
· определение тематики
· формирование повестки дня
· определение задач собрания и его общей продолжительности
· даты и времени начала
· состава участников
· примерного регламента работы
· подготовка руководителя
· подготовка доклада и проекта решения
· предварительная подготовка участников и помещения,
· а при необходимости размещения, питания, проезда участников к месту заседания.
После того как принято решение о проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное число участников, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы не эффективным. Однако степень деловой заинтересованности – не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.
Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать дискутантов. Причем речь идет не о поиске угодных руководству лиц, а о привлечение к участию в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их приверженцев.
|
|
|
Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.
Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы.
Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени, т.е.времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу- начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: например если оно закончиться за 15 минут до обеденного перерыва, то это наверняка будут потерянные минуты.
| ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ |
 | |||
 | |||
ПРОВЕДЕНИЕ ПРИНЯТИЕ
ПОДГОТОВКА РЕШЕНИЯ
1. Определение 1. Проведение Контроль за
|
|
|
целесообразности совещания выполнением
проведения совещания 2. Регламент решения
2. Состав участников 3. Протокол
3. Дата и время сове-
щания
4. Место проведения
Схема 1. Технология организации и проведения деловых совещаний
Требуется заблаговременно оповестить участников совещания о его проведении
и познакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления
были продуманы заранее.
Как правило МЕСТОМ ПРОВЕДЕНИЯ значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.
В основном приглашенные на совещание рассаживаются за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю и участникам совещания.
Известна другая более удобная - трапециевидная форма стола, которая показана на схеме 2.
Участники
совещания
 | |||
 | |||
Председатель Секретарь-стенографистка
Схема 2. Схема размещения участников совещания.
За таким столом никто никому не мешает, каждый участник видит всех остальных, председателю и секретарю – стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.
Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру,
и относительную влажность воздуха, удобную мебель, вентиляцию и т.п.
