2020-01-14
105
Современные информационные системы управления предприятием включают в себя подсистему документооборота. Существует достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. Рассмотрим прикладные программы.
Программа «1С: Электронный документооборот» предназначена для автоматизации движения потоков документов, их обработки и хранения. Ею предусмотрены шаблоны документов и правила их заполнения пользователем и маршруты прохождения документов. В состав пакета входит дизайнер форм, который является средством визуального проектирования. Схема поиска системы позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы.
Система автоматизации документооборота «БОСС-референт» (фирма «АйТи») выполнена на абазе Lotus Notes. Система Lotus Notes – это сетевая платформа типа клиент-сервер для разработки и размещения прикладных программ, обеспечивающих совместную работу людей над общими проектами, выполнение общих функций. [10]
Рабочее пространство Notes представляет собой графическую пользовательскую панель с пиктограммами баз документов. База документов сочетает в себе свойства базы данных и приложения. Она содержит разноформатные документы, бланки документов, макросы и средства просмотра содержимого базы и её документов. Документ является базовым понятием системы Notes. Его структура определяется бланком и может содержать текст, таблицы, графику. Система Lotus Notes является устойчивой и безопасной средой разработки приложений, посредством которой разработчики могут быстро создавать кросс- платформные приложения в архитектуре клиент- сервер. Эти приложения совместного пользования информации позволяют многим пользователям обрабатывать сложные документы, обмениваться информацией и осуществлять автоматизацию бизнес - процессов для географически рассредоточенных объектов.
Модель документооборота зависит от уровня автоматизации функций управления. В корпоративных информационных системах предпочтение отдаётся модели полного документооборота, в которой документ представляет собой полноправную информационную единицу. При этом в рамках системы автоматизации управления чётко устанавливаются информационные связи подразделений и прослеживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. [11]
В бухгалтерских информационных системах реализуются следующие модели документооборота:
· «проводка→первичный документ»;
· «первичный документ→ проводка»;
· «первичный документ→хозяйственная операция→ проводка».
Модель документооборота «проводка→первичный документ» не рассматривает документ как основу для фиксации хозяйственной операции. Первичный документ трактуется лишь как выходная форма, которая является дополнением к хозяйственной операции. Информационной основой учёта становится проводка.
В модели документооборота «первичный документ→ проводка» первичному документу отводится важная роль как основе для отражения хозяйственной операции в учёте.
Основным достоинством модели «первичный документ→хозяйственная операция→ проводка» является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их предобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. В ходе реализации этой модели бухгалтер заполняет экранную форму первичного документа, документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном архиве. После совершения хозяйственной операции бухгалтер вновь обращается к документу через реестр и даёт программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в информационном массиве хозяйственных операций. При этом соблюдается естественная последовательность работы с документами за счёт разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. Данная модель позволяет в дальнейшем перейти к модели полного документооборота всего предприятия.
Разработка направлений совершенствования финансовой отчётности внедрением дополнительной таблицы в Примечания к финансовой отчётности
Для совершенствования организации финансовой отчётности необходимо внедрить дополнительную таблицу в Примечания к финансовой отчетности «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчётах». В свою очередь в данной таблице необходимо раскрыть:
· события, которые происходят после даты баланса и указывают на условия, которые возникли после этой даты, не требуя корректировки статей финансовых отчётов;
· дивиденды за отчётный период, объявленные после даты баланса;
· исправление ошибок в предыдущих периодах:
ü содержание и сумма ошибки;
ü статьи финансовой отчётности прошлых периодов, которые были перечислены с целью повторного представления сравнительной информации;
ü факт повторного обнародования исправленных финансовых отчётов или нецелесообразность повторного обнародования;
· содержание и сумма изменения в учётных оценках, которые имеют существенное влияние на текущий период, или, как ожидается, существенно будут влиять на будущие периоды;
· в случае изменений в учётной политике:
ü причины и сущность изменения;
ü сумма корректировки нераспределённой прибыли на начало отчётного или года обнародования невозможности её достоверного определения;
ü факт повторного представления сравнительной информации в финансовых отчётах или нецелесообразность её перерасчёта. [29]
