Автоматизация учётной информации в малых предприятиях

Электронные таблицы удобно использовать для вычислительной обработки экономической информации, представленной в табличной форме.

Основными достоинствами электронных таблиц являются:

1. возможность внесения формул расчётов в результирующие графы и строки таблицы, причём расчёт по внесённой формуле может производиться многократно и автоматически. Сама формула после её однократного внесения запоминается в указанном месте таблицы, а вместо неё на экран в том же месте таблицы выдаётся рассчитанное числовое значение. При изменении исходных данных, ссылки на которые сделаны в формулах электронного документа, происходит автоматический перерасчёт результатов;

2. возможность создавать связные электронные таблицы и связные файлы электронных таблиц за счёт внешних ссылок, которые устанавливает бухгалтер. Это позволяет автоматически передавать информацию из одной таблицы в другую.

Данные бухгалтерского учёта ведомостей В-1, В-8 обобщаются в ведомости (шахматной) по форме № В-9. затем формируется оборотно- сальдовая ведомость и проводится её проверка. По окончании квартала составляется квартальная бухгалтерская (финансовая) отчётность. [1]

Рассмотрим на примере схемы электронные связи между электронными таблицами и файлами в Excel при простой форме учёта.

Ссылки

Рис. 4.1. Схема информационной связи между электронными таблицами и файлами в Excel при простой форме учёта

Необходимо отметить ещё одно достоинство электронных таблиц- это возможность экспортировать таблицы или фрагменты таблиц в текстовый редактор Word для подготовки к печати отчётов установленного образца.

Определим основные технологические этапы в работе бухгалтера при автоматизации упрощённой формы бухгалтерского учёта на малом предприятии с использованием Excel:

Этап 1. Начальное проектирование электронных таблиц.

1.1.Разработка форм электронных таблиц на компьютере. Для каждой формы выделяется отдельный электронный лист, порядок разработки следующий:

· ввод заголовочной части документа;

· формирование шапки таблицы, установление ширины граф. Ввод заголовков граф;

· ввод исходных данных, например, для ведомости № В-8 – табельные номера, Ф.И.О. работников, должности;

· проектирование формул расчётов в заданных клетках таблицы, например, итого начислено, итого удержано, сумма к выдаче;

· установление форматов граф и отдельных клеток таблицы, улучшающих внешний вид документа.

1.2.Установление электронных ссылок между отдельными электронными таблицами.

1.3.Запись связных электронных таблиц в отдельный файл.

1.4.Устангвление ссылок между связными файлами.

Этап 2. Сбор первичных документов.

Этап 3. Регистрация и ввод данных в электронные таблицы.

Этап 4. Автоматические расчёты по установленным в электронных таблицах формулам.

Этап 5. Запрос бухгалтера о выдаче на печать форм отчётности.

Этап 6. Создание бухгалтером архивных файлов.

Этапы 2-6 повторяются в соответствии с периодичностью подготовки бухгалтерской (финансовой) отчётности.