Оформление перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом

Перевозочный документ – транспортная железнодорожная накладная – состоит из четырех листов:

1. оригинал накладной (выдается перевозчиком грузополучателю);

2. дорожная ведомость (составляется в необходимом количестве экземпляров – для перевозчика и участников перевозочного процесса, в том числе не менее двух дополнительных экземпляров для каждой участвующей в перевозке грузов инфраструктуры: один экземпляр – для входной железнодорожной станции, находящейся в данной инфраструктуре, второй – для выходной станции из инфраструктуры);

3. корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика);

4. квитанция о приеме груза (остается у грузоотправителя).

От правильности заполнения накладной во многом зависит сохранность грузов и выполнение сроков доставки. Кроме того, правильное составление накладной способствует обеспечению безопасности движения поездов, ускорению оборота вагонов и правильности расчетов за перевозки[13]. Таким образом, накладная имеет юридическое и расчетное значение, поэтому ее графы должны заполняться отправителем отчетливо на пишущей машинке без подчисток и помарок, а изменения сведений, внесенных в накладную железной дорогой, должны быть заверены подписью работника дороги и штемпелем станции.

Оформление перевозочных документов в электронном виде – электронной транспортной железнодорожной накладной – производится:

o грузоотправителем и перевозчиком при наличии договора об электронном обмене данными или обмене электронными документами между грузоотправителем и перевозчиком;

o перевозчиком при перевозке груза в сопровождении электронной накладной;

o грузополучателем и перевозчиком при наличии договора об электронном обмене документами между грузополучателем и перевозчиком.

При перевозке грузов, оформленных перевозочными документами в бумажном виде, оригинал накладной вместе с дорожной ведомостью следует с грузами до станции назначения. Оригинал накладной выдается грузополучателю под роспись в дорожной ведомости. Квитанция о приеме груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе корешка дорожной ведомости. Корешок дорожной ведомости остается у перевозчика на станции отправления.

В связи с различием условий некоторых видов перевозок и с целью упрощения их оформления и учёта предусмотрено составление специализированных накладных на перевозку грузов. Поскольку ООО «Тимос» занимается экспортом лесных грузов в Финляндию, рассмотрим специализированную накладную, предназначенную, в соответствии с Соглашением о прямом международном сообщении между Российской Федерацией и Финляндией, для оформления железнодорожных грузоперевозок между Россией и Финляндией. Образец незаполненной накладной для сообщения между Россией и Финляндией приложен к данной дипломной работе. Рассмотрим на его примере правила заполнения транспортной железнодорожной накладной.

Транспортная железнодорожная накладная заполняется на нескольких этапах перевозочного процесса. Заполнение производится как кириллицей, так и латинским шрифтом, в зависимости от граф накладной, а также от направления движения груза. Сначала заполнение некоторых граф накладной производит грузоотправитель. Графы «№ вагона», «Подъемная сила», «Количество осей» заполняются на основании данных, нанесённых на вагоне. В графе «Станция и дорога отправления» указывается наименование станции отправления и дороги отправления на языке отправителя, а также код станции отправления. В графе «Станция и дорога назначения» указываются точное наименование станции и дороги назначения груза на языке получателя, а также код станции назначения. В графе «Отправитель, почтовый адрес» указывается полное наименование грузоотправителя и его почтовый адрес с индексом на языке отправителя, а также код, присвоенный перевозчиком. Графа «Получатель, почтовый адрес» заполняется аналогично графе «Отправитель, почтовый адрес», только на языке получателя. В графе «Пограничные станции перехода» указываются наименования и коды станций передачи груженых или порожних вагонов с железных дорог России на железные дороги Финляндии или наоборот. В графе «Погружено» отмечается крестиком клеточка «отправителем», если погрузка осуществляется средствами грузоотправителя, или «железной дорогой», при погрузке средствами перевозчика. В графе «Число мест» указывается количество мест груза в отправке, если же грузы перевозятся насыпью, навалом или наливом – делаются соответствующие отметки. В графе «Род упаковки» указывается сокращенное наименование упаковки груза, для неупакованного груза делается специальная пометка. В графе «Наименование груза» указывается наименование груза и его код. При недостатке в накладной места для перечисления всех перевозимых по одной отправке грузов грузоотправитель на бланках установленного формата составляет перечень с указанием количества мест, упаковки, наименования и массы всех перевозимых грузов. Перечень составляется в четырех экземплярах, заверенных печатью, используемой при финансовых операциях, и подписью лица, уполномоченного грузоотправителем. Общее количество мест и масса грузов указываются в соответствующих графах накладной, а в графе «Наименование груза» делается ссылка на прилагаемый перечень грузов. Экземпляры перечня прочно прилагаются к листам накладной. Кроме того, в графе «Наименование груза» под наименованием может указываться ряд других предусмотренных требований. В частности количество и высота основных штабелей и количество штабелей, уложенных в верхней суженой части очертаний погрузки (в «шапке»), - при перевозке лесных грузов с использованием верхней суженой части очертания погрузки, а также высота погруженного леса над уровнем борта полувагона. В графе «Вес в килограммах определен» соответственно вписывается вес в столбик «отправителем» или «железной дорогой», в зависимости от того, кем определялся вес груза. В графе «Итого мест прописью» указывается общее количество мест груза в отправке. В графе «Итого вес прописью» указывается прописью общий вес груза по отправке, включая вес съемного оборудования (заполняется в тех случаях, когда масса груза определялась грузоотправителем). В графе «Пломбы» указывается, в случае их наличия, количество пломб на вагоне, контрольные знаки и тип запорно-пломбировочного устройства. Графа «Способ определения веса» заполняется в тех случаях, когда вес определялся грузоотправителем или грузоотправителем совместно с перевозчиком. При определении веса груза на весах или расчетным путем указывается значение предельной погрешности измерения массы, а при определении веса груза по стандарту указывается стандартный вес одного грузового места: в числителе – масса брутто, в знаменателе – масса нетто. В графе «Подпись отправителя» грузоотправитель разборчиво расписывается, а также указывает свою должность (за исключением, когда доверенность на заполнение транспортной железнодорожной накладной выдана лицу, не являющемуся сотрудником юридического лица, отправляющего груз), фамилию и инициалы. В графе «Особые заявления отправителя» в определенных случаях грузоотправителем делаются  различного рода отметки. Например, заносятся необходимые для грузополучателя сведения об ассортименте грузов, марке продукции и прочее. В графе «Документы, приложенные отправителем» указываются наименования прилагаемых к транспортной железнодорожной накладной грузоотправителем документов (например, спецификация, технический паспорт, чертежи закрепления инвентарного несъемного крепления и прочее), а также документов, установленных требованиями органов, уполномоченных осуществлять государственный контроль. Прикладываемые документы должны быть прочно прикреплены к оригиналу накладной. В графе «Род отправки» ставится крестик в клеточке «мелкая», в случае, если груз отправляется мелкой отправкой, или «повагонная», если производится повагонная отправка груза.

Далее заполнение ряда граф производится перевозчиком на станции отправления. В частности заполняется ряд граф, необходимых для расчета железнодорожного тарифа. Кроме того, проставляется календарный штемпель станции отправления.

В пути следования все предусмотренные правилами перевозок грузов отметки в транспортной железнодорожной накладной производятся перевозчиком в графе «Отметки железной дороги». При составлении в пути следования актов, относящихся к данной перевозке, необходимые данные указываются в графе «Коммерческий акт». Там указываются номер акта, дата его составления, станция составления, причина по которой составлен акт (например, недостача мест, недостача веса), а также подпись ответственного лица. При пересечении границы таможенными органами делаются необходимые пометки в графе «Отметки таможни».

По прибытии на станцию назначения, в транспортной железнодорожной накладной проставляется календарный штемпель станции. В графе «Уведомление получателя о прибытии груза» указывается время уведомления грузополучателя о прибытии груза, фамилия лица, производившего уведомление и его подпись. При производстве выдачи груза и оригинала транспортной железнодорожной накладной проставляются соответствующие отметки в графе «Выдача груза получателю», а получатель после получения груза подписывается и проставляет дату в графе «Груз получил».