Структура сообщения электронной почты

 

Сообщение электронной почты обычно состоит из следующих частей:

• адреса (адресов) получателей (если необходимо указать несколько адресов получателей, то они разделяются точками с запятой);

•   адреса (адресов получателей), которым направляется копия сообщения;

•   темы сообщения — краткого описания содержания сообщения, отметим, что в соответствии с сетевым этикетом (есть и такой) указание содержательной темы сообщения обязательно, дело в том, что многие пользователи получают десятки сообщений электронной почты ежедневно, и тема сообщения помогает рассортировать полученную почту — многие сообщения можно уничтожить, не читая их целиком, например, рекламу;

•   тела сообщения, которое собственно и содержит сообщение;

•   вложений — в сообщение можно вкладывать различные файлы (изображения и даже программы);

•   обратный адрес и подпись — большинство почтовых клиентов могут быть настроены так, чтобы добавлять в конец письма подпись отправителя (текст или даже изображение собственноручной подписи).

Создание сообщений осуществляется обычно с помощью специализированных клиентов, например, Outlook, Outlook Express, The Bat и т.д. Передача данных между клиентом и сервером электронной почты осуществляется по протоколу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol — простой протокол передачи электронной почты).

Многие серверы электронной почты имеют Web-интерфейс, в этом случае для создания и передачи сообщения используется web-браузер и протокол HTTP.

 

 

Итак, конечной целью создания всякого электронного сообщения является его отправка, так что введем свое первое сообщение и отправим его по электронной почте.

1. Щелкнем на кнопке «Создать сообщение». На панели инструментов откроется диалоговое окно «Создать сообщение», в котором мы создадим свое сообщение.

2. В поле «Кому» введем адрес электронной почты лица, которому мы посылаем сообщение. Если адрес есть в адресной книге, откроем ее, щелкнув на кнопке «Выбрать получателя». В левом поле открывшегося окна «Выбор получателей» представлены записи из нашей адресной книги. Выберем имя абонента и щелкнем на кнопке «Кому», а затем на кнопке «ОК».

3. (Необязательно) Если мы хотим послать кому-нибудь копию этого сообщения, введем его адрес электронной почты в поле «Копия» или откроем окно «Выбор получателей», выберем нужную фамилию и щелкнем на кнопке «Копия», а затем на кнопке «ОК». Повторим эту процедуру и выберем «Слепая», если хотим отправить скрытую копию.

4. (Необязательно) Введем текст с описанием темы сообщения в поле «Тема

Копии». Если нам нужно отослать несколько копий одного документа разным лицам введем через запятую их адреса в поле «Копия».

5. Щелкнем в текстовом поле внизу окна «Создать сообщение» и введем свое сообщение.

6. После завершения ввода текста щелкнем на кнопке «Отправить» (первая кнопка на панели инструментов с подписью и изображением конверта), чтобы отправить сообщение

Зачем нужна эта кнопка? Чтобы узнать назначение каждой кнопки панели инструментов, можно обратиться к справочной системе. Либо просто задержать указатель мыши несколько секунд на кнопке, в результате появится всплывающая подсказка, описывающая назначение этой кнопки.

 

Вопрос 2. Работа с поступающей почтой

Работа с почтой

 

При работе с электронной почтой все аналогично, только не надо пешком идти в почтовое отделение забирать почту, достаточно соединиться с почтовым отделением — сервером электронной почты. Забор почты осуществляется с помощью протоколов POP3 (протокол почтового отделения, версия 3) и протокола IMAP. Последний является более новой разработкой и предоставляет дополнительные возможности. О том, какой протокол необходимо использовать для забора почты с сервера учебного заведения говорится в правилах использования учебных ресурсов. Возможно получение почты и с помощью web-клиента по протоколу HTTP.

Итак, получатель соединяется в почтовым отделением, в качестве ключа при этом служит имя пользователя (Vasia в приведенном выше примере) и пароль. Делается это для того, чтобы никто другой, кроме получателя, не смог забрать почту. После этого почтовые сообщения передаются получателю. Вот здесь и сказывается разница протоколами POP3 и IMAP. С помощью POP3 возможно только получение почтовых сообщений целиком, IMAP позволяет получать только заголовки сообщений, просматривать их, принимать решение, получить их или уничтожить на сервере. Очень обидно терять время и деньги, получая сообщение с ненужным двухмегабайтным документом Word, содержащим, например, рекламу!

По умолчанию почта попадает в папку входящих сообщений, как это показано ниже на рисунке. Перечень входящих сообщений расположен в верхнем правом окне на рисунке. Сообщения в перечне можно сортировать по различным критериям: дате получения, отправителю и т.п. Выделенное сообщение отображается в нижнем окне. Сообщение можно удалить, нажав клавишу Del или перетащив его в папку Удаленные. Безвозвратно сообщение можно удалить, очистив папку Удаленные.

Если Мы получаем много сообщений, то целесообразно их разложить в различные папки, делать это можно вручную, создав соответствующие папки или автоматизировать процесс сортировки, создав соответствующие правила.

Отправителю полученного сообщения можно либо послать новое сообщения, либо ответить на сообщение, это очень удобно получателю, так как в ответное сообщение копируется текст исходного сообщения. Использование механизма ответа на сообщение позволяет создавать цепочки сообщений (т.е. ответ на ответ и т.д.). Такие цепочки обычно имеют единую тему и легко позволяют отследить переписку по данному вопросу. Почтовые клиенты организуют цепочки сообщений в иерархические структуры, которые можно развертывать и сворачивать.

Работу с электронной почтой очень облегчает адресная книга (нижнее левое окно на рис.) В нее можно заносить не только электронные, но и обычные адреса и телефоны людей и организаций.

Электронная почта является основным средством общения при дистанционном обучении. Дело в том, что электронная почта позволяет отправлять и получать информацию тогда, когда это удобно пользователю, например, утром перед работой или поздно вечером перед сном, не заботясь о том, подключен ли получатель сообщения в данный момент к сети.

В свою очередь получатель в удобном для него/нее месте и в удобное время получит и ответит на Ваше сообщение. Другой вопрос, что при регламентированном общении, например, между администрацией учебного заведения и обучаемым должны быть установлены правила такого общения, например, максимально допустимое время ответа на сообщение.

Иногда адресные книги организаций, в том числе и учебных заведений публикуются на Web-серверах. С одной стороны это очень удобно — можно найти адрес любого сотрудника организации, а с другой стороны служит источником информации для рассылки спама.

 

Спам

 

После дефолта 1998 года многие коммерческие организации осознали, что Интернет является средой для распространения рекламы и стали использовать электронную почту для рассылки ненужной пользователям информации — спама. В настоящее время отсутствует удовлетворительное решение задачи автоматизированного избавления от спама. Просто нужно не оставлять где попало свои электронные адреса, а если спамеры достали, время от времени менять электронные адреса на бесплатных серверах электронной почты, например, mail.ru, используя служебные адреса исключительно для деловой переписки.

Наряду с обычной электронной почтой, используемой для общения между отдельными людьми, серверы электронный почты (а также специализированные программы) позволяют организовать так называемые списки рассылки для рассылки сообщений большим группам пользователей. Именно этим и занимаются спамеры. Однако списки рассылки могут быть использованы и в благих целях, например, для рассылки напоминаний о необходимости сдачи обязательных заданий или академической задолжности.