Хранение первичных учетных документов и бухгалтерских документов

Все первичные бухгалтерские и кассовые документы, поступившие в составе ежедневных отчетов из структурных подразделений, после проверки отчетов, составления ежедневного баланса, сверки данных аналитического учета с синтетическим, формируются и брошюруются в сшивы (папки) раздельно по бухгалтерским и кассовым документам, в зависимости от сроков хранения.

Все документы по вкладам физических лиц (в т. ч. и кассовые) передаются в сектор контроля по вкладам физических лиц и пластиковым картам ОБУиО для проверки, формирования и хранения в соответствии с Инструкцией № 7-2-р (с учетом изменений и дополнений).

Документы по кредитам индивидуальным заемщикам (в т. ч. и кассовые) помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику и хранятся в несгораемых шкафах в общем отделе.

В уполномоченных дополнительных офисах документы по кредитам индивидуальным заемщикам (в том числе и кассовые) помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику и хранятся в несгораемых шкафах, расположенных в дополнительных офисах.

Первичные учетные документы по кредитам юридическим лицам помещаются в отдельные сшивы (папки) по каждому заемщику и хранятся в СОКР ОБУиО.

По кредитам выданным в "уполномоченных допофисах" платежные документы на выдачу и отсканированные платежные документы на погашение обязательств по кредитному договору формируются в отдельные сшивы работником СОКР ОБУиО. Первые экземпляры платежных документов на погашение обязательств по кредитному договору в течении действия кредитного договора формируются в сшивы по каждому Заемщику бухгалтерским работником УДО. После закрытия кредитного договора сформированный сшив в УДО отправляется почтой работнику СОКР ОБУиО Бухгалтерские документы брошюруются с учетом следующего:

Первичные бухгалтерские документы подшиваются за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов.

Документы по принятым платежам от населения, поступающие в бухгалтерское подразделение: Извещения платежных документов ф. № ПД (налог), извещения ф. № ПД-4р, вторые экземпляры платежных документов - Заявлений физического лица на перевод денежных средств, извещения платежных документов, разработанных организацией; платежные поручения, сформированные на бумажных носителях структурными подразделениями, послужившие основанием для оформления платежного поручения на перечисление средств, помещаются в сшив документов дня.

Бухгалтерские документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам;

Бухгалтерские документы по внебалансовым счетам подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, затем кредитованных внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и 99999, помещаются в документы дня после документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними. Также в конце сшива помещается Ведомость оборотов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) помещаются:

- кассовые документы по операциям кладовой;

кассовые документы структурных подразделений в разрезе ВСП (ОПЕРО, дополнительных офисов, ОКВКУ);

- бухгалтерские документы по операциям с драгоценными металлами;

- бухгалтерские документы по операциям с иностранной валютой;

- документы по хозяйственным операциям;

- документы по вкладам физических лиц (в т. ч. и кассовые);

- документы по кредитам, индивидуальных заемщиков (в т. ч. и кассовые);

- документы по кредитам, предоставленным юридическим лицам;

- бухгалтерские документы по операциям, совершаемым с использованием банковских карт;

- бухгалтерские документы по уполномоченным дополнительным офисам;

- документы по другим операциям с различными сроками хранения, если срок хранения этих документов отличен от срока хранения основного сшива бухгалтерских документов (5 лет).

Сброшюрованные бухгалтерские документы подсчитываются и сумма их сверяется с итогами оборотной ведомости (Приложение 8 к Положению № 302-П). Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Реестры документов по операциям структурных подразделений ф. № 333 помещаются в отдельные сшивы в разрезе структурных подразделений.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Допускается формирование бухгалтерских документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных бухгалтерских документов наклеивается ярлык, оформленный в соответствии с Правилами № 304-2-р (со всеми изменениями и дополнениями).

Отдельной строкой в ярлыке может указываться сумма бухгалтерских документов, сформированных при совершении операций в электронном виде и помещенных в электронные архивы.

По документам, находящимся в отдельных сшивах, должны быть сформированы справки об изъятых документах, которые помещаются в начале основного сшива.

В каждой папке должна быть лента подсчета по балансовым и внебалансовым счетам, на которой делается надпись:

“документы сброшюрованы и подшиты ______________”

(подпись)

На обложке основной папки делается надпись: "с данными бухгалтерского учета сверено", подпись начальника СОКР ОБУиО.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы текущего месяца хранятся в секторе операционно-кассовых расчетов. После сдачи месячного отчета документы передаются в архив отделения.

В уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы хранятся в самом дополнительном офисе.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно.

После сдачи годового отчета бухгалтерские документы года, предшествующего отчетному, перемещаются в архиве для хранения на общих основаниях.

Якутское отделение № 8603 вправе организовать хранение бухгалтерских документов (первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, лицевых счетов, выписок ф. 19, бухгалтерской отчетности) в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, предусмотренным нормативными документами Банка России, действующими на момент создания документа.

Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, изложенными в настоящих Правилах.

При хранении бухгалтерских документов должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

База данных бухгалтерских документов, формируемая с применением средств автоматизации, ведется с обязательным резервированием и должна обеспечивать гарантированное сохранение информации в течение сроков, установленных для хранения соответствующих документов.

Изъятие документов осуществляется в соответствии с требованиями Положения № 302-П (с учетом изменений и дополнений), изложенных в пункте 4.9 раздела 4 "Хранение документов" части III "Организация работы по ведению бухгалтерского учета".

Кассовые документы структурных подразделений формируются бухгалтерскими работниками (по операциям хранилища - работниками кладовой) в сшивы (папки) порядком, предусмотренным Положением № 318-П, Регламентом № 628-4-р.

Суммовые данные сброшюрованных документов подсчитываются с применением ПТК с выводом информации на печать. Ленты подсчета кассовых документов формируются по приходу и расходу в номинале по видам валюты. Ленты подсчета кассовых документов по операциям с драгоценными металлами формируются по приходу и расходу в рублях.

При формировании кассовые документы филиала банка подбираются сначала по дебету счета по учету кассы в порядке возрастания номеров кредитуемых балансовых счетов, затем по кредиту этого счета в порядке возрастания номеров дебетуемых балансовых счетов. При формировании кассовых документов по операциям с иностранной валютой по одному номеру балансового счета кассовые документы подбираются в порядке возрастания цифровых кодов валюты. Мемориальные ордера подбираются в порядке возрастания номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, кроме счетов № 99998 и № 99999, затем кредитуемых внебалансовых счетов, кроме № 99998 и № 99999.

Мемориальные ордера на переоценку остатков денежной наличности и ценностей в иностранной валюте помещаются в бухгалтерские документы дня.

Мемориальные ордера на переоценку драгоценных металлов помещаются в кассовые документы дня.

Кассовые документы по совершенным за день операциям должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего праздничного дня в дело (сшив) за каждый день. Кассовые документы, оформленные в послеоперационное время, выходные дни, нерабочие праздничные дни, передаются заведующему кассой соответственно на следующий или в первый рабочий день после выходного дня, нерабочего праздничного дня. При необходимости кассовые документы могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). В отдельные папки брошюруются кассовые документы, срок хранения которых превышает пять лет, в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на лицевой стороне папки кассовых документов делается отметка. В случае функционирования в филиале банка отдельных хранилищ: основного (одного или нескольких, специализирующихся на работе с определенными видами денежной наличности и ценностей) и ночного, кассовые документы по совершенным ими операциям формируются в отдельные дела (сшивы) по каждому из хранилищ, в которых назначены разные группы должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, а также по дебету и кредиту мемориальных ордеров, распечатанная на бумажном носителе (далее - ленты подсчета), подписывается кассовым работником, производившим формирование кассовых документов, помещается в дело (сшив) впереди всех документов.

На лицевой стороне папки документов наклеивается ярлык (Приложение № 15 к Регламенту № 628-4-р).

В отдельных колонках (в том числе в отдельных делах) должны быть сделаны записи о количестве и суммах кассовых документов по:

вкладам физических лиц - переданных в подразделения последующего контроля по вкладам физических лиц;

кредитам индивидуальным заемщикам - помещенных в отдельные сшивы (папки) по каждому ссудозаемщику;

другим операциям (отдельными строками по каждому их виду) - помещенных в отдельные сшивы (папки) со сроками хранения, превышающими пять лет.

По документам, находящимся в отдельных сшивах, должны быть сформированы справки об изъятых документах, которые помещаются в начале сшива кассовых документов по операциям структурных подразделений.

В тексте оттиска штампа с кассовыми документами структурных подразделений в поле "кассовый работник, формировавший дело" проставляется подпись бухгалтерского работника, формировавшего кассовые документы.

Не позднее следующего рабочего дня итоги документов должны быть сверены с данными бухгалтерского учета и заверены подписью.

Для сверки итогов кассовых операций структурных подразделений и хранилища ценностей, включая операции в иностранной валюте и драгоценных металлах с данными бухгалтерского учета формируется "Оборотная ведомость", форма которой приведена в Приложении № 2 Правил № 304-2-р. В "Оборотной ведомости" наряду с итогами по счетам второго порядка выводятся итоги в разрезе структурных подразделений и по хранилищу ценностей.

Итоги сброшюрованных кассовых документов структурных подразделений сверяются - начальником сектора обработки первичной отчетности ОБУиО (или исполняющего обязанности) с данными бухгалтерского учета и заверяются его подписью.

Справки ф. ф. №№ 0482446 и 0482446-ВСП, ф. № 339, журналы ф. № 0482427-ВСП, контрольные ведомости ф. ф. №№ 0482176, 0482176-в, 0482176-д, 0482176-ц, сводные справки о кассовых оборотах, сводные справки о кассовых оборотах по операциям с драгоценными металлами и сводные справки о кассовых оборотах по операциям с монетами из драгоценных металлов помещаются в кассовые документы.

Заверенные сшивы кассовых документов передаются заведующему кассой для дальнейшего хранения.

Прием сшивов кассовых документов в хранилище удостоверяется подписью заведующего кассой на сшиве кассовых документов структурных подразделений.

На лицевой стороне сшива (папки) кассовых документов по операциям кладовой указывается общее количество и сумма всех кассовых документов по операциям структурных подразделений.

Хранение кассовых документов осуществляется под ответственностью заведующего кассой.

При организации хранения кассовых документов в хранилище, сшивы кассовых документов на внебалансовых счетах не учитываются.

Сшивы кассовых документов в уполномоченных дополнительных офисах №№ 067, 068, 070, 071, 074, 076, 077, 078, 081, 084, 085, 0115, 0130, 0135, 0144 хранятся в хранилище ценностей в самом дополнительном офисе.