2020-01-14
582
Цель создания базы данных
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности.
Целью создания БД является разработка автоматизированной системы, обрабатывающей информацию с использованием программного обеспечения персонального компьютера. Что значительно облегчает работу любого предприятия.
В качестве примера возьмем организацию ООО”Форум Компьютерс” и рассмотрим базу данных применяемую на ней.
Менеджеры фирмы желают постоянно иметь под рукой данные о товаре,имеющемся в данный момент в наличии. При этом мы располагаем сведениями о товаре (минимальном наборе его характеристик — марка, описание товара, тип товара, серийный номер, цена); о поставщиках, у которых мы покупаем товар, (название организации, к кому обращаться, его должность в организации, адрес и телефон); о собственно закупках товара (описание заказа, обещанная дата доставки, фактическая дата доставки, цена за доставку товара); о сотрудниках; о доставке товара; о клиентах или покупателях.
Проектируя базу данных, мы столкнёмся с рядом задач, которые нам предстоит решить. Вот, например, можно видеть, что хранение всей этой информации вкупе приведет к тому, что данные хоть и будут структурированы и содержаться в одной таблице, но кто захочет постоянно вводить данные о товаре, если мы его продаем 10 раз за один день? А о поставщике, если он поставляет несколько видов товара?
Таким образом, можно создать таблицы — «Товары», «Поставщики», «Заказы», «Доставка», «Сотрудники», «Клиенты» каждая из которых будет хранить строго определенный набор данных.
Но в этом случае появляется другой вопрос: а как можно узнать, какой поставщик доставил тот или иной товар? Сколько товара осталось на складе? Сколько продано товара? И какой именно товар продается согласно записи таблицы «Заказы»? Для решения этой задачи нужно определить между таблицами отношения — то есть в таблицу «Заказы» необходимо ввести поле, содержащее наименование товара, и поле, содержащее сведения о проведённых сделках: заказано, получено и т.д.. Однако если мы будем нумеровать (или кодировать) записи, то проблема лишних обращений к клавиатуре будет еще быстрее решена, за счет ввода только номера товара (код товара), номера заказа (код заказа), номера операции (код операции) — при условии, что соответствующие поля будут введены в состав таблиц «Товары», «Поставщики», «Заказы», «Клиенты», «Сотрудники».
Планирование процесса разработки
Процесс разработки проекта состоит из четырёх стадий:
1. сбора и анализа требований к проектируемой базе данных;
2. анализа архитектуры;
3. планирования процесса разработки;
4. реальное построение СУБД.
Стадия сбора и анализа требований заключается в общении с пользователями данной БД и фиксации их требований: постоянный, быстрый, а главное удобный доступ к интересующей информации; возможность легко вносить, изменять и удалять различные данные и т. д.
Стадия анализа архитектуры СУБД состоит в выборе дизайна, технологий обработки информации и инструментов разработки БД и СУБД. В данном примере инструментом будет являться СУБД Microsoft Access.
Стадия планирования – создание планов по: закупке продукции, её реализации, стоимости, ресурсам, издержкам, прибыли и т. д.
Стадия построение СУБД заключается в проведении работ, контроля выполнения планов и оценки полученных результатов.
Требования, предъявляемые к проектируемой СУБД
1. Функциональность – описание необходимых функций СУБД, возможность и правила работы с ними.
Пример: возможность не хранить некоторые данные, а рассчитывать их при запросах по исходным данным.
2. Производительность – время исполнения запроса, ёмкость БД, количество обслуживаемых клиентов.
Пример: возможность поддерживания большого количества пользователей корпоративной сети при среднем времени выполнения запроса.
3. Безопасность – ограничиваются возможностями использования данных для обработки.
Пример: предусмотреть необходимую регистрацию пользователей и предоставления им права постоянного доступа.
4. Масштабируемость – возможность увеличения количества полей, записей полей, пользователей, периодичность передачи данных.
5. Возможность изменения конфигураций – показывает, насколько заказчик может изменять программное обеспечение с помощью разработчика.
Пример: администратор должен иметь возможность изменять и формировать новые запросы, формы и т. д.
6. Совместимость – возможность совместимости работы с разными СУБД.
7. Доступность – определяет количество часов обслуживания пользователей, длительность проведения работ.
Пример: администратор СУБД регистрирует время для архивации данных и проведении профилактических работ.
8. Простота эксплуатации – определяет условия, которые создают удобства использования СУБД.
9. Простота освоения СУБД – определяет допустимую длительность освоения приёмов управления СУБД.
Итак, набросав примерный проект базы данных, приступим к его реализации.
Проектирование бд в среде Microsoft Access
Основные сведения
Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).
База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.
Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.
Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:
1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.
2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.
3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.
Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.
Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator, а так же рядом других Web браузеров.
Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных являются разделяемыми ресурсами в сети. В Access реализована надёжная система защиты от несанкционированного доступа к файлам.
База данных храниться в одном файле, но профессиональные пользователи предпочитают разделять базу данных на два файла: в одном хранятся объекты данных (таблицы, запросы), в другом объекты приложения (формы, отчёты, макросы, модули).
В последних версиях Access представлен новый формат файла (MDE) – библиотеки, с помощью которого можно создавать приложения, не включая VBA код.
Несмотря на то, что Access является мощной и сложной системой, его использование не сложно для непрофессиональных пользователей.
Системные требования
1. Процессор 80486DX33 или мощнее
2. Windows 95/98/2000/XP или Windows NT (версия не ниже 3.51)
3. Не мене 12 Мб оперативной памяти (для совместной работы с другими приложениями не менее 24 Мб)
4. Около 100 Мб дискового пространства (только для Access и новых баз данных).
Основные функции
1. Организация данных. Создание таблиц и управление ими.
2. Связывание таблиц и обеспечение доступа к данным. Access позволяет связывать таблицы по совпадающим значениям полей, с целью последующего соединения нескольких таблиц в одну.
3. Добавление и изменение данных. Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).
4. Представление данных. Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.
5. Макросы. Использование макросов позволяет автоматизировать
повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.
6. Модули. Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.
7. Защита базы данных. Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.
8. Средства печати. С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.
Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.
Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.
Элементы базы данных
1. Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.
2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.
3. Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.
4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.
5. Макросы (см. выше)
6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями.
Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.
База данных может содержать до 32768 объектов.
В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.
Основные типы данных
1. Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.
2. МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
3. Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.
4. Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.
5. Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.
6. Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.
7. Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.
8. Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.
9. Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.
Панели и меню
До сих пор приходилось иметь дело с отдельными объектами Access. И с каждым из них нужно работать в интерактивном режиме, открывая в окне базы данных вкладку требуемого объекта.
Но можно связать объекты в единое приложение. При этом вам не потребуется умение создавать сложные программы. Благодаря использованию кнопочных форм, диалоговых окон и меню работу с приложением можно автоматизировать и упростить, скрывая от пользователя ненужные в текущий момент объекты Access. Кнопочная форма представляет собой созданную пользователем форму с кнопками. С их помощью можно, например, запускать макросы открытия форм и печати отчетов. С помощью кнопочной формы выполнить несколько действий можно, щелкнув на одной кнопке. Используя кнопочную форму и другие объекты можно объединять созданные ранее объекты базы данных в одном приложении (при этом приложение может иметь вид, отличный от внешнего вида Access). В основном кнопочная форма используется в качестве главного меню приложения.
Поскольку кнопочная форма выполняет только роль меню приложения, в ней следует использовать минимальное число элементов управления. Поэтому обычно в кнопочную форму включают только кнопки, надписи, рамки объектов, линии и прямоугольники. Другие типы элементов управления, такие как текстовые поля (связанные с полями базы данных), списки, поля со списком, диаграммы и подчиненные формы, обычно в этой форме не используются. Создавая кнопочную форму, в ней следует разместить надписи, а также линии, прямоугольники или рисунки, чтобы сделать ее эстетически более привлекательной. Кнопка является простейшим элементом управления формы и используется для запуска макроса. В Access благодаря макросам, запускаемым с помощью кнопок, можно выполнять самые различные задачи.
Помимо кнопочной формы Access позволяет создать специальное меню, с помощью которого можно расширить возможности разрабатываемой системы. В это меню можно добавить часто используемые команды, а также команды, которые уже заданы для кнопок формы. Созданное меню заменит стандартное меню Access. Специальное меню связано с формой. Можно создать одно меню и использовать его в нескольких формах.
В Access можно создать три типа меню:
1. Menu Bar. Обычное меню, которое может располагаться вверху формы и иметь выпадающие подменю.
2. Tool Bars. Группы пиктограмм, обычно располагающиеся под меню.
3. Shortcut Bar. Меню, всплывающие после щелчка правой кнопки мыши.
