Режимы работы с базами данных

 

Обычно с базами данных работаю две категории пользователей. Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком.

Вторая категория исполнителей, работающих с базами данных, - пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием.

Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры базы и создание ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения базы или получения данных из нее.

 

Объекты базы данных

 

Таблицы.

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы.

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы.

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Отчеты.

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

 

Работа с базами данных в OpenOffice.Org BASE

OpenOffice.org BASE

 

Находясь в базе данных OpenOffice.org, можно пользоваться данными, хранящимися в различных форматах файлов баз данных. Исходно база данных OpenOffice.org поддерживает некоторые обычные файловые форматы баз данных, например dBase. Кроме того, можно использовать базу данных OpenOffice.org для подключения к внешним реляционным базам данных, например, к базам данных MySQL или Oracle.

Использование справочной системы OpenOffice.org BASE

 

Во время работы часто возникают вопросы по выполнению тех или иных задач. OpenOffice.org BASE имеет хорошую справочную систему, которая поможет ответить практически на любой вопрос. Для вызова справки выберете пункт Вызов справки.

 

Создание базы данных в OpenOffice.org BASE

 

Чтобы создать новый файл базы данных, выберите команду меню Файл - Создать - База данных.

С помощью мастера баз данных можно создать файл базы данных и зарегистрировать новую базу данных в OpenOffice.org Base.

Чтобы открыть файл базы данных, выберите команду меню Файл - Открыть. Из списка Тип файла выберите для просмотра только Документы базы данных. Выберите документ базы данных и щелкните Открыть.

 

Создание таблиц

 

Рассмотрим создание таблицы на примере. Создадим таблицу, содержащую информацию о книгах, хранящихся в библиотеке.

Для создания таблицы откройте файл базы данных, в которой требуется создать новую таблицу. Щелкнете значок Таблицы. Чтобы создать новую таблицу, выберите Создание таблицы в режиме дизайна.

Теперь можно создать поля для таблицы в режиме дизайна (Рисунок 1).

 

Рисунок 1

 

Введите новые поля в строки сверху вниз. Щелкните ячейку Имя поля и введите имя для каждого поля данных.

В следующей ячейке справа определите Тип поля. Щелкнув в этой ячейке, выберите тип поля из списка.

В каждое поле можно вводить данные, соответствующие заданному типу. Например, нельзя ввести текст в числовое поле. Поля записок в формате dBase III являются ссылками на внутренне управляемые текстовые файлы, которые могут содержать до 64 КБ текста.

Для каждого поля можно ввести Описание. Текст описания будет возникать в виде всплывающей подсказки при наведении курсора на заголовок в представлении таблицы.

Введите свойства для каждого выбранного поля данных. В зависимости от типа базы данных некоторые возможности ввода могут быть недоступны.

В поле Значение по умолчанию введите содержимое по умолчанию для каждой новой записи. Это содержимое потом можно будет изменить.

В поле Обязательное укажите, может ли поле оставаться пустым.

В поле Длина можно открыть список с вариантами выбора. После того как все поля будут заполнены, откройте таблицу для заполнения, для этого в окне базы данных щелкните два раза левой кнопкой мыши на названии таблицы. Заполненная таблица выглядит следующим образом (Рисунок 2).

 

Рисунок 2

Связи

 

При существовании связей между именем поля в одной таблице и именем поля в другой таблице эти связи можно использовать в запросе.

Если, к примеру, имеется электронная таблица для книг с названием издательства и электронная таблица, в которой хранятся адреса и главные редакторы всех издательств, то существует связь между двумя полями данных "название издательства". Теперь, чтобы создать запрос всех книг и адресов их издания, необходимо получить данные из двух электронных таблиц. Для этого требуется указать в OpenOffice.org base, какая связь существует между данными этих электронных таблиц.

 

Создание запросов

 

Если вам часто приходится обращаться только к подмножеству своих данных, которые могут быть хорошо определены условием фильтра, рекомендуется составить запрос. По сути, это просто новое представление отфильтрованных данных. Открыв запрос, вы увидите текущие данные в виде таблицы, которую вы определили.