Координация деятельности. Проведение деловых совещаний

Координация деятельности организации – это:

1) синхронизация прилагаемых усилий, их объединение в единое целое;

2) процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно добиться установленной цели;

3) распределение обязанностей (ответственности). Координация – управленческая деятельность по обеспечению взаимосвязи и слаженности субъектов, объектов и процессов труда во временных и пространственных рамках.

Возможности координации: создает предпосылки для пропорционального и непрерывного функционирования системы управления за счет установления прочных связей между подразделениями организации и исполнителями.

Особенности координации: в крупных организациях с высокой степенью специализации и распределения обязанностей достижение требуемого уровня координации требует от руководства определенных усилий.

Проблемы, возникающие при координации деятельности на уровне подразделения:

1) возможность возникновения противоречий при выполнении различных производственных функций, в частности в отношении объема необходимых для производства запасов. Задача контрольных органов заключается в оптимизации количества запасов;

2) ущемляются долгосрочные интересы организации за счет получения отделом кратковременной выгоды;

3) в результате наличия слишком большого числа снабженческих отделов или отделов по сбыту готовой продукции возникают проблемы;

4) существуют проблемы внутренних цен, когда каждое подразделение определяет собственную цену производства, чтобы оценить эффективность своей деятельности;

5) существует опасность разграничения определенных видов деятельности, которые должны быть тесно взаимосвязаны.

Наиболее результативна координация в тех случаях, когда сотрудник видит вклад собственного труда в достижение целей организации. Поэтому очень важно, чтобы каждый сотрудник предприятия был осведомлен о генеральной линии развития организации, ее задачах и целях.

Координация деятельности с помощью комиссий. Комиссии зачастую являются единственным средством координации различных функций организации. Здесь осуществляется обмен мнениями, лучше понимаются проблемы, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый сотрудник может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения своих коллег.

Координация деятельности и средства связи. Проблемы развития достаточно эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.

Когда руководитель передает информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Значительным является и обратный процесс передачи информации – от подчиненного к руководителю. На этом этапе могут возникнуть сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений.

При проведении делового совещания важно обратить внимание на следующие моменты:

1) регламент; Предусматривается заранее оповестить участников о продолжительности доклада.

2) продолжительность; лительность оперативного совещания должна составлять 20—30 мин, тогда как прочих деловых совещаний — 1,5—2 ч. Рассмотрение одного (причем достаточно сложного) вопроса должно укладываться в 40—45 мин.

3) порядок; начинать совещание следует точно в назначенное время. Обычно принято, чтобы проблемное заседание проводил руководитель. Руководитель, проводящий заседание в своем кабинете, не должен прерывать его хода переговорами по телефону, приемом посетителей, вызовом секретаря и т.д. При наличии нескольких вопросов в повестке дня необходимо отвести определенное время для каждого из них. Председатель следит за тем, чтобы не ослаблялся ритм совещания. Иногда оно начинается бурно, а дальше темп замедляется, и наоборот. Важно учесть, что заканчиваться заседание должно в таком же приподнятом и активном ритме, в каком оно началось. Нельзя допустить, чтобы у участников совещания пропал интерес к обсуждению некоторых вопросов.

4) применение современных технических средств; Демонстрационные средства предназначены для проектирования на экран необходимых иллюстраций. Установлено, что темп подачи материала с помощью демонстрационных средств увеличивается на 6—10%.

5) ведение протокола; Протокол — первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

6) принятие решения. Завершающий этап совещания — принятие решения. Оно подготавливается двумя путями. Первый путь — специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается на заседании. Участники заседания вносят в проект изменения и добавления, после чего решение утверждается. Второй путь — председатель прямо на заседании подводит итоги обсуждения и формулирует решение.