Нужно ли указывать ежегодный отпуск в графике сменности

Нет, делать это не обязательно (мы уже рассказывали выше, что законом не определен перечень информации, обязательной для графика сменности). Но если вам удобно, вы можете указывать ежегодный отпуск работников в графике сменности. Законом это не запрещено. Так вы можете спланировать в графике норму рабочего времени работников. Но учитывайте, что в случае, например, продления или переноса отпуска на другие даты (допустим, из-за болезни работника), вам может потребоваться внести изменения в график сменности и ознакомить с ними работников.

См. также: · Как ознакомить работников с графиком сменности · Как работодателю внести изменения в график сменности

Можно ли включить в график сменности сверхурочную работу

Нет, как правило, нельзя. Исключение - если у вас суммированный учет рабочего времени и графики сменности составляются так, что по итогам учетного периода у работника не будет "переработок". Например, учетный период шесть месяцев, а графики сменности составляются ежемесячно. В этом случае у вас график сменности может быть в одном месяце с "переработкой", в другом - с "недоработкой" и по итогу учетного периода вы войдете в норму. Это связано с тем, что сверхурочная работа у работников с суммированным учетом рабочего времени считается по итогам учетного периода (ч. 1 ст. 99, ч. 1 ст. 104 ТК РФ).

Внимание: есть мнение, что сверхурочную работу никогда нельзя включать в график сменности. Поэтому советуют рассчитать продолжительность смены так, чтобы исключить ее (например, 21 час 9 минут). Но, как мы указали выше, в некоторых случаях это возможно.

Отметим, если по условиям работы (производства) у вас никак не получается график сменности без сверхурочной работы и вам нужно ее запланировать в этом графике, то до его утверждения получите от работника согласие на такую работу, учтите мнение профсоюза (при наличии) с учетом ч. 4 ст. 99 ТК РФ. В этом случае некоторые суды признают такое нарушение малозначительным и освобождают работодателей от ответственности либо выносят устное замечание (см., например, Решение Тамбовского областного суда от 19.12.2018 по делу N 7-433(2)/2018).

Какой срок хранения установлен для графиков сменности в организации

График сменности храните пять лет. Исключение - график сменности работников с вредными и (или) опасными условиями труда храните 75 лет. Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором закончился график. Это следует из ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 Закона об архивном деле, п. п. 1.4, 586 Перечня типовых управленческих архивных документов.