4.1. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся "______________".
4.2. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой.
Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя.
Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ.
Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты.
|
|
В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания.
В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
4.3. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов.
В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т.п. указываются фамилии, имена и отчества лиц, перечисленных в приказах.
Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например:
Планово-финансовому управлению (Сидорова) подготовить...
Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например:
Начальнику Планово-финансового управления Сидоровой подготовить...
4.4. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу.
Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа.
Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например:
В дополнение к приказу генерального директора "______________" от 25.02.00 г. N 321
|
|
4.5. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью генерального директора или лица, его заменяющего.
4.6. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение
к приказу генерального
директора "______________"
13.03.99 N 23
Если приложений несколько, указывается номер каждого (без знака No.).
4.7. Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева.
К приказам по личному составу заголовки не составляются.
4.8. До представления на подпись проект приказа визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и другими заинтересованными структурными подразделениями.
Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы.
4.9. Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа по следующей форме:
Проект приказа подготовлен (название подпись руководителя
структурного структурн. подразделения
подразделения) дата
СОГЛАСОВАНО:
Зам. генерального директора подпись дата, фамилия
Начальник правового управления подпись дата, фамилия
Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.
В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее.
4.10. Фамилия и телефон исполнителя печатаются на лицевой стороне последнего листа подлинника внизу слева, если нет места - на обороте последнего листа подлинника.
Рассылка приказа указывается также на оборотной стороне последнего листа подлинника ниже виз согласования.
4.11. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются не на бланке и подписываются в нескольких экземплярах подлинников соответственно числу авторов документа.
Руководители структурных подразделений визируют соответственно тот экземпляр приказа, который хранится в Организации.
4.12. Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например:
Генеральный директор личная подпись инициалы, фамилия
4.13. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования.
Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.
Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.
4.14. Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров управления по персоналу.
В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается обозначающим действие глаголом: НАЗНАЧИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, НАПРАВИТЬ, затем указывается фамилия, имя, отчество лица, на которое издается приказ, должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа.
Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Кодексу законов о труде. В случаях, предусмотренных законодательством РФ, документы по учету труда составляются по унифицированным формам.
|
|
В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита "Подпись".
4.15. Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется буква "к".
4.16. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в Канцелярии, а по личному составу - в отделе кадров управления по персоналу.
4.17. Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутсвовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.
Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали - выступили - постановили (решили).
Применяется краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
4.18. Порядок подготовки, оформления, заключения, регистрации и контроля за исполнением договоров регламентируется приказом генерального директора "______________".