Тема 7. Документация хозяйственных операций

Документация и ее значение на предприятии. Понятие документов и их реквизитов

 

Документация – первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения. Документация является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета, т.к. позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающие определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (должны быть достоверными, ясными, объективными и др.). При организации учета с помощью вычислительных машин роль первичных документов выполняют машинные носители информации (магнитные ленты, диски и др.), удостоверяющие факт выполнения хозяйственных операций. От качества первичных документов в значительной мере зависят качество всего бухгалтерского учета.

Документ – письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является письменным доказательством, подтверждением на право совершения хозяйственных операций, ее законченности и хозяйственной целесообразности.

Первичный документ – бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Он подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции, устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполнением ими хозяйственных операций.

Реквизит – показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнить данными совершившихся операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость в различных формах учетных документов, содержащих соответствующие реквизиты.

В каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательным для любого документа. К таким реквизитам относятся: наименование документа, дата и место составления документа, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции, подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и оформление документа.

 

Классификация документов

 

I. По назначению:

1. Распорядительные

2. Исполнительные или оправдательные

3. Бухгалтерского оформления

4. Комбинированные

II. По порядку составления:

1. Первичные

2. Сводные

III. По способу отражения:

1. Разовые

2. Накопительные

IV. По месту составления:

1. Внутренние

2. Внешние

Распорядительные документы – документы, в которых содержится распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы – удостоверяют факт совершения хозяйственных операций (см Документ 8)

Документы бухгалтерского оформления – составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов или при обобщения и обработки оправдательных или распорядительных документов

Комбинированные – документы, которые одновременно являются распорядительными и исполнительными документами - ПКО, РКО.

Сводные – обобщает показатели путем соответствия их группировки, систематизации из первичных документов.

Разовые документы - первичные документы, оформляющие каждую хозяйственную операцию и составляемые в один прием.

Накопительные документы – составляются в течение определенного времени путем постепенного накопления однородных хозяйственных операций

Внутренние документы – составляются непосредственно на предприятии.

Внешние документы – поступают на предприятие со стороны – из вышестоящих инстанций, из государственных органов, банковские - составляются по типовым формам.