Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

Автоматизация применяется только в случае когда необходимо что-либо оптимизировать в работе бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Современные программы по автоматизации бухгалтерского учета обладают большой гибкостью и позволяют настраивать их на все нужды конкретного предприятия, начиная от плана счетов и заканчивая формами отчетности в налоговую инспекцию. При выявлении объектов анализа исследуется:

1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитики по различным счетам.

3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.

4. Формы и содержание первичной документации.

5. Формы учетных регистров.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

При выборе масштабов автоматизации в организации выбирается объем автоматизации бухгалтерского учета и порядок смены способа ведения бухгалтерского учета в отдельных его разделах.

Так же стоит учитывать, что информация, получаемая из бухгалтерского учета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта, снабжения и др. Для предоставления всей необходимой информации с учетом всех специфических требований требуется определить весь объем информации для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы для выдачи информации. Перед этим шагом проводится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством, на котором определяется что конкретно и в каком виде им требуется.

Этап III. Постановка задачи.

Когда в ходе выполнения первого и второго этапа достигаются поставленные во время их реализации задачи, следующим шагом является определение того что автоматизированный бухгалтерский учет будет давать на выходе. На выходе бухгалтерский учет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для бухгалтерии.

3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия.

4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Необходимо составлять четкие постановки задачи заранее для получения требуемых регистров и первичных документов.

Этап IV. Выбор программного средства.

Переходить к этому этапу необходимо только после окончания планирования оптимизации бухгалтерского учета, определения масштаба, порядка автоматизации и завершении постановки задачи. Если не следовать данному порядку действий, то полученная в результате реализации ошибочных решений программа не будет иметь достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Не существует универсальных программ, которые будут подходить конкретному предприятию и нет определенно хороших или плохих программ. Все продаваемые и рекламируемые в России программные продукты как правило, широко известны, покупаются и используются на протяжении уже нескольких лет на множестве предприятий.