Практическое занятие №9

Тема: Формы регистрации и контроля документов

Цель: Научиться регистрировать служебные документы

Задание:

Пользуясь ГОСТ Р 6.30-2003 и формами, выполните следующие задания:

1. Произведите регистрацию нескольких входящих документов в журнале регистра­ции.

2. Произведите регистрацию нескольких исходящих документов в журнале регистра­ции

3. Зарегистрируйте один входящий документ в регистрационной карточке.

4. Заполните все графы журнала (карточки).

Методические рекомендации:

Регистрация документов в организации необходима для решения следующих за­дач: учета количества документов; обеспечение сохранности документов; устранение воз­можности потерь документов; обеспечения поиска документов в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат потоки документов, требующие учета, испол­нения и дальнейшего использования в справочных целях. Входящие, исходящие и внут­ренние документы регистрируются отдельно.

ГС ДОУ установила следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор документа, наименование документа, дата, номер, дата поступления документа в организацию (для входящих); номер, присвоенный при поступлении; заголо­вок и краткое содержание, резолюция, отметка об исполнении и направлении документа в дело.

В зависимости от объемов регистрационных массивов документы могут регист­рироваться в регистрационных журналах или регистрационно-контрольных карточках (РКК). Формы журнала или РКК могут быть внесены в компьютер. Тогда регистрация бу­дет являться автоматизированной.

В результате выполнения практического занятия студент должен:

знать:

- порядок и формы регистрации документов;

- достоинства и недостатки каждой формы регистрации документов;

уметь:

- оформить журнал регистрации документов;

- регистрировать документы в любой регистрационной форме.

Порядок выполнения:

1 Уясните название и цель практического занятия.

2 Ознакомьтесь с формами регистрации документов (Приложения 1, 2, 3).

3 Пользуясь ГОСТ Р 6.30-2003 и формами, выполните следующие задания:

3.1 Произведите регистрацию нескольких входящих документов в журнале регистра­ции.

3.2 Произведите регистрацию нескольких исходящих документов в журнале регистра­ции

3.3 Зарегистрируйте один входящий документ в регистрационной карточке.

3.4 Заполните все графы журнала (карточки).

4 Оформите выполненные задания в виде отчета и представьте преподавателю.

5. Пользуясь учебником или справочными пособиями, ответьте на вопросы (устно):

5.1 Какие регистрационные формы приняты в современном делопроизводстве для ре­гистрации документов?

5.1 Что является главным критерием регистрации документов?

5.2 Каков порядок регистрации документов?

5.3 Какие существуют сроки исполнения документов и кем они устанавливаются?

5.4 Какие документы не подлежат регистрации?

 

Приложение

Форма журнала регистрации входящих документов

 

Входящий номер до­кумента	Дата до­кумента	Исходя­щий но­мер	Краткое содер­жание (заголо­вок) документа	Испол­ни тель	Подпись исполни­теля	Срок испол­нения	Примеча­ние

Приложение

Форма журнала регистрации исходящих документов

 

№ п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (за­головок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Приложение

Форма регистрационной карточки поступающей корреспонденции

 

Дата регистрации и входящий номер	От кого поступил до­кумент	Количество листов и экземпляров	Дата и исходящий но­мер полученного доку­мента

Краткое содержание документа _________________________________________________

Кто направил документ.

Резолюция ___________________________________________________________________

Оборотная сторона

 

Дата переда­чи на испол­нение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, рас­писка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении

Отметка о контроле и исполнении _______________________________________________

Когда и кем документ снят с контроля