Контроль: сущность и содержание. Требования к контролю

Контроль – одна из важнейших функций управления. Она позволяет руководителю органа, подразделения, аппарата управления Государственной противопожарной службы выявлять проблемы и корректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Отсюда вытекает объективная необходимость осуществления контроля: любая организация должна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению основных целей организации.

       Основой контроля является познавательная деятельность руководителя.

       Контроль – это критически важная функция управления. Только она обеспечивает обратную связь в системе управления. Остальные функции (планирование, организация, координация, мотивация) являются прямой связью с объектом управления. Контроль представляет собой элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка принятых решений, планов и даже норм и нормативов. Поэтому можно считать, что контроль – это обратная связь между запланированными и фактическими промежуточными и конечными результатами деятельности организации.

    В интересах дальнейшего рассмотрения вопроса необходимо определиться с сущностью, целью, задачей и содержанием контроля    

        Сущность контроля - в выявлении факта расхождений между запланированными и фактическими результатами деятельности организации.

    Цель контроля – выявление степени расхождения между запланированными и фактическими промежуточными и конечными результатами деятельности организации и обеспечение руководителя организацией (субъекта управления) систематизированной информацией для принятия корректирующих решений. Такая информация представляет собой результаты выявления и анализа отклонений от запланированных показателей.

    При этом важно понимать, что контроль направлен именно на выявление и предотвращение ошибок и просчетов, а не их исправление.

    Цель контроля достигается решением задачи организации контроля. Напомню, что одно из определений организации трактует ее как деятельность по упорядочиванию всех элементов определенного объекта во времени и пространстве.

      Поэтому, для решения задачи организации контроля необходимо решить следующие частные задачи:

      -упорядочить (создать) процесс контроля как совокупность функций контроля (диагностирование, ориентирование и стимулирование);

      -создать систему контроля.

     Эти частные задачи и составляют основу содержания контроля.

Контроль только тогда становится действенным, когда по его

итогам предпринимаются меры по устранению недостатков и причин, порождающих нежелательные явления. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий. Поэтому контроль можно определить, как деятельность субъекта управления по повышению эффективности деятельности организации по достижению цели на основе сопоставления поставленных задач и полученных результатов.

     Таким образом, главный смысл контроля – в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса. Контроль не должен ограничиваться только рамками деятельности контрольных органов. Он входит в обязанности руководителя любого ранга.

     Объектами контроля выступают предприятия, организации.

     Предметами контроля являются процессы, проходящие в организации или ее элементы. Контролируется процесс деятельности, порядок расходования финансовых и материальных средств, осуществляется технический и технологический контроль, контроль качества продукции и услуг и т.д.

     Субъектами контроля выступают руководители формирований ГПС и их подсистем.

      Главные инструменты выполнения функций контроля – наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ.

      Что же представляют собой функции контроля?

       Д и а г н о с т и ч е с к а я функция – позволяет руководителю определить, состояние хода выполнения принятых решений. Отвечает на вопросы: «Что есть на самом деле?» «В каком состоянии дела?». Для этого необходимо получить соответствующую информацию. Как правило, ее получают в форме доклада исполнителя. И часто руководители при организации контроля принимают этот способ за основу, полностью полагаясь на информацию, полученную от исполнителя. Подготовка такой информации исполнителем полезна с точки зрения самооценки своей деятельности – достижений и ошибок. Однако при этом, исходя из опыта руководителю следует помнить, что:

          -без точного, разностороннего контроля руководитель не имеет возможности эффективно влиять на ход работ.

          -недопустима излишняя доверчивость к сведениям, представляемым исполнителями (проверяемыми);

          -не следует испытывать комплексов при проверке опытного

руководителя или специалиста (боязнь его обидеть слишком глубоким и внимательным (на его взгляд) изучением его работы, детальным изучением документации, касающейся данной работы и др).

          -исполнитель оценивает свою работу весьма субъективно,

принимая напряженность усилий и затраты времени за часть результата проделанной работы;

          -исполнитель не может дать полной информации о ходе решения проблемы другими связанными с ним исполнителями;

          -исполнительская и контрольная деятельность имеет

принципиальные различия и требуют различной подготовки и опыта;

          -как бы своевременно и полно ни поступала информация от

исполнителя руководитель не может обойтись без личного наблюдения и изучения его деятельности.

         Поэтому при организации контроля и осуществлении контроля:

         -не следует полностью полагаться на информацию, получаемую

от исполнителя (доверяй но проверяй);

         -иметь 2-3 дополнительных канала контроля;

         -обязательно планировать контроль личным общением и

наблюдением.

         О р и е н т и р у ю щ а я функция контроля отвечает на вопрос: «Что нужно делать дальше?». Она показывает ориентиры, т.е. те проблемы, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания. Ориентирующая функция контроля должна помогать держать в поле зрения исполнителей наиболее уязвимые участки работ, которые могут измениться в соответствии с ходом изменений в среде функционирования службы.

          Опыт показывает, что сам факт контроля повышает значимость решаемой проблемы и ориентирующая роль контроля при этом очень велика. При этом руководитель должен помнить о том, что:

          -могут быть ситуации, в которых исполнитель не требует тотального контроля;

          -могут быть ситуации, в которых исполнитель нуждается в оценке руководителя или окружающих сотрудников.

          -после того, как исполнитель после проведения подготовительных мероприятий приступил к исполнительному этапу действий, он меньше всего склонен давать кому бы то ни было внеплановую информацию о ходе работы (нередко такой контроль воспринимается как досадная помеха);

          -на определенных этапах, когда завершается определенный (контрольный) этап или при возникновении трудностей, требующих участия руководителя исполнитель как правило, испытывает потребность в общении. И в этих случаях контроль может быть весьма эффективен. 

         Поэтому при организации и осуществлении контроля:

      -при планировании контроля определить наиболее целесообразные сроки как планового, так и внепланового контроля;

      -не следует при осуществлении контроля без особой нужды

злоупотреблять внеплановым контролем.

       С т и м у л и р у ю щ а я функция контроля направлена на выявление и вовлечение всех неиспользованных резервов и в первую очередь человеческого фактора.

       Руководитель должен помнить, что:

       - контроль является действенным средством повышения

эффективности деятельности исполнителя;

       - контроль должен нацеливаться не только на выявление

недостатков, но и на выявление неиспользованных резервов;

       - контроль должен быть направлен на поддержание всего того,

что является наиболее успешным в деятельности органа, подразделения, аппарата управления;

       - фактическое состояние хода выполнения работ есть результат

проверки принятых решений.  

       Поэтому при организации и осуществлении контроля:

       - необходимо четко и понятно определить критерии оценки

деятельности подчиненных;

       - необходимо определить контрольные показатели хода

реализации решения (с отражением их в плане контроля).

       Для осуществления контроля создается система контроля, которая должна обеспечивать:       

       - своевременное обнаружение во внутренней и внешней среде

 организации факторов, которые могут помешать организации в осуществлении ее планов и достижении цели, и обеспечить адекватную реакцию организации на эти факторы;

       - обеспечение сопоставления поставленных целей и

полученных результатов в деятельности организации;

       -подготовку информации для оценки деятельности организации

за прошлый период и для корректировки ее функционирования в будущем.

       Для оптимального решения всех этих задач контроль должен

быть:

       - систематическим (не от случая к случаю, а постоянно);

       - комплексным (охватывать не один или несколько показателей

плана, а все показатели и направления деятельности организации);

       - действенным (выявленные в ходе контроля недостатки в

деятельности организации должны оперативно устраняться);

       - гласным (результаты контроля должны быть известны

исполнителям);

       - экономичным (выгоды, приносимые контролем, должны быть

выше затрат на его проведение: затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля.).

 

                         9.2. Виды контроля

        Контроль можно классифицировать по следующим признакам:

        - по стадии процесса деятельности: входной, операционный контроль, контроль готовой продукции (результата деятельности), транспортирования, хранения и др.;

        - в зависимости от субъекта контроля: самоконтроль, контроль на уровнях непосредственного и прямого руководства, инспекционный контроль, отраслевой контроль, государственный и международный и т.д.;

        - по степени охвата объекта контролем: сплошной (тотальный) и выборочный контроль;

        - по режиму контроля: обычный (нормальный) контроль, усиленный контроль, плановый и внеплановый (внезапный) контроль;

        - по степени механизации: ручной, механизированный, автоматизированный, автоматический;

        - по способу получения и обработки информации: регистрационный, статистический, расчетно-аналитический;

        - по периодичности выполнения контрольных операций: непрерывный и периодический;

        - по времени контроля: предварительный, текущий и заключительный контроль.

        Основу планирования контроля составляет определение его этапов по временному признаку.

        Предварительный контроль осуществляется до начала исполнительного этапа выполнения задачи. По существу это контроль готовности к практическим действиям: установление готовности исполнителей и всех видов ресурсов (материальных, финансовых и др).

        Цель предварительного контроля - обеспечение необходимых условий для бесперебойной и качественной практической деятельности организации.

        Предварительный контроль в отношении материальных ресурсов предполагает:

       -выработку стандартов допустимого качества материалов и проверку поступающих материалов на соответствие этим стандартам;

       -тщательный выбор поставщиков и заключение договоров;

       -установление минимальных размеров запасов для обеспечения бесперебойной деятельности организации.

       Предварительный контроль отношении финансовых ресурсов предполагает разработку финансового плана. Он должен давать ответы на вопросы:

       -когда, сколько и каких средств (наличных, безналичных, собственных, заемных и др.) потребуется организации для обеспечения деятельности;

       -каковы предельные значения затрат по каждому структурному подразделению, частной задаче, этапу деятельности и др.

        Предварительный контроль в отношении человеческих ресурсов направлен на эффективный отбор персонала для обеспечения деятельности организации, выполнения задачи. Здесь предварительный контроль должен обеспечить:

        -определение степени готовности персонала к действиям по деловым и профессиональным качествам, при необходимости - объема дополнительной подготовки и потребного для этого времени;

        -установление минимально допустимого уровня подготовки (образования и стажа работы) для деятельности в данной области.

        Так, при приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется насколько его характеристики соответствуют предъявляемым требованиям.

        Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии процесса выполнения задачи (хозяйственного процесса). Его цель – совершенствование деятельности, координация действий для движения к цели. Чаще всего объектом текущего контроля являются подчиненные, а субъектом – их начальники. Задача этого вида контроля – своевременно выявить и по возможности устранить отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы.

        Текущий контроль осуществляется на основе обратной связи, представляющей собой получение данных о ходе процессов. Этот вид контроля позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою деятельность и деятельность подчиненных так, чтобы избежать отклонений от наиболее эффективного пути к достижению цели. Таким образом, текущий контроль дает возможность своевременно реагировать на меняющиеся внутренние и внешние факторы.

        Заключительный контроль осуществляется после выполнения работы. Это – контроль итогов. Его цель – определить качество выполнения поставленной задачи (решения проблемы). Задачей заключительного контроля является оценка степени выполнения поставленной задачи (решения проблемы).

        Для этого необходимо:

        -сопоставить планируемые и фактические показатели;

        -проанализировать возможные ситуации и определить варианты решения.

        Заключительный контроль позволяет:

        -определить степень участия в достижении цели каждого

 исполнителя и сформировать мотивационные вознаграждения;

        -осуществить оценку и корректировку поведения руководителя и принимаемых решений;

        -осуществить формирование планов на будущее на основе

анализа полученных результатов.