Обработка исполненных и отправляемых документов

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы делопроизводства или секретарем.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

· наличие подписи;

· наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

· наличие заголовка;

· правильность адресования;

· если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;

· наличие отметки об исполнителе;

· наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. ¹

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. ²

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. ³

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой делопроизводства. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. ⁴

В последние годы с развитием передачи документов по электронным каналам связи (электронная почта, системы межведомственного электронного документооборота) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки, снижает расходы на переписку.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т.е. применения специальной программы электронной подписи с использованием ключей, выданных авторизованным удостоверяющим центром ("усиленной квалифицированной электронной подписи").

Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств. ⁵

 

Тестирование знаний

По теме «Организация документооборота в современном учреждении»

 

Вопрос 1. Состав документов в организации зависит от: ___________

(продолжите)

Вопрос 2. Годовой объем документооборота – это:

1.​ исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

2.​ исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей;

3.​ средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата;

4.​ Нет правильного ответа

Вопрос 3. Документооборот – это:

1.​ движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

2.​ документ, не требующий особого внимания;

3.​ движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних;

Вопрос 4. Отметьте основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе: ___________

   (продолжите)

Вопрос 5. Регистрация документа включает в себя: ___________

                                                                                   (продолжите)

Вопрос 6. Где указываются индивидуальные сроки исполнения документа?

1.​ в тексе монографий;

2.​ в тексте документа или в резолюции;

3.​ в резолюции;

4.​ в тексте делового документа

Вопрос 7. Справочный аппарат представляет собой:

1.​ картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов;

2.​ карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников;

3.​ картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов;

Вопрос 8. В чем заключается цель регистрации документов?

1.​ обеспечить их учет, контроль и быстрый поиск;

2.​ обеспечить канцелярию данными о количестве исходящих и входящих документов для расчета документооборота;

Вопрос 9. Требования, предъявляемые к документообороту:

___________

(продолжите)

 

Вопрос 10. Объект делопроизводства – это:

1. оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия, а также организацию документооборота в учреждении;

2. система документов, созданная на основе единых стандартов;

3. правила, определяющие организацию документируемых процессов на предприятии;

совокупность документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

 

Критерии оценки:

3 (удовлетворительно) – правильно ответили на 4 вопроса теста

4 (хорошо) – правильно ответили не менее чем на 7 вопросов теста

5 (отлично) – правильно ответили не менее чем на 9 вопросов теста