Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. ¹

При этом предварительно в службе делопроизводства рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.²

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.³

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы делопроизводства, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

· примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

· перечня должностных лиц и их обязанностей;

· технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д. ⁴

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. ⁵

Задача службы делопроизводства на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов. К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы сразу передаются в подразделения или непосредственным исполнителям.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения. ⁶

Предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. ⁷