М.П. Подпись лица, ответственного

за выдачу трудовых книжек                         Петрова

(разборчиво)

 

На титульном листе обязательно ставятся подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заполнена.

 Запись на последующих страницах трудовой книжки начинает­ся с постановки штампа предприятия или написания от руки на­именования предприятия. Например: ОАО «Орбита». Если пред­приятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: АО «ГЕЗ» с 01.01.1999 переименовано в ЗАО «ГЕЗ и Со». В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 -дата приема (09.10.1994), в графе 3 - указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собст­венному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 - основание (приказ от 07.10.1999 № 12-к).

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

 

Пример заполнения трудовой книжки:

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)	На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер)
	число	месяц	год
1	2			3	4
ОАО «Орбита»
]	09	10	1994	Принята на должность менеджера а отдел маркетинга	Приказ от 07.10.94 № 12-к
2	03	03	1995	Переведена на долж­ность начальника отдела маркетинга	Приказ от 01.03.95 № 8-к
3	07	03	2002	Уволена по истечении срока трудового дого­вора, п. 2 ст. 58 ТК РФ	Приказ от 07.03 2002 № 8-к

 

Инспектор по персоналу                                   Подпись                                       И.И. Петрова

Печать

В записи об увольнении указывается соответствующая статья ТК РФ (Например «Уволен в связи с расторжением трудового до­говора по инициативе работника, ст. 80 ТК РФ»), ставятся подпись должностного лица и печать фирмы.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места для за­писей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востре­бования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленче­ских документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архив­ной службой от 06.10.2000).

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заво­дится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу (см. прилож. 4.5).

Все записи в карточках делаются на основании документов, представленных работником. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и ме­сяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домаш­ний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.

В новом варианте личной карточки исключены устаревшие по­зиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и проф­союзе).

В обязательном порядке проставляются дата заполнения лич­ной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы: Ш -«Прием на работу и переводы на другую работу», IV - «Аттеста­ция», V - «Повышение квалификации» и VI - «Профессиональная переподготовка» и др. В разделе X «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании ино­странного языка, второй специальности, инвалидности и т.п

Наиболее важными являются разделы, касающиеся назначения и перемещения и даты и причины увольнения. Записи в этих раз­делах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о на­значении, перемещении или увольнении работника. В разделе о назначении и перемещении в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинопис­ным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фир­мы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без со­кращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту,

На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело представляет собой совокупность документов, со­держащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие докумен­ты (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• копии документов об утверждении в должности;

• копии характеристик;

• трудовой договор;

• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• справки и другие документы, относящиеся к данному работ­нику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, со­держит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и да­ты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биогра­фические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются:

• паспорт;

• трудовая книжка;

• военный билет;

• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертифи­кат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

• документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование» анкеты или личного листка применяют формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» - в зависимости от того, какой доку­мент об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фикси­руется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен (а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год ро­ждения каждого члена семьи.

Ниже приведен образец внутренней описи документов, имею­щихся в личном деле:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

00.00.0000

документов дела №

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	№ листов дела	Примечание
Итого _______________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________________________________________ (цифрами и прописью) Должность                                                  Подпись                                      И.О. Фамилия

 

Характеристика - это официальный документ, который выда­ет администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке фор­мата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида доку­мента (характеристика); указание должности лица, которому выда­ется характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; под­писи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимо­связанные составные части. Первая - это анкетные данные, сле­дующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеют­ся), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформле­на как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой дея­тельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по служ­бе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка мораль­но-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель уч­реждения.

Автобиография - документ, который автор составляет само­стоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные со­ставные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги фор­матом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения — повествовательная, от первого ли­ца. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по об­разованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

ЗАДАНИЯ

1. Напишите приказ генерального директора закрытого акцио­нерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ива­новой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника ва­шего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибир­ской академии экономики и управления       

5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязь-информ».

6. Напишите заявление о предоставлении вам административ­ного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предпри­ятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте проект трудового договора по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликви­дацией предприятия.