2020-04-20
91
До завдань, що вирішуються кадровою службою, відноситься також документування трудових правовідносин. В процесі їх виникнення і встановлення виникає значний обсяг різноманітних документів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухом кадрів.
Документування руху кадрів - невід'ємний обов'язок будь-якої організації, незалежно від масштабів її діяльності і організаційно-правової форми. Під рухом кадрів розуміють: прийом на роботу; перехід на іншу роботу; звільнення; надання відпусток; відрядження. Рух кадрів відбувається за правилами внутрішнього трудового розпорядку [Додаток 9]. Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т. д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства. Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом. Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. Документообіг на фірмі грає дуже важливу роль. Дуже важливим є документальне оформлення угод (договорів), платіжних документів, актів виконаних робіт і ін.
Документація оформляється діловодами, і в залежності від призначення завіряється директором, головним бухгалтером. Організація роботи з документами – це створення оптимальних умов для усіх видів робіт із документами. До таких робіт відносяться: прийом і реєстрація, розгляд документів керівником, порядок проходження документів в організації й у виконанні, контроль виконання, формування справ, підготовка й передача справ в архів.
У документаційному забезпеченні підприємства виділяється три групи документів:
1) внутрішні;
2) що надходять (вхідні)
3) що відправляються (вихідні).
Кожна з цих груп має свої особливості обробки й проходження. Прийом і обробку документів, що надходять, і відправлення вихідних документів здійснює секретар-референт.
Реєстрація документів – це присвоєння йому вхідного номера й проставлення його на документі з наступним записом коротких зведень про нього в журналі-реєстрації. Реєстрація необхідна для забезпечення схоронності документа, обліку й контролю. Документи підприємства надалі або залишаються на тривале збереження в архіві, або тимчасово зберігаються, а потім передаються до знищення. Діяльність фірми супроводжується складанням різних типів документів:
- організаційні документи (структурна й штатна чисельність, штатний розклад, посадові інструкції й ін.);
- розпорядницькі документи (рішення, розпорядження, накази по основній діяльності);
- документи по особовому складу (колективний договір, накази по особовому складу, трудові книжки, особисті справи, особові рахунки);
- фінансово-бухгалтерські документи (річний звіт, головна книга, рахунки прибутку й збитків, акти, ревізії і т.п.);
- інформаційно-довідкові документи (листи, довідки, доповідні записки);
- нормативні документи від вищих органів;
- комерційні документи (контракти і договори).
Основними правовими документами у взаємовідносинах між підприємствами є комерційні контракти (договору), що представляють собою угоду сторін про встановлення й регулювання будь-яких відносин [Додатки 10,11].
Кваліфіковане ведення документації по особовому складу належить до необхідних професійних навиків працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур повинне проводиться з дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів.
Порядок оформлення документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстів визначений ДСТУ 3017-97 [1, с. 45]. На вимоги, закладені в цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переклад, звільнення і ін., а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки.
До складу кадрової документації входять наступні документи: трудовий договір (контракт); наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма Т-1); особиста картка (форма Т-2); наказ (розпорядження) про перехід на іншу роботу (форма Т-5); наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6); наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту); табель обліку використання робочого часу; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної платні; особисті заяви працівників підприємства; графіки відпусток; доповідні записки; акти.
При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.
При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання. Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.
Наказами з персоналу підприємства оформляються: прийом, переміщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т. д. Оформляються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т. д. У наказах з персоналу підприємства констатуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т. д. Потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник [Додатки 12-17].
Трудовий договір (контракт) складається у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства і повинен містити наступні основні реквізити: назву виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, друк [Додаток 18]. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу заповнюється в одному екземплярі працівником відділу кадрів на всіх прийнятих, за винятком тих, що призначаються вищестоящим органом. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотній стороні проекту наказу вказується, як хто може бути прийнятий на роботу що наймається, по якому розряду або з яким окладом і тривалістю випробувального терміну. На зворотній стороні проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму і інші відмітки.
Працівник відділу кадрів на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або відповідний йому документ.
Одним з основних документів в роботі з персоналом підприємства є особова картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника, дані про стаж роботи, а
також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці [Додаток 19]. Особова картка (форма Т-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі на підставі відповідних документів, паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплому (свідоцтва).
Вільні рядки можуть при необхідності заповнюватися даними по розсуду організації. Після заповнення розділу "Загальні відомості" особа, що оформляється на роботу, підписує особисту картку і проставляє дату заповнення. Вільні рядки в п. 6 (6.3, 6.4) розділу 1 призначені для назви і дати закінчення другої освітньої установи вищої або середньої професійної освіти. У розділі III з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу і переведення на іншу постійну роботу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку в графі 11. У розділі IX "Додаткові відомості" для повноти обліку осіб, що навчаються на заочній формі навчання установ вищої і середньої професійної освіти, слід проставляти дати надходження до освітньої установи і його закінчень. Особисті картки таких працівників рекомендується зберігати окремо до закінчення ними освітніх установ.
В процесі управління персоналом керівники видають накази різної форми. Наказ (розпорядження) про перехід на іншу роботу (форма Т- 5). На підставі наказу (розпорядження) про перехід на іншу роботу відділ кадрів робить відмітки в особистій картці, трудовій книжці і інших документах.
Графіки відпусток є внутрішнім документом, в якому визначається черговість надання відпусток співробітникам підрозділів і підприємства в цілому. Форма графіка відпусток містить наступні реквізити: найменування підприємства, назва виду документа, гриф твердження, місце складання, дату, текст, візи узгоджень.
Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6) застосовується для оформлення щорічного і інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до Кодексу законів про працю (ст. 11), чинних законодавчих актів і положень, колективних договорів і графіків відпусток. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особистій картці працівника, а бухгалтерія проводить розрахунок заробітної платні, що належить за відпустку.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма Т-8) застосовується при оформленні звільнення працівників. На підставі наказу про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія проводить розрахунок з працівником.
Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати (форма Т-12) і табель обліку використання робочого часу (форма Т-13) застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій службовців, контролю за дотриманням робочими і службовцями встановленого режиму робочого часу, складання статистичної звітності по праці. Облік використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації явок і нез'явлень на роботу або реєстрації тільки відхилень (нез'явлень, запізнень).
В процесі роботи підприємства від персоналу надходять особисті заяви та доповідні записки.
Особисті заяви працівників підприємства про прийом, перехід або звільнення пишуться від руки, у вільній формі або на трафаретному бланку, розробленому на підприємстві. У заяві слід вказувати: адресата, найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, текст, дату, підпис, розшифровку підпису.
Доповідна записка - це документ, в якому міститься виклад будь-якого виробничого питання. Пишеться доповідна записка від руки на стандартному листі паперу. До складу обов'язкових реквізитів належать: адресат, найменування документа, текст, дата, підпис, розшифровка підпису.
Акт - вид документа, який підтверджує ті або інші факти, і складається декількома особами [Додатки 20, 21]. Обов'язковими реквізитами акту є: найменування документа, найменування підприємства, гриф затвердження, дата, текст, відмітка про наявність додатків, підписи і їх розшифровка.
На кожного працівника підприємства у кадровій службі формується особиста справа. До особистої справи входять: внутрішній опис документів, що знаходяться в особистій справі; заява про прийом на роботу; контракт між працівником і підприємством; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копія документа про освіту; витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення); довідки та інші документи, що стосуються даного працівника; трудова книжка.
Автобіографія — це документ, який автор складає самостійно. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника. В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім'я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.
Трудова книжка — це основний документ, що підтверджує діяльність працівника, і є основою для встановлення загального, безупинного і спеціального стажу. При прийомі на роботу трудова книжка заповнюється на усіх працівників, незалежно від виду діяльності і форми власності підприємства. У трудову книжку вносяться: дані про працівника (П.І.Б., дата народження, освіта, професія, спеціальність), дані про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення). При звільненні усі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом керівника підприємства з печаткою.
Отже, велика кількість різних документів дають можливість здійснювати облік персоналу, слідкувати за його рухом, характеризувати переміщення персоналу на підприємстві.
