Первинний облік оборотних активів

 

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції.

Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документування є важливою ланкою в ланцюзі функціонування бухгалтерського обліку.

Бухгалтерський документ – це письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарські операції і є доказом її здійснення. Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарської операції є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій.

Первинний документ має бути складений під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо, то зразу після закінчення господарської операції. Первинні документи відіграють важливу роль в управлінні діяльності підприємства, а саме:

1) дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

2) забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

3) є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Первинні документи повинні бути складені або на паперових, або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують вимоги до змісту і оформлення документів.

Вимоги до змісту і оформлення документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити обов’язкові реквізити.

Такими реквізитами для будь–якого первинного бухгалтерського документа є:

- назва документа (форма);

- дата і місце складання;

- назва підприємства, від імені якого складено документ;

- зміст та обсяг господарських операцій;

- одиниця вимірювання господарських операцій;

- посади осіб, відповідальних за здійснення господарських операцій і правильність її оформлення;

- особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції до первинних документів можуть бути внесені додаткові реквізити, а саме:

- ідентифікаційний код підприємства чи особи;

- номер документа;

- підстава для здійснення операцій;

- дані про документ, що засвідчує особу, та інші додаткові реквізити.

Якщо в первинному документі немає будь-якого обов’язкового реквізиту, то такий документ недоказовий і не може бути підставою для бухгалтерського обліку.

Порядок виправлення помилок які виникають при веденні бухгалтерського обліку залежить від характеру і часу виявлення помилки. Існує три способи виправлення помилок:

1) Коректурний - неправильний запис закреслюється тонкою лінією, так щоб можна було прочитати закреслене, а поряд пишуть правильний запис і суму. Виправлення повинно бути обумовлене і підтверджене підписом особи, яка складала і підписала документ;

2) Спосіб “червоне сторно” - якщо помилка була пов’язана з неправильною кориспонденцією і виявлена після записів, то неправильний бух запис записують повторно але червоним чорнилом.

3) Спосіб додаткового запису - у випадку, якщо кореспонденція правильна а сума інша. В такому випадку на різницю здійснюється додатковий запис з тією кореспонденцією рахунків.

Надходження запасів на склад і відпуску зі складу відбувається за допомогою документального оформлення.

У процес документального оформлення первинного обліку запасів необхідно користуватися вiдповiдними нормативними документами.

Матерiальнi, сировинні та паливні ресурси є одними з найважливіших на пiдприємствi, тому й документальне оформлення надходження, наявності i витрачання зазначених ресурсів є досить відповідальним процесом, який повинен забезпечити необхідну iнформацiю як для обліку, так i для контролю та оперативного управління рухом матеріальних цінностей.

Основними типовими документами з оприбуткування та видачi матерiалiв є накладнi, товарно-транспортнi накладнi, прибутковi ордери тощо.

Матерiали, що надходять на склад, ретельно перевiряють, встановлюють вiдповiднiсть їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок i супровiдним документам. Якщо не виявлено розходжень, матерiали приймають. При цьому можливi два варiанти оформлення приходу: безпосередньо на документi постачальника або шляхом виписування прибуткового ордера. У першому разi на одному примiрнику документа (постачальника), який пiдписує матерiально вiдповiдальна особа, ставлять штампи прийому, у другому – оформлюють прибутковий ордер (ф. М-4). Прибутковi ордери використовуються для кiлькiсно-сумового облiку матерiалiв, що надходять вiд постачальникiв або з переробки.

У випадках, коли є розбiжностi кількості та якостi з даними супроводжуючих документiв постачальника, а також для матерiалiв, що надiйшли без платiжних документiв, складають “Акт про приймання матерiалiв” (типова форма М-7).

Акт складається комiсiєю, яка призначається керівником підприємства і до якої входять завiдуючий складом, представник віддiлу постачання (або вiдповiдальна особа) та iн. У цiй комiсії обов’язковою є участь представника, а за його вiдсутностi (наприклад, у зв’язку з великою вiддаленiстю) – представника iншої незацiкавленої органiзації. Акт складається у двох примiрниках. Цей Акт є пiдставою для оприбуткування бухгалтерiєю факткчно прийнятих матерiалiв. Прибутковий ордер при цьому не заповнються.

Матерiальнi цiнностi, що надiйшли вiд постачальника автомобiльним транспортом, оприбутковуються на склад на пiдставi товарно-транспортної накладної, одержаної вiд вантажовiдправника.

У разi надходження вантажу на склад без документiв вiддiл постачання виписує наказ складу про прийом вантажу без документiв. Завiдуючий складом здає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

Для одержаняя матерiалiв вiд одногороднього постачальника покупець повинен видати експедитору (або представнику вiддiлу постачання) довiренiсть т.ф. М-2, зареєстровану у журналi реєстрацiї довiреностей. Необхiдно налагодити суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матерiалiв та поверненням невикористаних доручень.

При дрiбних купiвлях матерiалiв готiвкою (наприклад, канцелярського приладдя) пiдзвiтна особа зобов’язана здати матерiали на склад, а комiрник на рахунку постачальника повинен поставити вiдмiтку про дату, номер прибуткового ордера i пiдпис.

Необхідно щоденно одержувати в банку рахунки, перевiряти їх вiдповiднiсть надходженню матерiальних цiнностей на склад пiдприємства (вiддiл постачання) i контролювати свосчаснiсть їх оплати.

За умови тривалої вiдсутностi й перебування в дорозi матерiальних цiнностей потрiбно вживати заходiв до роэшуку вантажу.

Контроль за своєчасним надходженням матерiалiв здiйснюється вiддiлом постачання i бухгалтерiєю, а вживання оперативних заходiв щодо розшуку вантажу покладається на вiддiл постачання, менеджера тощо.

Необхідно забезпечити своєчасне оформлення надходження матерiалiв, за цим мають слiдкувати працiвкики бухгалтерії.

На практиці трапляються випадки, коли виробничi запаси надходять до складу без рахункiв-фактур постачальникiв. Такi поставки називають невiдфактурованими. Бухгалтерiя повинна органiзувати окремий облiк розрахункiв за цi матерiали i вжити заходiв до своєчасного одержання рахункiв вiд постачальникiв.

У разi надходження вантажу на склад без документiв вiддiл постачання виписус наказ про прийняття вантажiв без документiв до складу. Завiдуючий складом подає накази бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

Вiдпуск сировини i матерiалiв у виробництво – це відпуск їх безпосередньо для виготовлення продукцй а також на ремонтні та господарськi потреби.

Матерали у виробництво повиннi вiдпускатися відповідно до встамовлених на пiдставi норм витрат запасiв на одиницю виробу, а також плану випуску продукції на місяць.

Основними документами, що вiдображають вiдпуск матерiалiв зі складу для внутрішньогосподарських потреб, лiмiтно-забiрні картки, накладнi-вимоги.

Вiдпуск матерiалiв на сторону виконується на пiдставi договорiв, нарядiв та iнших документiв i письмового розпорядження керiвника пiдприємства.

Таким чином, постачання кожного пiдприємства матерiальними ресурсами являє собою єднiсть двох процесв:

а) транспортування i доставку на пiдприємство замовлених i закуплених матерiальних ресурсiв на пiдставi вiдповiдної первинної документацiї;

б) оформення заборгованостi й оплати постачальникам одержаних вiд них матеральних цiнностей.

Пiдприємство-покупець зобов’язане проконтролювати доставку вантажу, органiзувати його приймання і вивантаження, вiдповiдне зберiгання на складi або в iнших мiсцях, відповiдальнiсть за доставку вантажу та його зберiгання в дорозi несе органiзацiя, що перевозить вантаж на пiдставi належно оформлених транспортних документiв.

Покупець приймає вантаж за кiлькiстю i якiстю на своєму складi. Можливе також одержання вантажу самовивозом, коли представник покупця одержує вантаж на складi постачальника за довiренiстю, вивозить його своїм транспортом. Вiдповiдальнiсть покупця за одержанi матерiальнi цiнності виникає з моменту пiдписання його представником товарних документiв на одержання вантажу.

Придбання матерiальних цiнностей в натуральній формі завершується пiсля їх надходження i оприбуткування на склад покупця [15, 238].

Касовi операцiї оформлюють документами, типовi форми яких затвердженi наказом Мiнстату України № 51 вiд 15.02.96 р.

Надходження i видачу грошей з каси пiдприємства оформлюють прибутковими й видатковими касовими ордерами, якi виписує бухгалтерiя, за формами № КО-1 i № КО-2.

Касовi ордери передаються до виконання касировi пiдприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить грошi.

Касир, що одержав з бухгалтерiї касовi ордери, повимен перевiрити правильнiсть їх оформлення, наявнiсть i дiйснiсть пiдписiв, додатки, перерахованi в ордерi. Пiсля цього вiн приймає або видає грошi. Особi, що внесла грошi до каси, видається квитанцiя. При видачi грошей за видатковим касовим ордером окремiй особi касир вимагає пред’явлення документа, який посвiдчує особу одержувача. Таким документом є паспорт, закордонний паспорт, військовий квиток, службове посвiдчення за наявностi на ньому фотокартки й особистого пiдпису власкика. Прибутковi касовi ордери i квитанції до них, а також видатковi касовi ордери заповнюються бухгалтерiєю чiтко й зрозумiло, без будь-яких пiдчисток, помарок або виправлень. Прибутковi й видатковi касовi ордери до передачi в касу реєструються бухгалтерiєю в журналi реєстрацiї касових ордерiв, де їм надаються порядковi номери. Касир усi надходження i видачi готівки за прибутковими і видитковими касовими ордерами облiковує у касовiй книзi.

Керiвник пiдприємства повинен надавати касировi охорону при транспортуваннi грошових коштів i цiнностей з установи банку. При транспортуваннi грошових коштiв касировi, супроводжуючим його особам забороняється: розголошувати маршрут руху i розмір суми грошових коштів i цiнностей, що перевозяться, допускать до салону транспортного засобу осiб, якi не призначенi керiвняком пiдприємства для доставки, користуватися супутнiм або громадським транспортом.

Для забезпечення надiйного зберiгання готівки і цiнностей каса має вiдповiдати таким вимогам:

- бути iзольованою вiд iнших допоміжних примiщень;

- мати сейф або металеву шафу;

- мати спецiальне вiконце для проведення операцiй з клiєнтами i працiвниками;

- бути обладнаною охоронно-пожежною сигналiзацiєю, що вiдповiдає вимогам дiючого Положення [15, 505].

Розглянемо первинні документи, які використовуються на ЗАТ “Рівне-Борошно” для обліку оборотних активівна, їх характеристику та організаційно-розпорядчі документи які є підставою для їх оформлення в табличній формі (табл. 3.1):

Табл. 3.1

Перелік форм первинної облікової документації по обліку оборотних активів на ЗАТ “Рівне-Борошно”

Назва докуманта	Зміст господарської операції (Призначення документа)	Організаційно розпорядчі документи, які є підставою для оформлення документа
Довіреність	Оформляється згідно з інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей	Платіжно-прибуткові документи
Журнал реєстрації довіреностей	Використовується для реєстрації виданий довіреностей та їх розписки про одержання.	Довіреності, прибуткові документи
Акт на списання бланків довіреності	Складається не рідше одного разу на квартал із зазначенням нумерації довіреностей і її кількості. Затверджується керівником підприємства	Довіреності
Прибуткова накладна (від постачальників,з виробництва), податкова накладна на податковий кредит	Застосовується для обліку матеріалів, які надходять на підприємство від постачальників чи з переробки	Договір, платіжно-прибуткові документи
Видаткова накладна, виписка податкової накладної на податкове зобов’язання	Видаток товарно-матеріальних цінностей у власність покупців	Договір, документи про оплату.
Акт на списання товарно-матеріальних цінностей у виробництво	Виробництво готової продукції	Виробничі звіти
Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів	Використовується для обліку МШП, які були видані під розписку працівнику для тривалого користування.	Прибутково-видаткові документи
Картка складського обліку матеріалів	Застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально-відповідальною особою.	Прибутково-видаткові документи
Картка обліку готової продукції	Застосовується для обліку руху готової продукції на складі за кожним сортом, видом та розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально-відповідальною особою.	Прибутково-видаткові документи
Відомість обліку залишків матеріалів на складі	Для обліку матеріалів за оперативно бухгалтерським методом.	Прибутково-видаткові документи
Матеріальний звіт	Розцінка надходження та використання матеріалів	Прибутково-видаткові документи
Прибутковий касовий ордер	Засвідчують надходження грошей до каси	Догові купівлі-продажу, договір на послуги, авансовий звіт
Видатковий касовий ордер	Засвідчують законність видачі грошей з каси підприємства та їх витрачання за цільовим призначенням	Наказ про відрядження, авансовий звіт, договір купівлі с/г продукції.
Касова книга	Використовується для реєстрації прибуткових та видаткових документів по касі	Прибутково-видаткові ордери, відомості по заробітній платі
Платіжне доручення	Для проведення розрахунків з постачальниками, бюджетом, іншими кредиторами через установи банку	Договір, накладні, акти виконаних робіт
Виписка банку	Відображає рух грошових коштів на рахунках в банкових установах	Платіжне доручення, меморіальні ордери банку

 

Взагалі поділити вище перелічених документів на документи які відносяться до запасів, дебіторської заборгованості і грошових коштів неможливо, оскільки всі докумети мають подвійний запис:

· прибуткові накладні – в активі документа вказується прихід ТМЦ, а в пасиві грошова заборгованість за отримані ТМЦ, тобто дебіторська заборгованість;

· видаткові накладні – в активі вказуватиметься дебіторська заборгованість, а в пасиві видані ТМЦ;

· виписка банку – в активі надходження грошей, в пасиві купівля товарів;

· платіжна відомість – в активі – розрахунки з постачальниками, в пасиві – списання грошових коштів.