Проблемы и разработка рекомендаций по совершенствованию учета, отчетности и аудита топлива и запасных частей

 

Совершенствование учета, контроля наличия и движения топлива и запасных частей предприятия на мой взгляд следует производить по следующим направлениям.

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу топлива и запасных частей. Отпуск ценностей в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить записи внутреннему перемещению топлива и запасных частей. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

Во-вторых, компьютеризация учета на местах складского хозяйства с установлением локальной системы сети.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.

В-третьих, введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных ценностей.

Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете горюче-смазочных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам.

При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

В рабочих документах должны содержаться обоснования всех существенных вопросов, по которым аудиторская организация выразила свое профессиональное суждение, необходимая аргументация и доказательства, известные аудиторской организации на момент формирования выводов.

Аудиторская организация вправе самостоятельно определять объем рабочей документации по каждому конкретному аудиту. Вместе с тем ее объем должен быть таким, чтобы аудитор, который не имел отношения к аудиту данного аудируемого лица, смог бы исключительно на основе данной документации (не прибегая к дополнительным беседам или переписке) понять проделанную работу и обоснованность сделанных выводов и принятых решений. Рабочая документация ведется на бумажных и (или) электронных носителях. Она включает планы аудита, аналитические материалы, перечни отдельных рассматриваемых вопросов, описания существенных проблем, письма-подтверждения и письма-заявления, контрольные листы и переписку по существенным вопросам (включая электронные письма). В рабочую документацию при необходимости включаются выдержки или копии документов аудируемого лица. В целях повышения эффективности подготовки и проверки рабочей документации аудиторской организации следует разработать типовые формы документов (бланки, вопросники, типовые письма и обращения и т.п.). Стандартизация документирования облегчает аудиторам выполнение задания и одновременно позволяет контролировать результаты выполняемой ими работы. Вместе с тем рабочая документация должна быть составлена и систематизирована таким образом, чтобы отвечать обстоятельствам каждого аудита и потребностям аудиторской организации при его проведении.

В случае проведения аудита у одного и того же аудируемого лица в течение ряда лет некоторые рабочие документы относятся к категории постоянных, дополняемых по мере поступления новой информации (например, документы, содержащие информацию об учредителях аудируемого лица). По таким документам либо формируется отдельная папка, либо указывается, в какой из рабочих документаций хранится документ, имеющий отношение к аудитам, проводимым в течение ряда лет.

 

Заключение

 

Подводя итоги проведенной работы по изучению организации учета, отчетности и аудита топлива и запасных частей можно сделать следующие выводы:

Производственные запасы и материальные ценности являются предметами, на которые направлен труд человека с целью получения готовой продукции. В отличие от средств труда, сохраняющих в производственном процессе свою форму и переносящих стоимость на продукт постепенно, предметы труда потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на этот продукт и заменяются после каждого производственного цикла. В промышленности постепенно увеличивается потребление материально-производственных запасов. Это обуславливается расширением производства, значительным удельным весом материальных затрат в себестоимости продукции и ростом цен на ресурсы. В условиях перехода к рыночной экономике большое значение приобретает улучшение качественных показателей использования производственных запасов выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов. Для обеспечения сохранности производственных запасов, правильной приемки, хранения и отпуска ценностей большое значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащенных весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля над соблюдением норм запасов и расходованием материальных ресурсов, уделять больше внимания повышению достоверности оперативного учета движения полуфабрикатов, комплектующих изделий, деталей и узлов в производстве. Данные бухгалтерского учета должны содержать информации для изыскания резервов снижения себестоимости продукции в части рационального использования материалов, снижения норм расхода, обеспечения надлежащего хранения и сохранности.

Производственные запасы и материальные ценности играют огромную роль в процессе труда, т. к. они в свою очередь образуют производственно-техническую базу и определяют производственную мощь предприятия.

Производственные запасы и материальные ценности - это часть имущества, которая используется:

а) при производстве продукции выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи, следствием которого является достижение цели, а именно, получение наивысшей прибыли;

б) для управленческих нужд предприятия.

Одним из условий непрерывности производства является постоянное возобновление его материальной основы - средств производства. В свою очередь, это предопределяет непрерывность движения самих средств производства, происходящего в виде их кругооборота.

Из этого следует, что производственные запасы и материальные ценности используются в производственном процессе и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции, выполненных работ, оказанных услуг [40].

Перед бухгалтерским учетом топлива и запасных частей стоят следующие задачи:

) правильное и своевременное документальное оформление всех операций по поступлению и выбытию топлива и запасных частей;

2) расчет фактической себестоимости, расчет и списание отклонений фактической себестоимости ценностей от их учетной стоимости по направлениям затрат;

) выбор наиболее приемлемой оценки топлива и запасных частей в текущем учете;

) контроль за сохранностью топлива и запасных частей в местах их хранения и на всех стадиях движения;

) контроль за соблюдением установленных норм запасов топлива и запасных частей и норм их расходования;

) формирование полной и достоверной информации о движении и остатках топлива и запасных частей на складах и местах хранения в натуральном и денежном выражении;

) составление правильных и достоверных отчетов (ведомостей, сводов) о движении в местах их хранения и т.д.

Первичные документы по поступлению и расходу топлива и запасных частей являются основой организации бухгалтерского и материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных ценностей.

Основными документами, служащими основанием для оприходования товарно-материальных ценностей являются:

счет-фактура, в котором указаны его порядковый номер и дата составления, наименование, адрес и РНН поставщика и покупателя, номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость, наименование, поставляемых товаров и их количество, стоимость товаров без налога на добавленную стоимость, ставка налога на добавленную стоимость, сумма налога на добавленную стоимость, стоимость товаров с учетом налога на добавленную стоимость;

товарно-транспортная накладная;

накладная и документы, выписанные материально-ответственным лицом, принявшим товар [8].

Полнота и достоверность расчета и анализа показателей использования топлива и запасных частей зависит от степени совершенства бухгалтерского учета, отлаженности систем регистрации операций с материальными запасами, полноты заполнения учетных документов, достоверности инвентаризационных описей, глубины разработки и ведения регистров аналитического учета.

Для эффективного осуществления производственной деятельности предприятие должно быть обеспечено достаточным количеством топлива, запасных частей и других производственных запасов. При этом важным моментом является своевременная и достоверная оценка поступивших материальных ценностей. Их отпуск в производство производится одним из следующих методов: по средневзвешенным ценам, по ценам последнего приобретения либо с учетом отклонений от фактической себестоимости. Предприятие самостоятельно выбирает один из этих способов, который закрепляется в учетной политике и применяется в течение всего отчетного периода.

Принципы ведения бухгалтерского и складского учета топлива и запасных частей регламентируются различными законодательными и нормативными документами. Исследуемая тема широко освещается в учебных пособиях и специальных периодических изданиях, что подчеркивает важность и актуальность выбранной темы.

Производственные запасы отражаются на счетах бухгалтерского учета в денежной оценке, которая усложняется с развитием рыночных отношений. Рыночные цены подвержены колебаниям, их изменение влечет за собой и изменение стоимости материалов. Определение достоверной оценки топлива и запасных частей способствует более точному формированию себестоимости произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг, позволяет более объективно оценивать конечные финансовые результаты хозяйствования.

Выявлению экономии топлива и запасных частей способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм учета, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строгого порядка приемки, хранения и расходования материалов, ограничение числа должностных лиц, имеющих право подписи документов на отпуск производственных запасов.

Одной из основных задач учета топлива и запасных частей является своевременное и полное оформление операций по их поступлению и списанию соответствующими первичными документами. Форма и содержание документов по расходу запасных частей зависят от каналов выбытия. Следует отметить, что на предприятии СУП «Агросервис - ССК» этот участок работы организован достаточно эффективно. В организации не используется требование-накладная для оформления разового отпуска материалов. Оперативный учет топлива, запасных частей и других материальных ценностей в местах их хранения является обязательным условием для обеспечения сохранности производственных запасов и достоверного отражения принадлежащих предприятию запасов. Все операции по поступлению и отпуску со склада топлива и запасных частей оформляются соответствующими первичными документами и отчетами.

Для обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей важное значение имеет наличие в организации достаточного количества складских помещений, оснащенных весовыми и вычислительными приборами и другими приспособлениями. Необходимо также внедрять эффективные формы контроля за соблюдением норм запасов и их расходованием.

Правильная организация складского хозяйства, оперативный учет производственных запасов в местах их хранения позволяет обеспечить сохранность топлива и запасных частей, принадлежащих организации. В организации СУП «Агросервис - ССК» склады, кладовые и хранилища организованы в соответствии с требованиями законодательства. Ответственность за сохранность и оперативный учет производственных запасов возложена на материально ответственных лиц. Для контроля за сохранностью материальных ресурсов специальной комиссией проводится инвентаризация имущества.

В настоящее время существует необходимость и одновременно возможность новых организационных и методических подходов в решении проблем учета производственных запасов, связанных, с одной стороны с переходом на рыночные отношения и международные стандарты, а с другой - с широким внедрением компьютерных технологий.

Направление совершенствования учета топлива и запасных частей:

Во-первых, упрощать оформление операций по приходу и расходу топлива и запасных частей. Отпуск ценностей в производство, где это целесообразно, можно оформлять на основании установленного лимита непосредственно в карточках складского учета материалов, предусмотрев в них подпись лица, получающего ценности. Также можно на карточках складского учета производить записи внутреннему перемещению топлива и запасных частей. В условиях применения персональных компьютеров можно отказаться от введения карточек складского учета, заменив их машинограммой, сортовой оборотной ведомостью или дискетой.

Во-вторых, компьютеризация учета на местах складского хозяйства с установлением локальной системы сети.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.

В-третьих, введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных ценностей.

Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете горюче-смазочных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам.

При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

Для отражения хозяйственных операций по движению топлива и запасных частей в бухгалтерском учете на предприятии открывается балансовый активный счет 10 «Материалы» субсчет 10-3 «Топливо» и субсчет 10-5 «запасные части». К ним в зависимости от номенклатуры используемых в организации материальных ценностей разработаны субсчета.

Несмотря на внедрение автоматизированной формы бухгалтерского учета, организации СУП «Агросервис - ССК» еще не закончен период адаптации, т.к. отдельные первичные документы и регистры, ведутся вручную, другие же не оформляются вообще. Значительные недостатки работы бухгалтерской службы обусловлены нарушениями, допущенными главным бухгалтером при разработке документов, определяющих основные организационные и методологические аспекты функционирования данного структурного подразделения. В связи с этим необходимо их приведение в соответствие требованиям законодательства.

Решение этих и других проблем позволит наладить более действенный и менее трудоемкий бухгалтерский учет и контроль за наличием, движением и использованием материальных ресурсов, а также достичь их экономии.

Проверку операций с материально-производственными запасами могут проводить специалисты государственных контролирующих органов, ведомственного контроля и аудиторы.

Целью проверки операций с материально-производственными запасами является установление законности, эффективности и целесообразности совершенных хозяйственных операций.

В каждой организации должна быть разработана конкретная программа внутрихозяйственного контроля за сохранностью и использованием материальных ресурсов, которая предусматривает подробный перечень проверяемых вопросов, сроки проверки и фамилии исполнителей. Программа носит комплексный характер и содержит сведения по видам ресурсов.

В условиях полной документальной ревизии целесообразно сначала проверить организацию складского хозяйства, состояние хранения, учета и сохранности товарно-материальных ценностей, затем выявить полноту, своевременность и правильность оприходования всех поступающих в организацию ценностей по отдельным каналам поступления. После этого устанавливают полноту, своевременность и правильность списания ценностей по отдельным направлениям их выбытия. Заканчивается проверка выявлением соблюдения установленного порядка нормирования товарно-материальных ценностей, соответствия их фактического остатка нормативному, наличия излишних ценностей и соответствия данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности об их наличии и движении.

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления, полнотой и своевременностью оприходования приобретенных ценностей является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый общественными контролерами, вышестоящими организациями. В ходе предварительного контроля выявляют наличие расчетов потребности, договоров и других оснований для совершения сделки по поставщикам той или иной партии ценностей, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на их получение, сроков условий доставки, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется в процессе поступления и оприходования указанных товарно-материальных ценностей путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром и инвентаризацией их в натуре.

Оборотные средства являются одной из составных частей имущества предприятия. Состояние и эффективность их использования - одно из главных условий успешной деятельности предприятия. Развитие рыночных отношений определяет новые условия их организации. Высокая инфляция, неплатежи и другие кризисные явления вынуждают предприятия изменять свою политику по отношению к оборотным средствам, искать новые источники пополнения, изучать проблему эффективности их использования [30].