Розділ 1. Електронні документи як вид документації у фірмі

Організація роботи з документами

2.3 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі Дубенської адміністрації

Висновки

Список використаної літератури

Додаток 1. Порівняльна характеристика паперового і електронного документів

Додаток 2. Структура апарату Дубенської адміністрації

Додаток 3. Картка реєстрації вихідного документа

Додаток 4. Журнали реєстрації вхідних, вихідних та створених установою документів

Додаток 5. Маршрутизація вихідних документів

Додаток 6. Маршрутизація вхідних та внутрішніх документів

Додаток 7. Реєстраційно-контрольна картка

 

 

СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ ТА СЛОВОСПОЛУЧЕНЬ

АІС – Автоматизована інформаційна система

БДД – База даних діловодства

ДА – Дубенська адміністрація

ЕЦП – Електронний цифровий підпис

ЗУ – Закон України

ІС ДЗУ – Інформаційна система документаційного забезпечення управління

ІТ – Інформаційні технології

ПК – Персональний комп’ютер

РК – Реєстраційна картка

СЕД – Система електронного документообігу

ЦКУ – Цивільний кодекс України

ЦСК – Центр сертифікації ключів

ВСТУП

 

Актуальність теми дипломної роботи. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установ та організацій.

Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

Розробленість теми:

Дипломна робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему.

Значний внесок в теорію електронного документообігу зробив П.Марченко, який в своїх працях аналізує основні напрями діяльності фірми для вдосконалення системи електронного документообігу.

Дослідження щодо основних переваг електронних документів проводив автор Г.Перехрест.

Також існує ряд вчених, які велику увагу приділяють впровадженню електронних документів в організації - це П.М.Марченко, Д.Романов, А.Колесов, О.Захаров, що розробляють підходи до впровадження системи електронного документообігу, розробляють методи та досліджують їх застосування на практиці.

Мета дипломної роботи полягає у вивченні особливостей електронних документів фірми.

Завдання дипломної роботи обумовлені її метою:

- виявити та опрацювати фахову літературу з теми дипломної роботи;

- розкрити сутність основних понять;

- визначити роль і місце електронних документів в системі сучасного менеджменту;

- охарактеризувати організацію системи електронного діловодства на фірмі.

Об’єктом дослідження для даної дипломної роботи є Дубенська адміністрація.

Предметом є дослідження особливостей організації системи електронного діловодства в Дубенській адміністрації.

Методи дослідження: обумовлені об’єктом і предметом дипломної роботи. Для розв’язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу, методи прямого структурного аналізу

При опрацюванні вихідної інформації були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення.

Теоретична та практична цінність дипломної роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про сутність електронних документів, електронного цифрового підпису, системи електронного діловодства Дубенської адміністрації.

Практична цінність полягає у систематизації та узагальненні опрацьованого матеріалу, набутті автором дипломної роботи практичних навичок і вмінь з інформаційного пошуку, аналітико-синтетичного опрацювання літератури та узагальнення інформації. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми.

Структура роботи обумовлена логікою розгляду теми.

Дипломна робота складається з вступу, основної частини, висновків та списку використаної літератури.

Основна частина складається двох розділів. У першому розділі розглядаються поняття електронного документа, електронного цифрового підпису. У другому розділі розглядаються теоретичні основи організації системи електронного діловодства в Дубенській адміністрації.

 

РОЗДІЛ 1. ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД ДОКУМЕНТАЦІЇ У ФІРМІ