Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві

Абсолютно очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом не здатна справитися з тими об'ємами роботи, які існують зараз. У діяльності різних організацій, при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми, які були систематизовані в статті Н. Дятловою:

- неминуча втрата документів, отже і інформації;

- попадання документів і інформації, що міститься в них, до третьої особи;

- накопичення безлічі документів, призначення і джерело появи яких неясні;

- великі витрати часу на підготовку і узгодження документів, як наслідок – мала швидкість обробки інформації, а значить – повільна реакція на нові дії;

- надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної і вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;

- суперечність ухвалюваних рішень, неможливість забезпечити швидку передачу початкових документів і інформації посадовцям, що ухвалюють рішення;

- безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі терміни доручень до конкретних виконавців;

- неможливість встановлення історії роботи з документами;

- невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної підбірки документів;

- надмірні витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного документа [20, с. 44].

Як результат, документообіг включає значну частину зайвих документів і інстанцій їх розгляду, а ухвалювані рішення нерідко дублюють один одного, а іноді носять суперечливий характер. Це приводить до фактичної некерованості організації, яка виражається і в тому, що керівники не можуть прослідкувати про минулу і поточну діяльність підрозділів і виконавців з документами, а також про історію підготовки і розгляду конкретних документів.

Для вирішення проблем в області діловодства використовуються комп'ютерні технології, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань адміністрації. Наприклад, створення і підтримка схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засоби передачі документів і контролю виконання працюють тільки до певного моменту. Коли вирішувані компанією задачі ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей вказаних рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДЗУ). В результаті впровадження нових технологій проблеми повністю не зникають, замість них з'являються нові. Серед таких можна позначити:

- несанкціонований доступ до конфіденційної інформації;

- вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в комп'ютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача;

- як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів [20, с. 45].

Виникають також проблеми нормативного характеру:

- не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;

- відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили;

- відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші.

Окрім вищесказаного як паперові, так і електронні документи мають свої переваги і одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації, основні з них наведені в Додатку 1.

Таким чином, паперові і електронні документи мають свої переваги. Традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливе для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, оскільки у сфері управління головна вимога – оперативність, своєчасність, швидкість отримання і доведення інформації і її повнота. Для оперативного інформаційного забезпечення (перш за все - доведення інформації і її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги. Тому для ефективної організації забезпечення документації управлінської діяльності, переважно поєднання документів на паперовому і електронному носіях інформації стосовно конкретних завдань.

Комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення і редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг і інших баз даних, організації руху документів усередині фірми (візування, узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву.

Найбільш поширеним підходом до вирішення даної задачі є вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій (ІТ). Подібна стратегія може бути реалізована як на окремому комп'ютері, так і в рамках локальної мережі.

Для систематизації безлічі універсальних ІТ відповідно до основних етапів процесу ДЗУ і типових функцій управління слід розбити процес ДЗУ на ряд етапів:

 - підготовка, створення і оформлення документів;

 - прийом-передача документів;

 - організація руху документів усередині організації;

 - реєстрація і контроль виконання;

 - інформаційно-довідкова робота;

 - зберігання документів [35, с. 75].

 У таблиці 1.1. запропонований варіант рішення діловодних потреб з допомогою універсальних технологій.

 

Таблиця 1.1 Універсальні ІТ

Діловодні функції	Основні універсальні ІТ, орієнтовані на виконання діловодних функцій
Документаційно-іформаційне забезпечення управління
Створення документа: підготовка змісту, складання, оформлення; підготовка бланка; колективна робота із створення документа.	Технології роботи з інформацією різного типу текстовий редактор (процесор), табличний процесор, графічний редактор. Технологія баз даних. Інтелектуальні ІТ (електронні словники і перекладачі). Мережеві ІТ.
Прийом і передача інформації.	Мережеві ІТ. ІТ, що підтримують зв'язок, факсиміле. Електронна пошта.
Реєстрація документів і контроль їх виконання.	Технологія баз даних.
Зберігання інформації і організація доступу до неї; довідково-інформаційна діяльність.	Технологія перетворення паперового документа в електронний. Технологія баз даних. Технології створення каталогів системи Windows. Технології стиснення інформації. Технології пошуку інформації. Технології, що забезпечують безпеку документів.
Інформаційне забезпечення процедур ухвалення рішень.	Інтелектуальні ІТ (експертні системи, аналітичні інформаційні системи). Технологія баз даних.

 

Найбільш відомими ІТ, використовуваними при оформленні документів є: текстовий, табличний і графічний редактори/процесори. Як текстовий редактор в більшості випадків використовують MS Word інтегрованого пакету MS Office. Використання різних компонентів цього пакету має масу переваг: повна сумісність окремих компонентів, тобто можливість передачі інформації з однієї програми в іншу; одноманітність методів роботи і інше. MS Word надає також багато можливостей для оформлення тексту: різні стилі оформлення, різні шрифти; можливості виготовлення і вставки малюнків, таблиць; редагування, перевірка правопису, багатомовна підтримка; створення форм і бланків; можливості створення і редагування повідомлень електронної пошти; різноманітні операції по роботі з складними по структурі багатосторінковими документами.

Як табличний редактор вибирають MS Excel пакету MS Office. MS Excel надає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформленню результатів пошуку, побудові діаграм різного типу.

Ілюстрований матеріал – важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення є комп'ютерна графіка. В даний час існує велика кількість програм комп'ютерної графіки, від простого графічного редактора типу Paint, що входить в комплект стандартних програм системи Windows, до складних професійних програм.

Найбільш різноманітні і багатофункціональні ІТ призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу і виконання довідково-інформаційної роботи. Найпростіша технологія, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему тек для зберігання документів відповідно до номенклатури справ адміністрації, організувати доступ до документів.

Для зберігання об'ємних документів або для архівного зберігання використовуються технології стиснення інформації, що реалізовуються програмами-архіваторами. Використання подібних програм дає не тільки можливість значно економити дисковий простір на комп'ютері, але і швидко передавати велику кількість документів при їх пересилці по електронній пошті. Найбільш поширеними програмами-архіваторами є WinZip і WinRar.

Зберігання документів в пам'яті комп'ютера припускає електронну форму представлення документа. Основною технологією перекладу паперових документів в електронну форму є сканування. Сканування – це технологічний процес, в результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Для перетворення графічного образу паперового документа в текстовий документ використовують технологію розпізнавання образів. Найбільш широко відома і поширена програма FineReader, здатна забезпечити високу якість розпізнавання і зручність застосування.

Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї і виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль за їх виконанням, здійснення довідкової роботи за документами організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, терміни яких закінчилися, до знищення та інші. Разом з цим, бази даних дозволяють одержати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок рішення даного питання. Найбільшого поширення для організації баз даних набула система Access пакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обов'язків [11, с. 33].

Особливе місце серед універсальних ІТ посідають мережеві інформаційні технології, що забезпечують функцію прийому і передачі інформації. Це забезпечується за допомогою об'єднання комп'ютерів в локальну і глобальну мережу (Internet). Локальна застосовується усередині адміністрації для обміну інформацією між підрозділами, а глобальна – для передачі і прийому інформації від територіально-віддалених центрів. Програмним засобом, що забезпечує зв'язок з Інтернетом і роботу в ньому, найчастіше є Internet Explorer.

На основі мережевих ІТ реалізуються оперативні засоби зв'язку, такі як: електронна пошта і зв'язок, факсиміле.