Анализ информационных потоков

Важный аспект диагностики предприятия – анализ информационных потоков, он помогает контроллеру понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков службы контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель анализа информационных потоков на предприятии – выявление мест дублирования избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее распространенный метод анализа информационных потоков – составление графиков информационных потоков. Но для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самостоятельно) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

Каждый информационный поток – единичное перемещение информации – имеет следующие признаки:

документ – физический носитель информации;

содержание (сфера деятельности: сбыт, производство, закупки; получение сводных затрат, планирование и пр);

исполнитель;

периодичность (частота передачи ежедневно, ежемесячно, ежеквартально).

Кроме того, на предприятии существуют два основных уровня детализации информационных потоков:

1) на уровне всего предприятия, где детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

2) на уровне цеха (подразделения) предприятия, где детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, т.к. количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить алгоритм. На уровне же отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, т.к. здесь количество потоков (связей) не слишком велико.

В современный условиях большой популярностью также пользуются графики, изображающие не статистические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Такие графики информационных потоков похожи на сетевые графики, которые активно используются для планирования сложных научно-технических проектов. Составление таких «квазисетевых» графиков тесно связано с теорией реинжиниринга бизнес-процессов – самой популярной теорией управления компаниями в последние годы.

Анализ бизнес-процессов позволяет выявить и устранить «узкие места» в информационных потоках предприятия: устранение неполной, неточной информации, дублирования информации. Но помимо этих рисков, существуют и другие факторы, угрожающие нормальному функционированию предприятия. Поэтому только лишь оптимизации информационных потоков недостаточно: необходим комплексный и универсальный подход к управлению рисками предприятия.