Информационное обеспечение логистики

Глава 7. ИНФОРМАЦИОННАЯ ЛОГИСТИКА

Релаксационный метод (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа).

Периодический метод (система регулирования с фиксированной периодичностью заказа).

Основными базовыми условиями данной системы регулирования будут: равенство периодов заказа и интервалов между поставками и постоянный интервал отставания поставки.

Графическая иллюстрация движения запаса при использовании одной из наиболее известных модификаций периодического метода регулирования, или, как еще ее обозначают (T,Z)-системы, с пополнением запаса до максимального уровня представлена на рис.3.

Сущность данного метода заключается уже в его названии - система с фиксированной периодичностью заказа, или система контроля запасов с периодической проверкой. В рамках этой системы регулирования через равные промежутки времени в момент (точка заказа) производится контроль уровня запаса и формируется заказ очередной партии поставки в размере:

;

где вероятный уровень запаса в момент поступления очередной i -й партии поставки; фактический уровень запаса в точке заказа (в момент заказа); средняя интенсивность потребления (расхода) запаса в единицу времени за период; интервал отставания поставки.

Достоинством периодического метода регулирования запасов является его относительная простота организации - регулирование и контроль за уровнем запаса осуществляется лишь один раз в интервале между поставками. Однако в современную эпоху развитых информационных технологии это обстоятельство уже не имеет столь существенного значения, как в середине XX в.

Более очевидным становится и основной его недостаток - он может быть использован только в случае более или менее равномерного потребления запаса. Периодическая система обладает достаточно большой инерционностью, так как ее реакция на изменение внешних условий (например, резкое изменение величины спроса) запаздывает, как минимум, на интервал поставки Т.

6.3.2.Релаксационный метод (система регулирования запасов с фиксированным размером заказа).

Система регулирования запасов с фиксированным размером заказа (fixed order quantity system; order point-order quantity system) также имеет ряд различных модификаций. Основными условиями данной системы регулирования будут: равенство размеров заказа и постоянный интервал отставания поставки. Графическая иллюстрация изменения величины запаса при использовании релаксационного метода регулирования для одной из его известных модификаций или (Z,Q)-системы приведена на рис. 4.

Сущность релаксационного метода заключается в постоянном (ежедневном) контроле за уровнем запаса и его краткосрочном прогнозировании. По фактическим данным о движении запаса в каждую единицу времени в интервале между поставками производится расчет вероятного уровня запаса через дней. Условием выдачи очередного заказа будет:

где фактический уровень запаса.

Таким образом, точка заказа (момент заказа) при данном способе регулирования будет «плавающей», так как в общем случае, а размер заказа - фиксированным.

Достоинством релаксационного метода является фиксированный размер заказа (партии поставки), что уже само по себе снижает часть логистических издержек. Кроме того, при данной системе возникает возможность заказа оптимальных размеров партий запасаемого материального ресурса. Однако при релаксационном методе требуется систематический непрерывный контроль за уровнем запасов, что увеличивает издержки управления. В современных условиях этот недостаток несколько смягчается применением компьютерных технологий, но это также требует затрат на эксплуатацию соответствующей информационной системы.

Двухуровневая система регулирования запасов (min-max system) представляет собой совокупность различных методов регулирования, которых объединяет наличие двух заранее установленных уровней запаса - максимального и минимального (или уровня точки заказа). Наиболее известными модификациями метода являются: двухбункерная система (с фиксированным размером заказа) и система без постоянного размера заказа или (z,Z)-политика управления запасами.

При двухбункерной системе (two-bin system) регулирования, которую часто называют «системой двух складов», запас условно (иногда и физически) разделяют на две части, хранящиеся как бы в разных складах. Эта система регулирования запасов также имеет различные модификации, и поэтому рассмотрим простейшую из них.

Очередной заказ осуществляется в тот момент, когда запас в первом бункере (складе) полностью исчерпан, а размер заказа соответствует емкости бункера. Далее начинается потребление запаса из второго бункера, причем параметры системы должны быть такими, чтобы первый бункер был заполнен к моменту исчерпания запаса во втором бункере. При отсутствии серьезных отклонений от нормального хода логистического процесса и приблизительно постоянной величине спроса данная система может функционировать продолжительное время в устойчивом режиме.

Более распространенным и универсальным способом регулирования запасов является широко применяемая за рубежом система с двумя фиксированными уровнями запасов без постоянной периодичности заказа и «плавающим» его объемом (order point, order-up-to level system; optional replenishment system).. Графическая иллюстрация изменения величины запаса при использовании данного метода регулирования для одной приведена на рис.5.

Сущность данной стратегии регулирования запасов заключается в определении двух уровней запаса: максимально допустимого и уровня, определяющего точку заказа z. Заказ производится, как только фактическая величина запаса достигает уровня z, чтобы пополнить его до размера. Эта система также имеет различные модификации. В самом общем случае при использовании данной системы регулирования запасов размер заказа определяется так же, как и при периодическом методе по формулам (7), а уровень точки заказа по формуле:

Двухуровневая система регулирования запасов сочетает в себе достоинства двух других принципиальных систем (периодического и релаксационного методов), но является более сложной с позиции организации контроля за уровнем запаса. Применение двухуровневой системы регулирования целесообразно в том случае, когда расход материального ресурса не распределяется во времени равномерно, в особенности если имеет место элемент неопределенности относительно предполагаемого производственного спроса.

Главным достоинством двухуровневых систем является их более высокая адаптивность к изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования ЛС, что предопределило широкое практическое использование данной системы регулирования запасов, а применение ЭВМ и особенно современных информационных технологий позволяет значительно снизить управленческие расходы и повысить оперативность и достоверность управленческой информации.

Управление различного рода материальными потоками базируется на обработке связанной с этими потоками информации, инициирующей их и возникающей в результате их движения.

Информационное обеспечение логистики можно рассматривать в узком и широком смысле слова, как информационную логистику.

В первом случае информационная логистика является обеспечивающей функциональной областью логистического менеджмента или общей теории логистики. Во втором случае информационная логистика является системой, обеспечивающей информацией организацию в целом исходя из логистических правил (рациональность, своевременность, точный расчет).

Всесторонний анализ понятийного аппарата позволяет рассматривать информационную логистику как науку о реализации методов сбора, обработки, хранения и распределения информации в производственно-хозяйственных системах на основе логистических правил (повышения релевантности информации в нужном объеме, в нужное время, в нужном месте и с оптимальными издержками).

Объектами управления логистическими информационными системами являются потоки информации, связанные со снабжением, производством, запасами и распределением готовой продукции в многозвенных производственно-хозяйственных комплексах (как внутри отдельных организаций, так и за их пределами).

Субъектом управления информационными потоками в логистических системах являются конкретные структурные подразделения или лица, принимающие решения.

Реализация системного подхода в логистике требует рассмотрения объекта и субъекта управления как совокупности элементов (звеньев), между которыми установлены определенные функциональные связи и отношения.

Информационным звеном считается некоторый экономически и/или функционально обособленный объект, не подлежащий конкретной декомпозиции в рамках действующей информационной системы, выполняющий локальную цель, связанную с определенными информационными операциями. Звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место управленческого персонала, информационное подразделение системы управления организацией или обособленная группа управленческих работников, объединенных общностью выполняемых информационных функций (процедур, операций).

Информационные функции, процедура и операция формируются исходя из общепринятых понятий декомпозиции исходного множества на составные части. Однако в отличие от других видов функций (процедур, операций) информационные аналоги характеризуются совокупностью действий, связанных с определенным объектом, а именно информационными потоками (организацией информационных массивов и потоков, координацией движения информационных потоков, сбором, обработкой, хранением и передачей информации). Специфика их определения в логистической среде характеризуется направленностью на реализацию целей и задач, поставленной перед логистической системой и/или ее звеньями.

Обобщенное представление о виде и составе функций подсистемы информационного обеспечения дают данные табл. 7.1.

Таблица 7.1. Виды и состав функций подсистемы информационного обеспечения логистической организации.

Виды функций	Наименование функции	Состав основных процедур по функции
Первичные	Организация массивов информации	Разработка структурированных массивов данных. Мониторинг соответствия массивов данных требованиям классификаторов и унифицированных систем документации.
Организация потоков информации	Определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления. Определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления. Разработка документооборота. Использование комплекса технических средств для организации поток информации. Установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.
Организация процессов и средств сбора, хранения, обработки и транспортировки информации.	Обеспечение технологических процессов необходимыми техническими средствами. Распределение между подразделениями и отдельными исполнителями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребления.
Вторичные	Обеспечение управленческого персонала научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики, технологии проиозводства, передовом отечественном и зарубежном опыте в области логистики.	Анализ отечественных и зарубежных изданий по интересующей тематике. Выборка интересующего материала по заданным направлениям. Рассылка материала по заинтересованным подразделениям. Сбор заявок на тематические обзоры.

7.2. Информационные системы: принципы построения, структурные и функциональные аспекты.

Структуру информационной системы следует рассматривать в функциональном и организационном аспектах.

Функциональная структура представлена в виде пирамиды (рис. 7.1).

В основании функциональной пирамиды логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между функциональными подразделениями фирмы (в плане реализации логистических функций), логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. На схеме отражены только ключевые функции, связанные со вторым уровнем информационных процедур контроля и учета. Указанные два функциональных уровня логистической информационной системы обычно непосредственно связаны с системой дистрибуции готовой продукции фирмы, в частности, с деятельностью центров распределения. На уровне анализа логистические региональные или административные менеджеры фирмы в основном используют информацию в тактических целях для маркетинга, прогнозирования финансовых и операционных производственных

Логистика

Прогнозирование в производстве

Поддержка маркетинга

Финансы

Отчеты об уровне потребительского сервиса

Управление запасами

Управление складированием

Поддержка транспортировки

Бухгалтерский учет и кредитование

Рис 7.1. Функциональная структура логистической информационной системы

оказателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию менеджмента и связана со стратегическим корпоративным планированием и миссией фирмы.

Характеристики системных уровней функциональной структуры логистической информационной системы связаны с достижением определенных стратегических и тактических целей фирмы и конкурентных преимуществ, что отражено в табл. 7.2, где показано получение на этой основе конкурентных преимуществ за счет повышения качества продукции (сервиса) и снижения логистических издержек.

Таблица 7.2 Взаимодействие системных характеристик логистической информационной системы, целей фирмы и конкурентных преимуществ.

Уровень функциональной структуры.	Системные характеристики уровня.	Цели фирмы и конкурентные преимущества.
Стратегическое планирование.	Высокий уровень риска. Экстенсивные решения преимуществ.	Достижения конкурентных преимуществ.
Анализ и принятие решений.	Вычислительные аспекты анализа и процедур принятия решений. Экспертиза и обучение основных пользователей. Концентрация на наиболее эффективных действиях. Оптимизация.	Идентификация и определение конкурентных альтернатив.
Контроль и учет.	Создание систем контроля и мониторинга. Отслеживание обратной связи для совершенствования решений в логистическом менеджменте. Ориентация на потребителя.	Оценка конкурентных позиций фирмы и потенциальных сфер улучшения бизнеса.
Операции.	Высокие затраты на техническое и программное обеспечение. Структурированная подготовка отдельных категорий пользователей. Концентрация на наиболее эффективных операциях.	Конкурентная квалификация.

Организационная структура логистической информационной системы может быть укрупненно сформирована из четырех подсистем: управление процедурами заказов, научных исследований и связи, поддержки логистических решений генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро - и макрологистической внешней средой.

В организационной структуре логистической информационной системы в качестве одной из основных подсистем выделена подсистема управления процедурами заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение здесь имеет использование концепции «электронного обмена данными» и основанных на ней стандартов EDI.

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней и внутренней среды фирмы на процесс логистического менеджмента и олсуществляет взаимодействие между звеньями логистической системы и функциями управления за счет:

· Интеграции логистического планирования с корпоративным планированием;

· Взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями;

· Стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала;

· Интеграции информационных технологий;

· Подготовка или покупка технологических решений и использования посредников;

· Адаптация к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления;

· Акцентирования на производительности и качестве услуг логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований как внешней, так и внутренней среды фирмы. Логистический менеджер может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды фирмы четырьмя способами:

1) Косвенным рассмотрением на основе общего анализа получаемой информации, когда нет определенной заданной цели;

2) Прямым рассмотрением, когда информация о внешней и внутренней среде фирмы активно анализируется с заранее сформулированной целью;

3) Неформальным исследованием относительно ограниченных и неструктурированных данных;

4) Формальным исследованием с использованием заранее составленного плана, процедур и методов обработки и анализа получаемой информации.

Для оптимизации результатов оценивания влияния внешней и внутренней среды фирмы на поведение логистической системы логистический менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга. Здесь необходимо учитывать два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом фирмы для оценки эффективности своих логистических решений. Например, бухгалтерская информация, или сведения о ценах на готовую продукцию конкурентов могут дать исчерпывающий ответ об эффективности менеджмента; информация о размерах грузовых отправок может быть использована транспортными подразделениями фирмы и т.д. Во-вторых, логистические партнеры фирмы, такие, как поставщики материальных ресурсов, торговые посредники, перевозчики и потребители готовой продукции также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации и снижения собственных затрат. Важное место в рассматриваемой подсистеме принадлежит прогнозированию, в частности, таким его аспектам, как сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную компьютерную логистическую систему, включающую базы данных и аналитические модели, реализующие, как правило, оптимизационные задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента. Подсистема формирует, обновляет и поддерживает различно структурированные, централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

· Базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для принятия логистических решений;

· Критических факторов, определяющих главные действия, цели и ограничения при принятии решений;

· Политики/параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей;

· Файлов решений, хранящих информацию о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

В данной подсистеме используется большое число экономико-математических моделей и методов (в частности, прогнозирования, для поддержки решений, принимаемых логистическим менеджментом). Все эти модели и методы можно разделить на классы: оптимизационные, эвристические и имитационные. Оптимизационные модели принятия решений основаны на методах операционного исчисления: программирования (линейного, нелинейного, динамического, стохастического, целочисленного), математической статистики (корреляционно-регрессионные анализ, теория случайных процессов, теория идентификации, теория статистических моделей принятия решений и т.п.), вариационного исчисления, оптимального управления, теории массового обслуживания, графов, расписаний и т.д. В частности, для различных логистических функций можно указать следующие задачи:

· Оптимальная диспетчеризация в производстве, транспортировке, грузопереработке;

· Оптимальное размещение объектов в производстве, распределении, складировании;

· Построение оптимальных логистических цепей, каналов, сетей;

· Построение оптимальной организационной структуры логистической системы;

· Оптимальная маршрутизация;

· Определение оптимальной длительности составляющих логистических циклов;

· Оптимизация процедцр сбора, обработки и выполнения заказов;

· Оптимизация параметров систем управления запасами;

· Оптимальный выбор перевозчика, экспедитора, поставщика и т.д.

В рассматриваемой подсистеме широко применяются интерактивные (диалоговые) процедуры информационной поддержки принятия решений логистическим менеджментом.

Четвертый элемент организационной структуры логистической информационной системы – подсистема генерирования выходных форм и отчетов. Ее можно представить как выходной интерфейс с остальными компонентами в виде блок-схемы (рис. 7.2).

Система информационного обеспечения в логистике для выполнения вышеперечисленных функций должна быть соответствующим образом организована. Специфика данной системы состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь возможность оказывать воздействие на все функциональные подсистемы логистической организации. Исходя из этого, возможны три способа ее организации: централизованный, децентрализованный и специализированный.

При централизованном способе организации деятельность по информационном обеспечению сосредоточена в одном управлении (подразделении) и подчиняется непосредственно высшему руководству организации через вице-президента (заместителя директора) по информационным системам (технологиям). Преимуществом такого способа организации является обеспечение высокой эффективности работ по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам можно отнести высокие затраты на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе организации подсистемы информационного обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют функции управленияинформационными потоками в своей предметной области. Преимуществом такого способа организации является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком – дублирование однотипных задач и функций в разных подразделениях организации.

Информация от потребителей

Внутрифирменная информация

Внешняя информация (публичная и от логистических посредников)

Данные обратной связи по результатам менеджмента

Входная информация

Базы данных

Компьютерные файлы

Документирование записи и инструкции

Управление базами данных и поддержка менеджмента

Анализ данных и прогнозирование

Обновление данных, введение баз данных

Обработка данных для принятия логистических решений

Выходная информация (отчеты и формы)

Сводные отчеты

Документация по элементарным и комплексным логистическим функциям (справки, формы, отчеты)

Отчеты состояний по отдельным функциям

Результаты анализа

Отчеты об исключительных ситуациях (сбоях)

Машино – и видеопрограммы для принятия решений

Рис. 7.2. Компоненты подсистемы генерирования выходной информации в общей структуре логистической информационной системы.

Информационная система, необходимая для адекватного выполнения функций логистики, должна отвечать следующим требованиям:

· Информационные потоки должны быть совместимыми в информационном отношении;

· Внутренние взаимосвязи и взаимозависимости информационных потоков должны носить причинно-следственный характер;

· Иерархическая соподчиненность информационных потоков должна быть четкой;

· Информационной системе должно быть присуще свойство интегративности.

В основу построения такой логистической информационной системы должны быть заложены принципы:

1. Полнота и пригодность информации для пользователя. Логистический менеджер должен располагать необходимой и полной (достаточной) информацией для принятия решений, причем в необходимом ему виде. Например, информация о запасах или заказахпотребителей часто нуждается в предварительной обработке и обычно размещается не там, где логистический менеджер принимает решение.

2. Точность. Точность исходной информации имеет принципиальное значение для принятия правильных решений. Например, информация об уровне запасовв распределительной сети в современных логистических системахдопускает не более 1% ошибок или неопределенности для принятия эффективных решений в физическом распределении, создании запасов и удовлетворении запросов потребителей. Большое значение имеет точность и достоверность исходных данных для прогнозирования спроса, планирования потребностей в материальных ресурсах и т.п.

3. Своевременность. Логистическая информация должна поступать в систему менеджмента вовремя, как этого требуют многие логистические технологии, особенно основанные на концепции «точно в срок». Своевременность информации важна практически для всех комплексных логистических функций. Кроме того, многие задачи в транспортировке, операционном менеджменте, управлении заказами и запасами решаются в режиме реального времени («on line»). Этого же требуют и многочисленные задачи логистического мониторинга. Требования своевременности поступления и обработки информации реализуются современными логистическими технологиями сканирования, спутниковой навигации, штрихового кодирования, внедрения стандартов EDI/EDIFACT.

4. Ориентированность. Информация в логистической информационной системе должна быть направлена на выявление дополнительных возможностей улучшения качества продукции, сервиса, снижения логистических издержек. Способы получения, передачи, отображения и предварительной обработки информации должны способствовать выявлению «узких мест», резервов экономии ресурсов и т.п.

5. Гибкость. Информация, циркулирующая в логистической информационной системе, должна быть приспособлена для конкретных пользователей, иметь наиболее удобный для них вид. Это касается как персонала фирмы, так и логистических посредников и конечных потребителей. Бумажный и электронный документооборот, промежуточные и выходные формы, отчеты, справки и другие документы должны быть максимально приспособлены к требованиям всех участников логистического процесса и адаптированы к возможному диалоговому режиму для многих пользователей.

6. Подходящий формат данных. Формат данных и сообщений, применяемый в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должен максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускная способность и т.д.). Виды и формы документов, расположение реквизитов на бумажных документах, размерность данных и другие параметры должны облегчать машинную обработку информации. Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в логистической информационной системе.

Формирование информационной системы в логистике осуществляется по иерархическому принципу, причем в логистических информационных системах нумерация уровней начинается с низшего. Такой принцип принят с целью обеспечить возможность наращивания информационной системы более высокими рангами и ее включения в качестве подсистемы в обобщающие системы и сети более высокого порядка, если в этом появится необходимость.

В соответствии с такой структурной декомпозицией в информационных системах в логистике выделяют три уровня:

1. Первый уровень – это уровень рабочего места (в широком смысле), например, места складирования, станка для выполнения механической обработки, места или установки для помещения в тару и маркировки и др. На этом уровне осуществляется та или иная логистическая операция с управляемым материальным потоком, а именно его элемент (деталь, единичная упаковка, рабочий сто-спутник или какая-либо другая грузоединица)перемещается, перегружается, упаковывается, проходит ту или иную обработку.

2. Второй уровень – это уровень производственного участка, цеха, скала и др., где происходят процессы обработки, упаковки и транспортировки грузоединиц и размещаются рабочие места.

3. Третий уровень – это система транспортирования и перемещения грузоединиц во всей производственно-сбытовой системе в целом от погрузки сырья, материалов и компонентов до доставки готовых изделийпотребителям и расчетов за них.

Уровни производственно-сбытовой системы и руководства, которым соответствуют свои уровни информационной системы, определяют функциональную и эксплуатационную законченность информационных подсистем.

На верхнем уровне информационной системы реализуется планирующая информационная подсистема. Здесь осуществляется логистическое управление общим материальным потоком с целью организовать производственно-сбытовую деятельность, направленную на наиболее эффективное удовлетворение потребностей рынка.

На втором уровне информационной системы представленные так называемые диспозитивные (disposite – размещать, распоряжаться) информационные подсистемы. Эти подсистемы детализируют планы, составленные на верхнем уровне и доводят их до уровня отдельных производственных участков, цехов, механизированных в той или иной степени складов и других производственных подразделений и т.п., а также определяют способы действий этих подразделений.

На нижнем уровне информационных систем размещаются так называемые исполнительные информационные подсистемы. Они доводят задания, правила и инструкции до конкретных рабочих мест и исполнителей, осуществляют также контроль за ходом технологического процесса на рабочих местах и обеспечивают обратную связь, формирую первичную информацию с этих рабочих мест.

Структура и функции взаимосвязей информационных подсистем, действующих в пределах одного предприятия (на уровне микрологистики), приведена на рис. 7.3.

Отметим, что планирующая, диспозитивная и исполнителная подсистемы связаны прямыми и обратными вертикальными информационными потоками.

Отдельные компоненты задач внутри указанных функциональных подсистем связаны горизонтальными информационными потоками.

Третий уровень

Задания и отчеты за год

Стратегия, тактика и цели

Планирующие подсистемы

Дирекция и главные специалисты

Начальники цехов и подразделений

Диспозитивные системы

Способ действий, задания, инструкции

Задания и отчеты за месяц и квартал

Исполнители на рабочих местах