2020-05-12
387
В СУБД Microsoft Access имеется возможность создавать отчеты. Они имеют много общего с формами. Для создания отчетов применяются элементы управления, но с их помощью невозможно изменить данные в таблицах. Структура отчета, так же как и формы, имеет разделы: заголовок и примечание, верхний и нижний колонтитулы, область данных. Кроме того, в отчете используется дополнительный раздел, связанный с группировкой данных. Отчеты создаются как правило на основе запросов.
Поддерживается несколько вариантов создания нового отчета: конструктор, мастер отчетов, автоотчеты в столбец и ленточный, мастер диаграмм и мастер почтовых наклеек.
Автоотчет в столбец отображает записи из таблицы или запроса и располагает эти записи по столбцам.
Задание. Создайте в базе данных Университет Автоотчет в столбец на основе запроса Мальчики экономического факультета. Для этого необходимо открыть соответствующую базу данных и на вкладке Отчеты активизировать кнопку Создать панели инструментов окна базы данных. В открывшемся окне Новый отчет выберем пункт Автоотчет: в столбец и в качестве источника данных определим соответствующий запрос. Затем, нажав кнопку ОК можно увидеть искомый отчет. Сохраните его при закрытии.
Ленточный автоотчет отображает записи в виде таблицы, в которой каждое поле базовой таблицы или запроса представлено отдельным столбцом, а каждая запись – отдельной строкой. В результате данные отображаются как в таблице или запросе в режиме таблицы.
Задание. Аналогичным образом создайте на базе запроса Мальчики экономического факультета базы данных Университет Ленточный автоотчет. Сравните полученный отчет с предыдущим и сохраните его.
При создании ленточного автоотчета на основе таблицы или запроса с большим числом полей, произойдет сжатие размеров и сокращение заголовков из-за не помещения на странице. В этом случае можно воспользоваться Мастером отчетов.
Задание. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов на основе запроса Сумма покупок клиента базы данных Продажа компьютеров. В первую очередь откройте указанную базу данных и на вкладке Отчеты активизируйте кнопку Создать. В окне Новый отчет выберете соответствующий способ и источник данных. В следующем окне Создание отчетов переместите следующие поля запроса Сумма покупок клиента из области Доступные поля в область Выбранные поля: Заказчик, Дата заказа, Количество, Сумма покупки. Перейдя в следующее окно мастера, добавьте уровень группировки Заказчик, чтобы сгруппировать записи отчета по данному полю (Рисунок 38).
Посмотрите самостоятельно, какие существуют возможные интервалы группировки, нажав в данном окне кнопку Группировка. Оставьте активным обычный интервал. В следующем окне создания отчетов можно выбрать по какому полю будет производится сортировка. Оставьте его без изменения. Кроме того, по кнопке Итоги, укажите какие итоговые значения и по какому полю нужно вычислить. Для нашего случая подойдет вычисление суммы по полю Сумма покупки. Поставьте галочку напротив данной опции. В области Показать данного окна выберете Данные и итоги. Укажите компьютеру о необходимости подсчета процентов, установив флажок (Рисунок 39).
Рис. 38. Окно Группировки Мастера создания отчетов
В следующем окне мастера выбирается вид макета для отчета, например, оставьте по умолчанию ступенчатый. Далее выберете стиль, например, деловой и задайте имя отчета. Нажав Готово, Вы увидите результат своей деятельности в окне предварительного просмотра. Если оформление отчета Вас не устраивает, можно отредактировать её в режиме конструктора, используя уже знакомые элементы управления.
Замечание. В СУБД Microsoft Access возможно создание итогового отчета без подробных данных. Для этого во время создания отчета с помощью мастера в окне Итоги в области Показать активизировать переключатель на опции Только итоги.
Рис. 39. Окно Итоги Мастера создания отчетов
Задание. Самостоятельно создайте итоговый отчет по запросу Сумма покупок клиента базы данных Продажа компьютеров. В итоге у Вас должен получиться отчет, похожий на Рисунок 40.
Все отчеты, созданные нами, показывались в окне предварительного просмотра. В этом режиме отчет выглядит почти так же, как он будет выглядеть напечатанным, при этом рассчитываются все вычисляемые и итоговые поля. Иногда данная операция подсчета затягивается из-за больших объемов, поэтому существует еще режим – Образец, в котором отчет выглядит как в режиме предварительного просмотра, но при этом не происходит пересчет вычисляемых и итоговых полей. Данный режим позволяет быстро увидеть результаты своей работы. И, как обычно, предусмотрен программой режим Конструктора отчетов. В этом режиме можно построить отчет с самого начала, или доработать созданный мастером отчет. Для создания отчета в режиме конструктора требуется в окне базы данных на вкладке Формы нажать кнопку Создать и выбрать опцию Конструктор. Переход между режимами осуществляется с помощью главного меню программы Вид: Конструктор, Образец, Предварительный просмотр, или одноименные кнопки на панели инструментов.
Рис. 40. Пример отчета по Сумме покупок клиента
Рассмотрим подробнее основные разделы отчета. Откройте отчет Продажа компьютеров в режиме конструктора. Вы увидите, что он разделен на разделы:
Заголовок отчета – размещает элементы управления, которые будут видны только в начале отчета.
Верхний колонтитул – размещает элементы управления, которые будут видны в начале каждой страницы отчета.
Заголовок группы – содержит имя того поля, на котором он основан.
Область данных – содержит детальные данные отчета.
Примечание группы – размещает элементы управления, которые оказываются последними элементами каждой группы записей.
Нижний колонтитул – размещает элементы управления, которые будут видны в конце каждой страницы отчета.
Примечание отчета – содержит элементы управления, которые оказываются в конце отчета, но перед элементами последнего нижнего колонтитула.
Каждый раздел отчета обладает собственными свойствами, которые изменяются через контекстное меню, вызванное в данном разделе. В режиме конструктора можно отсортировать и сгруппировать данные. Этого добиваются путем нажатия на панели инструментов кнопки Сортировка и группировка 
и выбора соответствующих опций. Отказ от сортировки или группировки по полям осуществляется обычным удалением строки в диалоговом окне Сортировка и группировка клавишей Delete.
Задание. Самостоятельно отсортируйте в последнем отчете данные поля Заказчик по убыванию, а Количество – по возрастанию.
В отчет, как и в форму, можно добавлять самостоятельно вычисляемые поля. Эти действия производятся в режиме конструктора аналогично редактированию форм.
Задание. Самостоятельно добавьте в отчет Сумма покупок клиента столбец Дополнительно, в котором бы помещалось значение Подарок, если общая сумма покупки данного клиента больше 30000, и ничего не помещалось в противном случае.
Замечание. Для решения данной задачи воспользуйтесь построителем выражений. Ваша формула для подсчета должна включать в себя функцию IIF, которая означает логическое Если. Данная функция находится в разделе Управление встроенных функций. Кроме того, учтите, что слово Подарок должно выводится один раз для отдельной фирмы, даже в том случае, когда одна фирма покупала несколько раз. Здесь условие опирается на общую для каждой фирмы сумму покупки.
Контрольное задание. В базе данных Книжный магазин создайте отчеты по основным запросам и таблицам, используя все полученные знания и возможности конструктора отчетов.
