Запросы замены (обновления)

Здесь возможно изменение значений в выбранном поле (например, умножение на определенное значение). В Конструкторе запросов после выбора этого типа запроса в появившейся строке Добавление бланка запроса надо ввести формулу вычисления нового значения. Можно воспользоваться Построителем.

Перекрестные запросы

Важным классом таблиц являются перекрестные. В ней информация группируется в соответствии со значениями нескольких полей. Частный случай – одномерная перекрестная таблица (например, сумма значений по полю (стоимость товаров), сгруппированная по значениям другого поля (имя клиента). Такую таблицу можно создать через итоговый запрос (см. выше). Более сложный случай – двумерная перекрестная таблица (зарплата нескольких людей по нескольким месяцам). Можно также использовать итоговый запрос, но существует Мастер перекрестных запросов. Для его включения в категории Запросы надо выполнить Создать/Новый запрос/Перекрестный запрос. В диалоговых окнах задается имя исходной таблицы (только одна), поля этой таблицы, которые будут расположены в результирующей таблице по горизонтали и вертикали и их заголовки, выполняемое действие при заполнении таблицы, имя результирующей таблицы. После запуска запроса можно просмотреть результат.

Перекрестную таблицу можно экспортировать, например, в MS Excel (Файл/Экспорт).

Формы

Форма – это особый вид представления данных БД. Можно обеспечить представление информации в виде, привычном пользователю. Кроме того, форма дает и дополнительные возможности при вводе и просмотре данных.

Простейший способ создания формы – Автоформа, вызываемая в категории Таблицы командой меню Вставка/Автоформа. Автоматически появится форма стандартного вида с кнопками перемещения по таблице в нижней части окна.

Другие способы создания формы следующие:

- Конструктор форм;

- Мастер форм;

- Автоформа: в столбец;

- Автоформа: ленточная;

- Автоформа: табличная;

- Диаграмма;

- Сводная таблица.

Выбор любого действия производится в категории Форма кнопкой Создать.

Наиболее просты Автоформы.

Мастер форм позволяет выбирать поля для вывода в форме и задавать стиль оформления (рис. 13).

Рис. 13. Выбор данных для формы через Мастер форм

Конструктор форм

Обладает наибольшими возможностями.

Форма состоит из объектов, которые имеют характерные свойства. Для каждого объекта можно задать действие. Процесс создания формы и заключается в размещении объектов в форме и задании для них действий.

При выборе опции Создание формы в режиме конструктора возникает соответствующее окно. Изменяется панель инструментов и может появиться всплывающее окно Панели элементов (эта панель может включаться/выключаться соответствующей кнопкой панели инструментов). Существуют следующие области формы (рис. 14):

- Заголовок;

- Верхний колонтитул;

- Область данных;

- Нижний колонтитул;

Примечание формы.

Рис. 14. Области формы и панель элементов

Области можно включать/убирать командой Вид главного меню.

Панель элементов

Панель элементов служит для размещения объектов в форме. Она содержит следующие кнопки:

- Выбор объекта (выделение элемента, раздела);

- Мастера (включение какого-либо мастера);

- Надпись (создание текста в форме);

- Поле (размещение поля таблицы в форме);

- Переключатели (размещение групп переключателей);

- Выключатель;

- Переключатель;

- Флажок;

- Поле со списком;

- Список;

- Кнопка;

- Рисунок (общий для всей формы);

- Свободная рамка объекта (объект OLE, общий для всей формы);

- Присоединенная рамка объекта (объект OLEдля каждой записи);

Формы

- Разрыв страницы;

- Набор вкладок (форма с вкладками);

- Подчиненная форма (создание);

- Линия (рисование);

- Прямоугольник;

- Другие элементы.

При создании формы можно пользоваться свойствами создаваемых элементов (Команда Вид/Свойства, кнопка Свойства панели инструментов, контекстное меню) (рис. 15).

Окно диалога содержит здесь ярлыки:

- Макет (оформление объекта);

- Данные (свойства источника данных);

- События (их список);

- Другие;

- Все (общий перечень).

Объекты в форме можно перемещать, удалять, менять размеры и свойства. Первоначально их надо выделить или кнопкой Shift и мышью или кнопкой Выбор объектов панели элементов и мышью с помощью рамки. Появится объединение в виде прямоугольников. Изменение размера достигается перемещением этих фигур. Перемещение объекта производится мышью после появления символа руки.

Рис. 15. Окно свойств формы

Процесс создания формы может включать все или некоторые ниже перечисленные процедуры:

- Размещение текста;

- Размещение полей;

- Создание кнопок;

- Размещение линий, рисунков;

- Размещение групп переключателей;

- Размещение флажков;

- Создание списков и полей со списком;

- Создание других элементов;

- Перемещение объектов.

Размещение текста

Надо выбрать элемент Надпись на панели элементов, встать мышью в нужное место области формы, набрать текст, нажать Enter. С помощью выделения объекта и функции Формат можно отредактировать текст.