Задачи и этапы предпроектного обследования создания АБИС

Предпроектное обследование проводится специально выделенной рабочей группой, состоящей из представителей организации, осуществляющей проектирование системы, и ведущих сотрудников объекта проектирования (библиотеки, службы НТИ). При подборе кандидатов для включения в состав рабочей группы необходимо учитывать уровень их профессиональной подготовки, знание организации и технологии, проводимых в ней работ.

Желательно также учитывать, что в дальнейшем формирование органа управления создаваемой АБИС должно будет производиться из числа этих же сотрудников.

Предпроектное обследование должно проводиться под руководством или при непосредственном участии директора библиотеки и оформляться соответствующим приказом. Последний должен содержать:

• изложение основных целей и характера проводимых работ;

• состав участников от подразделений и перечень возлагаемых на них функции;

• сроки выполнения;

• форму и содержание отчётных материалов.

При наличии разработанной методики и инструкций по проведению обследований последние утверждаются или согласовываются с руководителем организации и являются приложением к приказу.

По возможности разработку методики предпроектного обследования желательно производить на основе адаптации известных методик предпроектного обследования аналогичных объектов автоматизации. Однако достаточно часто требуется разработка специальных методик или их разделов. Например, библиотека, будучи по своему основному статусу публичной или массовой, может выполнять функцию дифференцированного обслуживания руководства (ДОР) для местных органов власти, а также на договорных началах обслуживать предприятия региона в режиме избирательного распределения информации (ИРИ). Кроме того, по отдельным тематическим направлениям, например краеведению, библиотека может являться основным поставщиком документов для региональной или межрегиональной системы МБА. Библиотека или информационный орган могут входить в состав одного или нескольких ведомственных, территориальных и других объединений, которые обуславливают специфические особенности их функционирования.

Необходима разработка специальной методики, учитывающей как указанные функции, так и условия их реализации. Очевидно, что подобных различий в задачах и условиях функционирования библиотек может быть множество. Поэтому на этапе выбора или разработки методики предпроектного обследования необходимо соблюдать особую тщательность в учете всех возможных функций, видов и условий деятельности объектов автоматизации. Нельзя забывать, что при автоматизации библиотеки или органа НТИ изменяется только технология; что касается их функций, то они либо сохраняются, либо могут быть расширены в соответствии с возросшими возможностями этих организаций.

Сбор и обработку данных, характеризующих состояние и деятельность объекта автоматизации, желательно проводить с использованием математических методов и, в первую очередь аппарата математической статистики и исследования операций. Однако для персонала подавляющего числа библиотек и органов НТИ использование этих методов практически недоступно.                                                      Похожая ситуация возникает также с процессами обработки и анализа полученных результатов предпроектного обследования. В данном случае также наиболее предпочтительным и удобным инструментом является моделирование — чаще всего имитационное, проводимое с использованием ЭВМ, и можно только сожалеть, что, как правило, библиотеки этим аппаратом пренебрегают: нет специалистов, нет денег, нет времени. Проводиться предпроектное обследование должно в самые сжатые сроки.