Основные правила построения структуры управления

 

Принципы построения организационных структур управления:

 

• простота — обеспечение минимально возможного числа иерархических ступеней (уровней управления);

• адаптивность — способность изменяться в определенных пределах при изменении внешних и внутренних условий;

• структура предприятия должна отражать цели и задачи фирмы, быть подчиненной процессу производства и оказания услуг и меняться вместе с ними;

• структура должна отражать функциональное разделение труда и объем полномочий менеджеров, которые, в свою очередь, определяются политикой, процедурой, правилами и должностными инструкциями;

• при построении структур управления должен быть реализован принцип соответствия между функциями и полномочиями, с одной стороны, и квалификацией и уровнем культуры конкретного сотрудника — с другой;

• каждая функция, реализуемая фирмой, должна быть закреплена за конкретной службой, т. е. недопустимо закрепление одной функции за двумя или несколькими службами;

• иерархия служб не должна подчинять одному субъекту управления более шести-восьми объектов;

• кратчайшие пути прохождения информации;

• разделение стратегических и оперативных функций.

Наиболее распространенные ошибки в построении организационных структур управления:

 

• наличие «дублирования» функций (одна и та же функция закреплена за разными структурными подразделениями);

• наличие функций управления, не закрепленных за каким-либо структурным подразделением (например, часто незакрепленной оказывается функция разработки кредитной политики, так как фирма не пользуется кредитами);

• превышение нормы управления (6—8 объектов управления);

• двойное подчинение (в турфирме так часто бывает с курьером, который подчинен практически всем сотрудникам).

На эффективность организационной структуры управления влияют:

 

• действительные взаимосвязи, возникающие между сотрудниками и их работой, что отражается в их должностных обязанностях;

• действующая политика руководства и методы, влияющие на поведение сотрудников;

• полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).

Этапы совершенствования организационных структур управления:

 

1. Организационная диагностика (анализ закрепления функций управления за сотрудниками предприятия, выявление недостатков в организационной структуре (см. ошибки в построении организационных структур)).

2. Закрепление функций за конкретными подразделениями, сотрудниками (усовершенствованное), предусматривающее устранение ошибок, выявленных на предыдущем этапе.

3. Построение новой (проектируемой) схемы организационной структуры управления предприятием, внесение изменений в должностные инструкции сотрудников и «Положения о службах».

Оргдиагностика — комплекс мер по исследованию сложившейся на предприятии организационной структуры управления и выявлению ее достоинств и недостатков. Первым этапом орг- диагностики является самодиагностика. Самодиагностика не может быть окончательной — она дает первую информацию о проблемах в организации. Более обоснованную и доказательную картину можно получить только с помощью полной и всесторонней диагностики фирмы (возможно, с привлечением консультантов).

 

По результатам организационной диагностики может быть подготовлена матрица ответственности (табл. 5.7).

 

В процессе создания или последующего совершенствования организационной структуры управления разрабатываются положения о службах (структурном подразделении) и должностные инструкции сотрудников.

 

Положение о структурном подразделении является организационно-правовым документом (внутренним), определяющим:

 

• порядок создания подразделения;

 

Матрица ответственности (процессный подход)

 

• правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия;

• задачи и функции подразделения;

• права подразделения;

• взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

• ответственность подразделения.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).